Le "Guide pratique" pour démarrer une implémentation ERP réussie
Effectuez une recherche sur le Web sur «Échec de la mise en œuvre ERP» et vous serez confronté à une myriade d'histoires d'horreur, ainsi qu'à diverses études indiquant qu'entre 50 et 70% des implémentations ERP sont considérées comme des échecs. Ces projets peuvent aller de travers de bien des façons, mais la clé du succès est simple : des objectifs bien compris et définis.
Malheureusement, le problème que la mise en œuvre d'un nouveau système ERP tente de résoudre n'est souvent pas bien compris. Un projet ERP commence par la reconnaissance que le système actuel est obsolète ou ne répond pas aux exigences actuelles d'une entreprise, mais souvent, on ne passe pas assez de temps à explorer les lacunes de ces exigences.
La détermination des exigences du système de l'entreprise à l'avance commencera à définir un ensemble clair de buts et d'objectifs pour le projet ERP. Avec un ensemble clair de buts et d'objectifs en place, la prise de décision dans tous les aspects du projet devient beaucoup plus simple.
Pourquoi le logiciel est-il mis en œuvre ?
Quels sont les résultats souhaités ?
Qu'est-ce qui constituera un succès?
La raison pour laquelle le logiciel est mis en œuvre est expliquée une fois que les principaux décideurs ont défini les besoins auxquels l'entreprise cherche à répondre. Après cela, il est utile d'essayer d'associer un montant au besoin, car ce seraient les résultats souhaités. Si de meilleurs rapports sur les ventes sont nécessaires pour mieux définir la gamme de produits souhaitée par une entreprise, dans quelle mesure la rentabilité pourrait-elle être potentiellement améliorée ? Si un meilleur contrôle des stocks est nécessaire, combien est actuellement perdu en raison des contrôles inadéquats actuels ? Si la mauvaise prévision des flux de trésorerie est le problème, quel est le coût de financement qui pourrait être potentiellement réduit ? Il peut y avoir une hésitation à joindre un montant car il y a toujours des conjectures impliquées. Cependant, toute supposition vaut mieux que de ne pas attacher de valeur à l'objectif, car vous devez avoir une idée des résultats souhaités que vous visez.
Une fois les objectifs établis et leur valeur comprise, les coûts potentiels d'un système ont un contexte dans lequel ils peuvent être mesurés. La valeur estimée des résultats souhaités peut ne pas être pleinement atteinte et il peut y avoir des dépassements de coûts, il est donc clair que la valeur potentielle ne peut pas être égale au coût. Cependant, si vous commencez avec une proposition de valeur de trois pour un, même si vous n'atteignez que 60% de votre objectif et que vous dépassez le budget de 50%, le projet est toujours clairement un succès car il a ajouté de la valeur à l'entreprise. Déterminer ce qui constitue un succès vous permettra de faire correspondre les résultats souhaités aux coûts du projet.
Cartographier les exigences du système ERP
Pour mieux définir la feuille de route d'une implémentation ERP réussie, un examen des exigences aide à comprendre comment un système ERP peut combler les lacunes existantes dans l'infrastructure d'une entreprise. Il répond à la question :
Comment allons-nous mettre en place des processus métier répondant aux besoins identifiés ?
Les étapes de configuration des exigences de processus métier doivent garder les objectifs du projet au premier plan et travailler à atténuer le risque de dépassement de coûts. Les dépassements de coûts sont les plus courants en raison de la dérive et de l'infiltration de la portée, et en raison des retouches nécessaires. La dérive de la portée se produit lorsque les utilisateurs demandent une fonctionnalité qui n'a pas été définie comme nécessaire pour atteindre les objectifs du projet. L'infiltration de portée est similaire, mais se produit lorsque le fournisseur ajoute une fonctionnalité à l'implémentation qui n'a pas été demandée. Afin de réduire ces risques, le gros du travail doit être fait dès le départ en termes de planification de projet. Selon les mots de Dwight Eisenhower, « Les plans ne sont rien ; la planification est tout. Le processus de planification a le potentiel d'accroître la compréhension de la situation actuelle de l'entreprise ainsi que de mieux comprendre les objectifs.
Examinez attentivement les buts et les objectifs que vous espérez atteindre et commencez à revoir vos processus et votre système actuels pour trouver où se situent les lacunes. C'est à ce stade que les diagrammes Event-Driven Process Chain (EPC) et Business Process Modeling (BPMN) peuvent être très utiles. Il existe de nombreux outils disponibles sur Internet pour les créer, mais c'est à ce stade qu'un bon analyste commercial peut être un atout puissant. Si vous avez une relation avec un fournisseur d'ERP, il se peut qu'il ait du personnel qui maîtrise bien ces techniques. Commencez par documenter l'état actuel, puis essayez de définir comment un processus pourrait fonctionner là où vos objectifs sont atteints.
En plus de cartographier les exigences pour atteindre votre objectif, vous devez cartographier les exigences qui sont déjà traitées de manière adéquate par votre système actuel. Si vous remplacez un système existant, comprenez vos processus actuels dans tous les domaines clés qu'il traite pour vous assurer qu'aucune nouvelle lacune n'est introduite.
Lorsque vous comprenez vos objectifs, où vous en êtes et où vous voulez aller, la sélection des produits devient importante. Préparez-vous à être déconcerté par les fonctionnalités et les options qui vous sont présentées lors des démonstrations et des réunions. Des choses auxquelles vous n'aviez jamais pensé peuvent être présentées comme des "incontournables".
Votre travail consiste maintenant à vous souvenir de vos objectifs et à vous référer à la planification que vous avez faite. Vous cherchez à résoudre des problèmes spécifiques et vous connaissez la valeur possible lorsque vous résolvez ces problèmes. Cela ne veut pas dire que vous ne devriez pas avoir un œil sur vos besoins et possibilités futurs, mais ce ne sont pas les éléments sur lesquels baser votre décision. Trouvez un produit et un fournisseur de solutions capables de résoudre clairement le problème et de répondre à tous vos flux de processus existants avec un minimum de personnalisations. Un revendeur ayant de l'expérience dans votre secteur spécifique peut être utile, mais le plus important est un fournisseur qui comprend clairement ce que vous essayez de faire et se concentre sur cela, plutôt que de vous montrer le package le plus beau et le plus astucieux dans une démo.
Choix de la solution et documentation de la solution
Quels éléments du logiciel sont nécessaires et comment seront-ils configurés pour réaliser les processus définis dans les Exigences ?
Lorsque vous avez sélectionné un fournisseur et un progiciel, votre ensemble d'exigences vous guidera à travers la prochaine étape de la planification : la solution. La solution doit répondre à toutes les exigences définies comme nécessaires pour atteindre les objectifs du projet ou pour correspondre aux fonctionnalités actuelles. Lorsque vous définissez ce qui sera implémenté dans la documentation de la solution, vérifiez toujours si la fonctionnalité peut être directement adaptée à une exigence définie. Si ce n'est pas le cas, il est probablement préférable de le tenir à l'écart du projet et de le revoir après la mise en service.
La fonctionnalité peut être incluse dans le produit de base, mais chaque élément implémenté représente un coût à la fois pour l'implémentation et la formation. En imposant la nécessité de répondre à une exigence définie, vous pouvez gérer la portée et vous assurer que vous atteignez les éléments qui ont été définis comme étant vraiment importants.
L'échec est le plus souvent défini comme le fait de ne pas atteindre les objectifs souhaités, ou de les atteindre à un coût trop élevé. En comprenant clairement les besoins et en utilisant cette compréhension pour façonner vos décisions de mise en œuvre, vous et le fournisseur avec lequel vous vous êtes associé êtes en mesure d'être du bon côté de l'équation. Sachez ce qui est important, respectez-le et ne vous laissez pas distraire. Le reste n'est que détails.