Edsembli Inc. édite une plateforme SaaS de gestion scolaire utilisée par les écoles publiques et privées à travers le Canada et les États-Unis. La suite Edsembli est une application éducative tout-en-un qui offre une gestion financière, des informations sur les étudiants, ainsi que des capacités de ressources humaines et de paie prenant en charge plus de 1.4 million d'étudiants. En tant que chef de file de son industrie, Edsembli adopte une technologie qui lui permet de gagner en efficacité et d'accroître sa part de marché. C'est pourquoi l'entreprise a choisi La Compagnie de Solution et Sage Intacct pour aider à déplacer leur pile technologique vers la tête de la classe.
Sage Intacct - Une note d'avance
Lorsque Gabriel Lawrence (Gabe) a rejoint Edsembli en tant que directeur des finances et de l'administration, la technologie de back-office de l'entreprise était à peine dépassée. « Nous appartenons à une plus grande entreprise et nous nous appuyons sur leur logiciel de comptabilité », dit-il. « Bien que cela ait très bien fonctionné pour eux, ce n'était pas un bon choix pour nous. Nous voulions une application basée sur le cloud qui prend en charge la facturation des abonnements et la comptabilisation des revenus qui font partie intégrante d'une entreprise SaaS. Nous sommes une entreprise moderne et nous comptions sur des logiciels obsolètes. Edsembli a examiné les principales applications cloud, y compris NetSuite, avant de sélectionner Sage Intacct. "Lorsque nous avons examiné de près Sage Intacct, et avons parlé à La Compagnie de Solution, nous étions convaincus que c'était la meilleure option », se souvient Gabe.
Respect des délais et du budget
Gabe fait l'éloge de l'approche de mise en œuvre structurée de La Compagnie de Solution. « Ils savent ce qui fonctionne et nous ont guidés très efficacement tout au long du processus. J'ai travaillé avec d'autres implémenteurs et je peux en repérer un bon. Ils nous ont conseillé d'introduire progressivement diverses capacités plutôt que d'essayer de tout faire en même temps. Cette approche a très bien fonctionné car elle a permis à notre personnel de gagner en confiance dans les fonctionnalités de base du produit avant d'introduire d'autres éléments. En conséquence, il n'y a pas eu de surprises et nous avons respecté les délais et le budget.
Assembler une gamme puissante
L'un des nombreux facteurs qui ont motivé le choix d'Edsembli de Sage Intacct était son intégration native avec Salesforce. "Nous avions déjà décidé de passer de Zoho à Salesforce", explique Gabe. "NetSuite n'offre pas une intégration Salesforce aussi robuste que l'intégration native dans Sage Intacct.” L'intégration permet aux équipes de vente d'accéder aux données contractuelles de Sage Intacct, en leur fournissant les informations dont ils ont besoin pour garantir les renouvellements en temps opportun et fournir un niveau de service supérieur. Les intégrations supplémentaires qu'Edsembli exploite incluent une application AP Automation.
Classe SaaS
La Sage Intacct Le module Contrats offre des fonctionnalités sophistiquées et flexibles qui correspondent à la façon dont Edsembli fait des affaires. « C'est une différence jour et nuit par rapport à ce que nous faisions auparavant », explique Gabe. « Nous utilisions des feuilles de calcul pour gérer les contrats pluriannuels et calculer manuellement les montants des factures. Cela prenait trop de temps, et il y avait toujours le souci d'avoir raté quelque chose. Sage Intacct automatise l'ensemble du processus de renouvellement.
Gabe dit que l'entreprise effectue désormais les tâches de facturation mensuelle beaucoup plus rapidement, ce qui permet de gagner du temps et d'accélérer les flux de trésorerie de l'entreprise. « Nous économisons facilement 20 heures par mois sur les tâches de facturation », dit-il.
De même, l'entreprise avait l'habitude de calculer manuellement les chiffres des revenus différés à la fin de chaque mois. « Maintenant, le logiciel le fait automatiquement pour nous. Cela représente au moins une économie de six heures chaque mois », explique Gabe. "En tout, les gains d'efficacité combinés nous ont permis d'éliminer un équivalent temps plein dans notre service financier."
Aperçu et efficacité
Les indicateurs de performance clés (KPI) sont des outils essentiels pour aider les entreprises SaaS à comprendre leur santé financière. La Compagnie de Solution a configuré un tableau de bord au sein Sage Intacct qui fournit des KPI continuellement mis à jour, tels que les revenus annuels récurrents et les taux de renouvellement, et cela a un impact. « En analysant la rentabilité selon divers attributs, nous avons identifié des secteurs où nous pourrions concentrer davantage de ressources et d'autres qui n'étaient pas aussi rentables que nous le pensions », explique Gabe. "Ces informations nous ont incités à affiner nos stratégies de tarification pour mieux nous aligner sur nos objectifs."
La Compagnie de Solution a accompagné Edsembli dans la refonte de son plan comptable, en le simplifiant en intégrant Sage Intacct dimensions pour représenter des attributs tels que le service, l'emplacement, le type de client et la gamme de produits. « Nous avons maintenant un plan comptable conçu pour une entreprise de logiciels », déclare Gabe. "Il est rationalisé et agile, mais en utilisant des dimensions, nous suivons les revenus et les dépenses de manière encore plus détaillée qu'auparavant."
Un degré de réussite supérieur
Avec Sage Intacct, Edsembli dispose d'une plateforme de gestion d'entreprise — et d'un partenaire commercial — qui soutiendra sa croissance et son expansion pour les années à venir. « Nous nous sommes déjà étendus en Chine, au Vietnam, en Égypte et prévoyons de nous développer sur le marché américain et ailleurs », explique Gabe. "Sage Intacct dispose de la fonctionnalité globale requise pour prendre en charge les opérations multinationales et son évolutivité garantit qu'il peut nous suivre. Il conclut : « Le niveau de service qu'offre La Compagnie de Solution est unique. Je n'en ai jamais fait l'expérience auparavant. J'ai une confiance énorme dans leur compréhension des défis commerciaux des entreprises SaaS et dans leur capacité à mettre en œuvre des solutions qui résolvent ces défis.