Réduire la dépendance au papier
Le passage à l'utilisation de documents électroniques entraîne une réduction des coûts de stockage des supports physiques. Il a également un impact environnemental moindre. Une fois les documents numérisés et leurs données extraites, il n'est plus nécessaire de s'accrocher à la copie papier. Il peut simplement être déchiqueté et recyclé. Contrairement à l'EDI - où les transmissions consistent principalement en des données brutes destinées à être transmises uniquement entre ordinateurs et traduites par des systèmes à chaque extrémité - les documents envoyés via EDD sont des fichiers lisibles par l'homme que nous utilisons tous les jours, comme les PDF et les documents Word, et ainsi diminuant le besoin de faire des copies papier en premier lieu.
Réduire les frais de port
Pour les entreprises traitant un grand volume de documents, la livraison électronique de documents, ou EDD, est plus logique pour le résultat net. Dans de nombreux cas, les économies réalisées sur les frais de port mensuels permettent de payer la solution en quelques mois. EDD est souvent utilisé par les services comptables pour envoyer des factures et des relevés, mais il peut être utilisé pour bien d'autres choses. Par exemple, les entreprises qui créent un leadership éclairé peuvent utiliser EDD pour distribuer des livres blancs ; les entreprises d'événements peuvent l'utiliser pour envoyer des billets aux participants à l'événement, ou les entreprises de santé/médicales peuvent l'utiliser pour transférer les dossiers des patients.
Faire gagner du temps au personnel
Avec les GED modernes, vous pouvez automatiser de nombreuses tâches actuellement effectuées par le personnel, telles que la création et l'envoi de factures. Les GED peuvent également analyser les fichiers entrants et utiliser la technologie de reconnaissance optique des caractères pour analyser les informations qu'ils contiennent. Les règles peuvent être configurées en fonction de déclencheurs propres à votre entreprise. Par exemple, un relevé peut être envoyé automatiquement à un partenaire commercial à la fin de chaque mois, libérant ainsi votre personnel pour effectuer des tâches plus uniques.
Personnalisez les flux de travail
Les solutions EDM ont souvent des tableaux de bord conviviaux avec des éléments faciles à glisser-déposer pour personnaliser les flux de travail en fonction de ce qui est important pour votre entreprise spécifique. Cela signifie que les flux peuvent être configurés et que des modifications peuvent être apportées avec très peu d'effort. Ces flux de travail peuvent même définir ce qu'il convient de faire avec certains documents avant qu'ils n'atteignent l'ERP.
Rechercher dans votre index
Les solutions de gestion de documents ont la capacité d'indexer tous les documents en fonction des balises et des métadonnées. Cet index de documents devient alors consultable sous l'égide d'un champ qu'ils contiennent. En particulier pour les industries hautement réglementées, cela permet une collecte rapide des informations pertinentes et des pistes d'audit complètes. Cela signifie moins de temps administratif nécessaire à la préparation du processus d'audit.
Communiquez avec votre ERP
Avec des flux de travail personnalisés et une intégration avec votre solution ERP, il est facile d'obtenir une vue à 360° de votre entreprise. Les documents peuvent être automatiquement ajoutés aux entités déjà créées. Par exemple, les factures de vente peuvent être automatiquement jointes au dossier d'un fournisseur sans aucune interaction humaine. Cela améliore encore les capacités de responsabilisation et d'audit.
