La Compagnie de Solution aide DVBIA à maintenir le dynamisme du centre-ville de Vancouver
Vancouver, en Colombie-Britannique, figure constamment sur la liste des villes les plus belles et les plus agréables à vivre du monde. Au moins une partie du crédit pour les honneurs doit aller à The Association pour l'amélioration des affaires du centre-ville de Vancouver (DVBIA). DVBIA représente les objectifs communs de ses 7,000 XNUMX entreprises en faisant avancer des solutions créatives et en prenant des mesures significatives pour améliorer l'expérience du centre-ville de Vancouver. Contribuer à la vision ambitieuse de DVBIA est La Compagnie de Solution et Sage Intacct.
Les processus manuels ne peuvent pas évoluer
Lorsque Jane Talbot a rejoint DVBIA il y a quatre ans en tant que directrice des opérations, l'organisation s'est appuyée sur Sage 50 comme son application de gestion financière. « Nous allions bien, mais bien n'est pas toujours suffisant », explique Jane, maintenant vice-présidente et chef de l'exploitation de l'organisation. « Notre budget devait augmenter et nous avions besoin de systèmes en place pour le soutenir. Dans l'ensemble, nous étions trop dépendants de processus papier et manuels qui n'étaient pas maintenables, et encore moins évolutifs. » Jane a commencé à chercher une solution de gestion financière de nouvelle génération pour DVBIA, une solution qui aiderait l'organisation à rationaliser les flux de travail, fonctionnerait aussi bien sur Mac que sur PC et fournirait un accès à distance sécurisé.
"J'ai commencé par une recherche sur Google", se souvient-elle. "Nous avons rapidement réduit notre sélection à l'un ou l'autre Sage Intacct ou NetSuite. Sage Intacct avait un partenaire local, La Compagnie de Solution, alors nous nous sommes adressés à lui.
Un partenaire local fait un bon voisin
La Compagnie de Solutions a son siège social à Vancouver, ce que DVBIA considère comme un réel avantage. "Le soutien des partenaires locaux est important pour moi", déclare Jane. « Je ne suis pas comptable, donc à certains égards, je ne savais pas ce que je ne savais pas sur le choix d'un logiciel de comptabilité. La Compagnie de Solution est venue dans nos bureaux et nous a fait une démonstration complète. Ils étaient directs, patients, minutieux et très sympathiques. La Compagnie de Solution a démontré comment Sage Intacct correspondait parfaitement aux besoins uniques de notre organisation, et nous avons accepté. »
Efficacité de niveau supérieur
La Compagnie de Solution a introduit des gains d'efficacité de niveau supérieur dans l'organisation. Le gain d'efficacité le plus important concerne peut-être la signature des chèques. Auparavant, DVBIA devait parcourir à pied ou par messagerie les chèques des comptes fournisseurs à travers la ville pour qu'ils soient signés par un membre du conseil d'administration. « Les chèques supérieurs à un certain montant nécessitent une deuxième signature », explique Jane. "Vous pouvez imaginer la perte de temps et les interruptions de travail liées à la course à travers la ville chaque semaine."
La Compagnie de Solution a participé à la mise en place d'un nouveau workflow de comptes fournisseurs en Sage Intacct. Désormais, le secrétaire-trésorier du conseil reçoit une notification lorsqu'un paiement nécessite son approbation et peut examiner la facture originale, l'avis de paiement et toute note ajoutée. "Ils peuvent effectuer l'intégralité de l'examen et autoriser la signature en ligne", note Jane. « Plus de déplacements à travers la ville. Cela seul nous fait gagner plusieurs heures chaque mois.
Les classeurs ont déménagé
DVBIA atteint également son objectif de réduire, voire d'éliminer les processus manuels sur papier. "Avant, je devais fouiller dans d'énormes classeurs organisés par année, puis par ordre alphabétique pour trouver un seul rapport", se souvient Jane. « C'est fini et fait. Avec Sage Intacct toutes nos données financières sont disponibles en ligne. Et ce ne sont pas seulement les données principales du rapport qui sont accessibles ; Je peux explorer n'importe quel nombre et voir les transactions individuelles qui composent le nombre. Cela fait certainement gagner du temps, mais plus important encore, c'est valorisant d'avoir ces données si facilement accessibles.
L'accès à distance sécurisé augmente la productivité
Auparavant, seul le comptable de l'organisation avait accès au logiciel. "Il a été installé sur son bureau", explique Jane. « Chaque transaction, chaque question, chaque rapport, tout devait passer par le comptable. Cela l'a privée de sa productivité et a privé le reste de l'organisation d'informations accessibles sur nos opérations. Avec Sage Intacct, nous pouvons fournir une sécurité basée sur les rôles aux utilisateurs individuels pour permettre à tous ceux qui ont besoin d'accéder à nos données d'entreprise d'obtenir cet accès.
DVBIA a fait le pas vers Sage Intacct à un moment opportun. "Nous sommes allés en direct à l'été 2019", se souvient Jane. «Dieu merci, nous l'avions mis en place avant la pandémie. Je ne sais pas comment nous aurions pu continuer à fonctionner avec l'ancien système, puisque personne ne pouvait y accéder à distance. Et je ne peux pas imaginer comment nous aurions géré le deuxième défi de signature de chèque.
Responsabiliser les parties prenantes
Les réunions trimestrielles du conseil d'administration nécessitaient des heures de préparation manuelle par Jane et le comptable. « Cela nous a pris des heures à faire », explique Jane. « La Compagnie de Solution a reproduit pour nous les rapports du conseil d'administration Sage Intacct. Maintenant, c'est aussi simple que d'imprimer les rapports et de les partager électroniquement avec les membres du conseil. L'équipe a gagné des heures de son temps et donne à ses parties prenantes de meilleures informations.
« Je me sens renforcé par Sage Intacct et La Compagnie de Solution », explique Jane. « Lorsqu'un membre du conseil d'administration, un fournisseur ou une autre partie prenante me pose une question, je n'ai plus à dire : « Je vous répondrai. Maintenant, j'ai toutes les réponses.
Elle conclut : « La Compagnie de Solution est un partenaire idéal pour DVBIA. Nous sommes une petite organisation, mais ils nous traitent avec le plus grand respect et nous font nous sentir valorisés. Nous avons l'impression qu'ils nous ont aidés à mettre en place une solution de gestion financière pérenne qui fonctionnera pour nous pendant de nombreuses années à venir.