Frapper un arrêt
Comme de nombreux entrepreneurs occupés, IDEAL Insulation & Roofing se concentrait sur le développement de l'entreprise et la satisfaction de ses nombreux clients, de sorte que son logiciel de comptabilité n'était pas une préoccupation majeure jusqu'à ce que le personnel ait besoin d'un support technique avancé. "Notre fournisseur de logiciels à l'époque n'était pas en mesure de nous aider, alors nous avons commencé à chercher un nouveau Sage partenaire commercial », se souvient Colin Gnyp, responsable des ventes et de l'estimation pour IDEAL. « Nous avons trouvé La Compagnie de Solution, une entreprise locale avec beaucoup de ressources et un souci du service à la clientèle. Nous les avons fait venir pour nous aider à aller de l'avant.
En partenariat avec une équipe professionnelle
La Compagnie de Solution a réalisé une revue de la société Sage 300 mise en œuvre et trouvé de multiples possibilités d'amélioration. "Nous venions de continuer, sans vraiment nous demander s'il existait des moyens meilleurs et plus efficaces d'utiliser le logiciel", déclare Gnyp. "La Compagnie de Solution a identifié de nombreuses choses que nous pourrions changer, faire différemment ou intégrer dans nos processus qui pourraient augmenter la convivialité du logiciel."
Structurer le logiciel pour s'adapter à l'entreprise
Saisissant l'opportunité d'amélioration, IDEAL a mis La Compagnie de Solution au travail. "Ils ont essentiellement réimplémenté Sage 300 pour nous, en le faisant comme il aurait dû être fait dès le départ », déclare Gnyp. "Ils ont remappé nos codes de compte du grand livre général pour nous permettre d'obtenir des données meilleures et plus complètes du système."
Maîtriser les coûts du projet
La plus grande transformation est venue avec la mise en place d'un module complémentaire de gestion des services et de suivi des projets pour Sage 300, Technisoft Service Manager. IDEAL peut avoir 50 projets ouverts ou plus à tout moment, d'une durée allant d'un jour à un an. Auparavant, chaque projet était simplement suivi comme une commande client dans Sage 300. Il était extrêmement difficile de saisir les produits, la main-d'œuvre et les autres coûts connexes et de les associer au projet. « Nous sommes désormais en mesure de gérer chaque dollar, chaque élément et chaque tâche de nos projets », déclare Gnyp. "Ce fut un changement radical dans la façon dont nous gérons nos projets, et cela nous a permis de contrôler fermement le processus."
Les responsables de terrain de l'entreprise ont adopté Service Manager car il leur fournit une image en temps réel de leurs travaux, de leurs clients et de la rentabilité globale des projets. "Nous avons maintenant le bon outil pour le travail", déclare Gynp. « Nous avons les détails dont nous avons besoin, ainsi qu'une vue d'ensemble. Toutes les informations sur les projets étant suivies dans le logiciel, nous avons également amélioré la précision, l'efficacité et la transparence. »
La Compagnie de Solution a également mis en place le module Paie, intégré aux horloges des employés, pour permettre à IDEAL de collecter des informations précises et opportunes sur les coûts de main-d'œuvre du projet, pour une image complète et précise des coûts du projet.
Obtenir des informations significatives
Sage 300 fournit désormais davantage de données décisionnelles dont IDEAL a besoin.
Auparavant, IDEAL s'appuyait fortement sur Excel pour les rapports, car il ne suivait tout simplement pas les données de la manière dont il avait besoin pour créer des rapports significatifs.
« Désormais, plutôt que d'assembler des rapports dans Excel, je passe plus de temps à analyser l'entreprise, à rechercher les tendances et les opportunités d'amélioration », déclare Gynp. « Par exemple, je peux voir où nous passons notre temps et si nous le dépensons de manière rentable. Nous pouvons examiner les travaux de nos gros clients pour nous assurer que nous facturons équitablement. C'est cette capacité à prendre des décisions quantitatives fondées sur des faits qui nous donne un avantage.
Tirer parti de l'investissement
Gynp félicite La Compagnie de Solution pour ses connaissances, sa débrouillardise et sa patience. "La Compagnie de Solution a rencontré nos collaborateurs, appris notre métier et fait des recommandations d'experts qui ont considérablement amélioré la valeur que nous obtenons de Sage 300. Ils nous ont aidés à reconcevoir et à réimplémenter notre logiciel et nous obtenons maintenant exactement ce dont nous avons besoin de notre investissement logiciel.