Contexte
KBL Environmental Ltd. fournit des services de gestion et de recyclage des déchets à des clients des secteurs pétrolier et gazier, minier, d'exploration, gouvernemental, industriel et commercial dans les territoires du nord du Canada et les provinces de l'ouest. Pour soutenir ses opérations en expansion, complexes et hautement réglementées, la société a récemment migré vers Sage 300, et a choisi La Compagnie de Solution comme partenaire commercial à long terme.
Les logiciels entravent la croissance
« Notre entreprise était en croissance. Nous étions passés d'un bureau à trois et dans de nouveaux territoires », se souvient Kevin Stapleton, contrôleur de KBL. "Pour faciliter cette croissance, nous avions besoin de meilleurs rapports financiers et de données plus précises sur les coûts des travaux que celles que nous obtenions de notre ancienne application."
L'entreprise s'est fortement appuyée sur des feuilles de calcul pour compenser les lacunes de son progiciel comptable, ce qui a entraîné une saisie de données en double, un suivi manuel des données et un retard dans l'obtention de données financières et opérationnelles vitales. « Nos opérations sont uniques et complexes, et notre logiciel ne pouvait tout simplement pas suivre », déclare Stapleton.
Partenaire idéal et solution ERP
KBL a passé en revue plusieurs applications ERP, dont Jonas Enterprise Software et Microsoft Dynamics, avant de se décider pour Sage 300. « Nous avions plusieurs fournisseurs présents, mais La Compagnie de Solution est venue sur place et a visité nos opérations pour apprendre comment nous fonctionnons. Ils nous ont impressionnés par leurs connaissances et leur plan pour relever nos défis commerciaux », déclare Stapleton.
La recommandation de La Compagnie de Solution pour Sage 300 était en partie due à la flexibilité, la configurabilité et la personnalisation du produit, ce qui le rend parfaitement adaptable aux opérations commerciales de KBL. Puisque La Compagnie de Solution retient en interne une équipe d'ingénieurs logiciels talentueux et de consultants capables d'adapter le logiciel, KBL a toujours le soutien dont ils ont besoin.
Stapleton note que la conversion en Sage 300 s'est très bien passé. “La Compagnie de Solution nous a aidés à migrer les données récentes de notre ancien système vers Sage 300 et effectué les personnalisations dont nous avions besoin », dit-il. "Ce fut une transition en douceur."
Un modèle commercial unique nécessite une application flexible
Le modèle économique de KBL est unique. Dans une opération traditionnelle, les clients paient pour recevoir les produits, mais les clients de KBL paient KBL pour emporter les déchets. De même, l'entreprise génère des bons de commande non pas pour se procurer des produits, mais pour disposer in fine des déchets qu'elle collecte. Ce changement de direction dans le flux d'inventaire a nécessité une personnalisation importante pour Sage 300, et l'équipe de développement de La Compagnie de Solution ont conçu et conçu les changements de programmation pour correspondre au fonctionnement et aux objectifs de KBL.
Accès aux données amélioré
Les utilisateurs des bureaux satellites de KBL accèdent désormais à l'application ERP via le réseau privé virtuel de l'entreprise, éliminant ainsi le besoin d'envoyer des fichiers et des informations au bureau principal pour la saisie des données. « Nous avons désormais accès à des données meilleures et plus fiables, plus rapidement qu'auparavant », déclare Stapleton. "Non seulement nous pouvons prendre des décisions commerciales plus rapidement, mais nous pouvons ainsi fournir à nos clients un service meilleur et plus rapide."
Les rapports financiers couvrant chacun des sites et divisions de l'entreprise sont considérablement améliorés avec Sage 300. "Avoir toutes nos données d'entreprise dans un seul système intégré me donne une plus grande confiance dans l'exactitude et la vérifiabilité de nos données", déclare Stapleton.
Répondre aux mandats de conformité
Les déchets dangereux que KBL collecte sont réglementés par le gouvernement canadien, et KBL doit fournir des rapports détaillant les quantités et les variétés de déchets qu'elle collecte, conserve et élimine. Auparavant, le maintien de ce niveau de conformité était un processus manuel fastidieux et chronophage. Avec Sage 300, les données requises pour prouver la conformité continue sont suivies automatiquement dans le cadre du mouvement des produits à travers les processus de collecte et d'élimination.
KBL est tenu de fournir à ses clients et aux organismes gouvernementaux divers documents au moment de la collecte, y compris des connaissements et des manifestes. La Compagnie de Solution configurée Sage 300 pour produire ces documents automatiquement dans le cadre du processus de saisie des commandes. « Auparavant, notre personnel écrivait ces documents à la main », explique Stapleton. "Maintenant, cela fait partie du flux de travail, ce qui nous fait gagner un temps précieux, garantit une plus grande précision et nous fournit une précieuse piste d'audit traçable."
Suivi des coûts de travail
Lorsque le personnel de KBL travaille sur site pour un client, le Sage Le composant 300 Project and Job Costing aide l'entreprise à suivre avec précision la main-d'œuvre, les matériaux, la charge et les frais généraux associés au travail. Les heures de travail du personnel s'intègrent parfaitement dans le Sage 300 module de paie, éliminant le besoin de saisie de données en double. « Nous avons maintenant un aperçu en temps réel de la rentabilité de chacun de nos projets », note Stapleton.
Il conclut : « Nous accordons une grande confiance à La Compagnie de Solution, ils ont mérité cette confiance. Alors que nous poursuivons notre croissance, La Compagnie de Solution continuera de jouer un rôle essentiel dans cette croissance.