Le défi : des informations exactes dans toute l'Amérique du Nord
QM souhaitait conserver une grande partie des fonctionnalités de son système comptable actuel, tout en améliorant les informations et les contrôles financiers. Visual Manufacturing, le logiciel qu'ils utilisaient, s'appuyait fortement sur la capture de données de fabrication telles que la main-d'œuvre et les matériaux. La capture de la main-d'œuvre prenait particulièrement du temps et QM avait besoin d'un processus plus simple. "Les modules financiers de notre ancien logiciel de fabrication et de comptabilité nous fournissaient des informations incohérentes", a déclaré Justin Gu, contrôleur de QM, "et le support technique à distance du fournisseur a créé des problèmes".
Avec cinq centres de fabrication et d'entreposage en Amérique du Nord, QM devait également déplacer les données entre les bureaux de la manière la plus transparente possible, en utilisant de préférence l'infrastructure de partage de données Citrix existante de QM. L'objectif était de fournir des informations précises, tant au sein de l'entreprise aux zones de vente et de production de QM qu'à l'extérieur auprès de ses clients.
La solution: Sage 100 Software et La Compagnie de Solution
QM a fait appel à La Compagnie de Solution, une firme-conseil canadienne avec plus d'une décennie d'expérience, pour l'aider à définir ses besoins techniques et à personnaliser un système comptable. Ils souhaitaient également une assistance continue une fois le nouveau système opérationnel. Après avoir évalué trois alternatives, QM et La Compagnie de Solution ont finalement sélectionné Sage 100 de Sage Software, un système de comptabilité, de distribution et de fabrication personnalisable qui comprend des états financiers complets avec plusieurs devises, des exigences de distribution et une fabrication simplifiée, y compris des nomenclatures avec options. "Le système précédent de QM reposait fortement sur la collecte de données sur les coûts de main-d'œuvre et de matériaux", a déclaré Ian Merkel, spécialiste des solutions de fabrication chez La Compagnie de Solution.
« Pour réduire ce processus fastidieux, nous avons remplacé le système de bons de travail de QM par un système de nomenclature simplifié où l'entreprise peut plus facilement capturer une main-d'œuvre spécifique sur des produits personnalisés. Nous avons également apporté quelques modifications simples pour rendre l'inventaire de QM visible pour les cinq emplacements, qui sont maintenus en tant qu'entités commerciales distinctes. Une partie de Sage Les autres modules de distribution et de fabrication de 100 ont également été déployés, notamment les bons de commande, les bons de commande, le contrôle des stocks et la planification MRP.
Les avantages : des données financières plus précises, un meilleur contrôle des stocks
Justin Gu a rapidement constaté les effets du nouveau logiciel, avec un meilleur contrôle des commandes et des stocks. "Nous sommes assez satisfaits de Sage 100 et le travail de personnalisation que La Compagnie de Solution a fait pour nous », a-t-il déclaré. « Les informations sont plus faciles à extraire du système, ce qui signifie que le temps de réponse aux demandes des clients a été réduit. Nos services de comptabilité et de production sont désormais plus efficaces. Le temps de support et de réponse de La Compagnie de Solution a toujours été rapide et leur équipe de support connaît très bien le système.” Sage 100 est également optimisé pour les réseaux basés sur Internet, ce qui, selon Gu, le rend parfaitement adapté au partage de fichiers et de ressources sur le réseau étendu intra-bureau de QM. "Chaque succursale a un accès en ligne complet à ses domaines spécifiques, tandis que le siège social peut accéder à l'ensemble du système."