10 étapes pour une implémentation ERP réussie
Si votre entreprise atteint un point où vous avez dépassé les feuilles de calcul et êtes confronté au chaos de multiples complexités de travail, il est peut-être temps de mettre en œuvre un système de planification des ressources d'entreprise (ERP). La mise en œuvre d'un système ERP peut être une tâche ardue car elle prend du temps et une planification minutieuse. Cependant, passer par ce processus est bien vaut le coût car il peut transformer radicalement votre entreprise, rationaliser vos opérations, améliorer la communication et augmenter considérablement la productivité et l'efficacité. Vous trouverez ci-dessous quelques étapes que vous pouvez suivre pour garantir une mise en œuvre réussie de l'ERP.
1. Définir les besoins : Pourquoi ai-je besoin d'une implémentation ERP ?
Comprendre les raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un système ERP est une première étape essentielle pour réussir la mise en œuvre d'un ERP conçu pour votre entreprise. Vous devez évaluer les problèmes auxquels votre organisation est confrontée et comment une solution ERP pourrait vous aider à surmonter ces problèmes. Un bon consultant peut aider à effectuer une analyse des besoins, à cartographier les processus du service, à identifier les goulots d'étranglement et à identifier les tâches qui comportent des erreurs ou des inefficacités fréquentes.
2. Définir les objectifs et les exigences : à quoi ressemble une implémentation ERP réussie pour mon entreprise ?
Une fois que vous avez identifié les problèmes que vous souhaitez résoudre, il est important de définir les objectifs et commencez à établir une liste d'exigences pour votre projet de mise en œuvre d'ERP. Il est maintenant temps de déterminer et de quantifier l'importance de chaque problème en termes d'impact monétaire sur votre entreprise.
Le gain peut souvent être mesuré en termes d'économies de coûts et de main-d'œuvre ou en tant que nouveau potentiel de croissance. Il est essentiel de rassembler autant de chiffres que possible et de documenter clairement vos calculs et de valider les hypothèses. Cet exercice vous aidera à hiérarchiser et à construire votre liste d'exigences en fonction de vos nouveaux processus et des gains attendus. Cela vous aidera également à estimer rapidement le retour sur investissement d'une implémentation ERP réussie.
3. Évaluer et choisir un partenaire ERP
De nombreuses organisations manquent d'expertise et d'expérience internes pour la mise en œuvre d'ERP. Vous devez envisager d'embaucher ou de contracter un Consultant ERP pour vous guider tout au long du processus de mise en œuvre. Cela vous évitera bien des maux de tête et des pertes de temps, tout en vous laissant le temps de vous concentrer sur d'autres tâches.
4. Configurez votre équipe de projet ERP
Choisissez votre équipe de gestion de projet interne pour travailler aux côtés de votre Partenaire de mise en œuvre ERP. Cette équipe doit avoir une connaissance approfondie de votre processus métier et être habilitée à prendre des décisions. L'équipe que vous avez choisie doit ensuite se voir allouer des ressources et du temps pour se préparer avant l'arrivée et avec le partenaire faisant la découverte. Ces membres de l'équipe serviront également de champions de votre produit lorsque vous le déploierez ultérieurement à l'échelle de l'organisation.
5. Choisissez le bon logiciel ERP pour vos besoins
En fonction de votre secteur d'activité et de la structure de votre organisation, différents ERP fonctionneront mieux pour vous que d'autres. Rencontrer votre consultant et discuter des différentes options pour votre entreprise par le biais d'un processus de découverte vous aidera à déterminer la meilleure solution ERP et les personnalisations dont vous avez besoin. Votre consultant ERP travaillera ensuite avec votre équipe pour finaliser l'étendue des travaux, le plan de projet et le budget.
6. Préparer la migration et l'intégration des données
Votre consultant en implémentation ERP doit fournir un plan détaillé de migration des données. Votre objectif ici est de nettoyer vos données dans le but de les intégrer à votre nouveau système. Il s'agit d'une étape importante pour une implémentation ERP réussie, car si elle est effectuée correctement, elle peut rationaliser vos opérations, mais si vous avez des données désordonnées et alambiquées, cela peut ralentir vos processus. Filtrez les informations les plus importantes afin que votre nouveau système soit propre et efficace. Si c'est mal fait, eh bien, Target Canada devrait servir d'avertissement.
7. Testez le système
Après avoir configuré votre système et transféré vos données, il est temps de passer au test afin de vous assurer que tout fonctionne correctement. Cela vous donnera un aperçu clair des performances de votre système et vous aidera à résoudre les problèmes qui pourraient survenir. Encore une fois, votre consultant en implémentation ERP doit fournir un plan de test QA détaillé.
8. Formez votre équipe
Une fois votre système implémenté et testé, il est temps de former votre personnel sur la façon de l'utiliser. Le personnel qui a travaillé aux côtés de votre consultant en implémentation aura probablement beaucoup appris sur le tas et pourra transmettre certaines connaissances. Avoir une équipe d'experts pour fournir la formation supplémentaire nécessaire vous aidera à vous assurer que tous vos employés ont une bonne compréhension du logiciel et sont capables de l'utiliser avec compétence. Votre équipe informatique est très importante pour assurer une mise en œuvre réussie de l'ERP et elle doit être formée de manière approfondie afin qu'elle soit capable de gérer tous les problèmes techniques qui pourraient survenir.
9. Aller vivre
Une fois votre système configuré et testé, il est temps de le mettre en ligne ! Par mesure de sécurité, il est conseillé de tester à nouveau le système pour s'assurer que tout fonctionne correctement. Une fois la poussière retombée, c'est une bonne idée de maintenir une relation étroite avec votre consultant afin que vous puissiez tirer le meilleur parti du système pour les années à venir.
10. Maintenir l'entretien
Une implémentation ERP réussie ne s'arrête pas une fois que le système est en ligne. Vous devez vous assurer que votre système est régulièrement entretenu et mis à jour en cas de besoin. Des mises à jour régulières du logiciel du fournisseur sont une exigence à la fin de la mise en œuvre et la maintenance doit être effectuée périodiquement dans le cadre du support continu. De plus, à mesure que votre entreprise se développe et s'adapte au changement, d'autres mises à niveau ou add-ons peut vouloir rester rationalisé et compétitif.
Pas trop difficile, non ?
Mise en place d'un système ERP peut être l'une des meilleures décisions que votre organisation puisse prendre. Bien que cela demande du temps, des efforts et une planification minutieuse, cela en vaut la peine, si vous construisez une solide Forfait ERP et s'engager à respecter les meilleures pratiques pour la mise en œuvre de la solution. L'un des principaux facteurs de réussite de la mise en œuvre de votre ERP est de choisir le bon partenaire qui comprend vos besoins et qui sait comment les résoudre avec la bonne solution.