À la recherche de rapports financiers flexibles et basés sur le cloud
Avec pour mission de responsabiliser les créatifs, monstercat est un label de musique électronique indépendant basé à Vancouver, Canada. Suite aux changements spectaculaires de l'industrie de la musique au cours de la première partie de ce siècle, en 2011, les fondateurs de l'entreprise ont transformé leur passion pour la musique de danse électronique et leur talent pour la monétiser via YouTube en une nouvelle approche communautaire de promotion et de distribution. Il y a quelques années, Rob Hill s'est joint à l'équipe pour apporter un soutien financier et a rapidement vu le besoin de remplacer leur Sage 300 logiciel de comptabilité sur site - une plate-forme qui leur a bien servi dans l'ensemble, mais qui n'était plus la solution idéale pour les opérations actuelles de l'entreprise. Il voulait jeter les bases pour mieux gérer et rendre compte des flux de revenus dynamiques de Monstercat - couvrant les redevances des services de streaming comme Spotify, Apple et YouTube, ainsi que les revenus de publication, les ventes physiques et les licences.
"Nous arrivions au point où les outils dont nous disposions pour suivre nos finances n'allaient tout simplement pas être suffisants car nous avons ajouté plus d'entités et de devises", se souvient Hill, directeur des finances de Monstercat. "Sage 300 étaient assis sur un serveur physique, donc une fois que COVID-19 a frappé et que notre équipe travaillait à domicile, cela est devenu très problématique. Ce fut un coup de chance que nous ayons migré vers Sage Intacctde la solution de gestion financière robuste et basée sur le cloud, juste au moment où nous l'avons fait.
L'équipe était convaincue que Sage Intacct était la bonne solution, en raison de sa puissante fonctionnalité de création de rapports, de ses tableaux de bord complets, de sa facilité d'utilisation et de sa capacité à s'intégrer à d'autres logiciels d'entreprise. À la suite de ce changement, Monstercat a acquis une visibilité inégalée sur l'ensemble de l'entreprise, tout en économisant des jours de préparation de rapports mensuels et en augmentant la productivité de l'équipe financière de 30 %.
Un gain d'efficacité de 30 % libère l'équipe pour soutenir l'expansion
Travailler avec Sage partenaire conseil, La Compagnie de Solution, Monstercat a déployé le nouveau système et mis en place une infrastructure financière multi-entités bien équipée pour gérer une croissance continue. "Nous avions déjà une excellente relation de travail avec notre partenaire de technologies d'entreprise, La Compagnie de Solution, en travaillant avec eux sur Sage 300. Ils m'ont invité à l'une de leurs grandes conférences, où j'ai vu pour la première fois ce qu'Intacct peut faire. Pendant que nous examinions d'autres options, nous avons aimé ce que nous avons vu dans Sage Intacct et nous avons fait confiance à Answer Company pour recommander la solution qui répondrait à nos besoins. Il a poursuivi : « Leur compréhension de notre activité et de notre solution actuelle nous a permis d'accélérer le processus de mise en œuvre. Ils nous ont aidés à migrer en toute transparence de l'ancien système, à restructurer notre plan comptable et à configurer Sage Intacct pour prendre en charge nos flux de travail uniques », a partagé Hill.
L'équipe de La Compagnie de Solution a démontré à quel point Sage Intacct était, en particulier en soulignant longuement les fonctionnalités de reporting. Sage Intacct rationalisé l'entreprise » processus financiers clés, telles que l'estimation des revenus de redevances passives provenant de divers services selon des calendriers différents, l'attribution de paiements à des artistes individuels, ainsi que la gestion des rapprochements de cartes de crédit, des transactions interentreprises, des rapports mensuels et des consolidations mondiales. Tout au long des phases de conception et de livraison, Monstercat et La Compagnie de Solution ont travaillé en étroite collaboration pour optimiser et raffermir les processus métier. « Les nuances de nos flux de travail peuvent nous poser des problèmes, mais lorsque nous les avons amenés à La Compagnie de Solution, ils nous ont dit 'D'accord, je comprends votre problème. Laissez-moi trouver une solution ». C'était formidable de sentir qu'il y avait une collaboration, puis il y a eu une réponse très rapide à tout cela également.
Avant Sage Intacct, Hill a passé des jours entiers à compiler cinq rapports et à vérifier leur exactitude avant d'envoyer son paquet de rapports mensuels. Il effectuait rarement des consolidations dans les entités canadiennes et américaines de l'entreprise, car cela était quelque peu fastidieux dans Sage 300. À l'aide d'un groupe de rapports personnalisé qu'il a récemment intégré Sage Intacct, Hill produit désormais plus d'une douzaine de rapports en un clic et peut effectuer de simples consolidations ou reconsolidations au besoin, en quelques secondes seulement. Cela libère son temps pour fournir aux décideurs une analyse précieuse de ces informations et se connecter avec le reste de l'entreprise afin qu'il puisse rester informé de ce qui se passe.
« Remplacer les tâches manuelles pour les rapprochements de cartes de crédit, les régularisations de factures récurrentes, les révisions hebdomadaires des soldes de trésorerie et le suivi des comptes clients a été un gain de temps considérable par une automatisation plus intuitive dans Sage Intacct", a déclaré Colline. "Toute cette saisie de données est beaucoup plus simple, ce qui rend notre équipe financière de quatre personnes beaucoup plus efficace et capable de suivre l'expansion de l'entreprise à Singapour et au-delà."
La visibilité multidimensionnelle apporte une transparence cruciale à l'entreprise
Monstercat profite pleinement de Sage IntacctL'éditeur de rapport personnalisé de , qui utilise des dimensions flexibles (articles, services, clients ou type de revenus) pour filtrer, regrouper et organiser les données financières. Ainsi, l'équipe des finances peut comparer les résultats à travers différents aspects de l'entreprise, explorez les différentes catégories de dépenses et produisez facilement des bilans consolidés et des rapports sur le revenu net. Par exemple, Hill a noté : « Avec Sage Intacct, nous avons pu générer un rapport informatif sur l'évolution de nos coûts et apportons des modifications en conséquence. Je peux extraire des informations de la manière souhaitée par mes parties prenantes, sans avoir à me soucier des manipulations de données difficiles dans Excel. » Il a poursuivi: «J'aime particulièrement le Sage Intacct tableaux de bord, et utiliser le mien tout le temps. Il présente notre P&L mensuel divisé en types de comptes que je veux voir en un coup d'œil, donc j'ai toujours une bonne idée de la façon dont l'entreprise se porte et je peux rapidement repérer les tendances ou les anomalies dans nos dépenses ou nos revenus mensuels.
De plus, Hill utilise son tableau de bord pour surveiller les revenus et les dépenses de chaque département par rapport aux attentes, les dépenses et la masse salariale par département, le solde de trésorerie d'une semaine sur l'autre et le P&L depuis le début de l'année par rapport à l'année précédente et aux prévisions.
Sage Intacct distribue automatiquement le package de rapports mensuels à chacun des cadres et directeurs de Monstercat, qui disposent également de leurs propres tableaux de bord personnalisés dans le système. Cela renforce la transparence à tous les niveaux, car les dirigeants peuvent vérifier eux-mêmes les mesures plutôt que de compter uniquement sur l'équipe financière pour fournir les informations dont ils ont besoin. Toutes ces vues sur les finances de l'entreprise augmentent la confiance dans les chiffres et aident à réduire l'écart entre les chiffres réels et les budgets.