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Inefficacités Efficacité
« Nous courions sur Sage 50, mais notre modèle commercial avait dépassé ses capacités », se souvient Kevin Chiang, directeur du développement commercial de Superprem. « Nous exécutions une installation distincte du logiciel dans chacun de nos bureaux, puis nous passions beaucoup trop de temps à consolider les données chaque mois. »
Chaque mois, le contrôleur de Superprem passait deux à trois jours à ressaisir des centaines de factures dans le logiciel de comptabilité afin de produire un ensemble consolidé de données financières.
Le suivi des stocks était également une lutte pour l'entreprise. "Nous n'avons suivi l'inventaire que dans un bureau, en saisissant les transactions des autres sites à la fin du mois", explique Chiang. « Cela signifiait que nous ne disposions de données d'inventaire précises qu'une fois par mois. Les commerciaux devaient appeler les entrepôts pour vérifier le stock de chaque commande.
Passer au nuage
Superprem a commencé la recherche d'une solution de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour soutenir ses opérations. "Nous voulions que notre contrôleur se concentre sur la stratégie, pas sur la saisie de données", explique Chiang. « Et nous voulions des données d'inventaire précises chaque jour. Et dans l'ensemble, nous voulions être davantage axés sur la technologie dans chacun de nos processus commerciaux. »
Superprem a limité sa recherche ERP aux solutions basées sur le cloud. "Nous n'avons pas de personnel informatique dédié, nous voulions donc vraiment passer à une solution cloud plus simple à administrer et plus facile d'accès à distance", explique Chiang.
L'entreprise a examiné plusieurs solutions ERP cloud avant de se décider pour Acumatica. « Nous aimons le Acumatica modèle de licence, car il nous permet de fournir un accès au logiciel à tous nos employés », explique Chiang. "Nous payons pour les fonctionnalités et les ressources que nous utilisons, pas pour le nombre d'utilisateurs. Nous avons beaucoup d'utilisateurs occasionnels, et avec d'autres applications ERP cloud, nous devrions acheter une licence utilisateur pour chacun.
Partenaire de l'expérience
Après avoir sélectionné la bonne application ERP pour ses opérations, Superprem a ensuite recherché un partenaire commercial pour l'aider à mettre en œuvre et à lancer le logiciel. « Nous nous sommes concentrés sur La Compagnie de Solution », déclare Chiang. "Nous avons aimé qu'ils aient de l'expérience avec Sage et avec Acumatica, afin qu'ils puissent apprécier où nous étions et où nous voulions aller.
Les consultants de La Compagnie de Solution ont travaillé en étroite collaboration avec Superprem tout au long de l'implantation, afin d'assurer une transition en douceur. « La Compagnie de Solution a été très patiente avec nous tout au long du processus. Ils nous ont donné des réponses claires et nous ont aidés à définir nos attentes pour la transition », déclare Chiang.
Améliorations à chaque processus
L'entreprise a complètement modifié ses processus internes pour adopter des flux de travail plus efficaces et plus productifs qui éliminent les tâches manuelles et accélèrent le cycle de la commande à la facturation.
Capacités multi-sociétés au sein Acumatica facilitent la comptabilisation des entités distinctes de détention de stock et de distribution de Superprem, en éliminant la saisie de données en double précédemment requise et en fournissant un aperçu en temps réel de chaque aspect de ses opérations.
La contrôleure de Superprem peut désormais se concentrer sur les aspects stratégiques de son travail, et pas seulement sur les transactions. « Elle ne réintègre plus les données, elle peut donc passer plus de temps à analyser les données et à rechercher d'autres moyens de croissance et d'amélioration », explique Chiang.
Les délais de traitement des commandes sont en baisse et la précision est en hausse. Le personnel de l'entrepôt suit les commandes de la journée sur un tableau de bord qui fournit les données précises dont ils ont besoin pour que les commandes soient préparées, emballées et expédiées. Les vendeurs peuvent surveiller le statut de chacune de leurs commandes et fournir aux clients des statuts et des informations d'expédition mis à jour.
Avec des données provenant de plusieurs applications, les tâches de routine telles que les calculs de commissions prenaient à Chiang plus de huit heures par mois. Maintenant, la tâche est terminée en moins de deux heures.
Les accès de la force de vente mobile de l'entreprise Acumatica via leurs téléphones ou tablettes de n'importe où dans le monde. "Avant, ils devaient appeler un assistant au bureau pour obtenir des informations telles que ce que le client avait commandé auparavant, ce qu'il avait payé et ce que nous avons en stock", explique Chiang. "Avec Acumatica, ils ont toutes ces informations à leur disposition et entrent leurs propres commandes de n'importe où.
Chiang dit qu'il recommande Acumatica à toute entreprise à la recherche d'un ERP cloud évolutif qui gère facilement plusieurs sites et plusieurs entreprises. « Et je recommanderais certainement La Compagnie de Solution. Ils fournissent des informations franches et honnêtes, ils gèrent les projets très efficacement et ils nous tiennent toujours au courant. Nous voyons un avenir radieux.
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Acumatica Étude client – SuperPrem Industries de PRODUCTIONS PINTO.
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