Lorsqu'un conducteur au Canada a besoin de faire entretenir son automobile, il y a de fortes chances qu'il se retrouve dans l'un des nombreux magasins franchisés de M. Lube en Colombie-Britannique, en Ontario et au Québec.

Parfois, plus une entreprise réussit, plus elle est confrontée à des défis concernant ses processus de back-office. Ce fut le cas pour August Corporate Partners, dont la société de portefeuille Everest Services Center Inc possède et exploite actuellement 14 emplacements Mr. Lube.

Jesusa Agustin, directrice des finances et de l'administration de M. Lube, fait partie du portefeuille d'August Corporate Partners depuis près de dix ans. Elle nous a parlé des défis qui les ont amenés à automatiser les comptes fournisseurs et de la façon dont cela a transformé leur équipe et leurs processus.

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Partenaires corporatifs d'août est une société d'investissement et de gestion. L'entreprise offre des services de soutien aux investissements, de planification stratégique, de soutien à la gestion, de financement par actions, de négociation et de clôture d'acquisitions. Le domaine d'expertise d'August couvre de nombreuses industries, divisions et postes. Un aspect de leur entreprise comprend un certain nombre de points de vente franchisés de M. Lube, un centre de service automobile populaire.

Plus d'emplacements, plus de défis

En 2018, l'entreprise s'est développée et a acquis plus de magasins, ce qui a augmenté le nombre de factures reçues de divers endroits, mettant une pression importante sur les processus existants de son équipe financière.

"Au fur et à mesure que nous grandissions, nous avons eu du mal à gérer le volume. Nous avons dû embaucher plus de personnes juste pour faire la saisie des données », a déclaré Agustin.

Ce n'était pas seulement le coût des employés supplémentaires qui accablait l'entreprise. Même avec plus de personnes à partager dans le travail, chaque membre de l'équipe effectuait des heures supplémentaires quotidiennes, semaine après semaine. Agustin a estimé qu'il y avait des semaines - en particulier vers la fin du mois - où plusieurs membres de l'équipe passaient 3 à 4 heures supplémentaires chaque jour pour entrer autant de factures que possible dans le système.

En 2018, August Corporate Partners et La Compagnie de Solution ont recherché la meilleure solution d'automatisation pour inverser la tendance à l'augmentation des effectifs et aux longues heures.

Choisir la bonne solution

August Corporate Partners a travaillé avec La Compagnie de Solution pour identifier la meilleure solution d'automatisation des comptes fournisseurs, sachant qu'elle devrait fusionner de manière transparente avec leur ERP, Sage 300.

« Nous avons assisté à un Sage conférence à Vancouver et j'ai vu les présentations sur l'automatisation », a déclaré Agustin. "Ensuite, nous avons collecté des informations sur trois solutions potentielles et les avons présentées à notre directeur financier, qui a décidé de poursuivre Quadient AP."

À partir de là, La Compagnie de Solution a organisé les réunions et démonstrations appropriées, où le contrôleur et le directeur financier ont pu voir toutes les capacités et l'impact potentiel de la solution.

Août Les partenaires corporate ont décidé de mettre en œuvre les points d'accès Quadient facture ainsi que Paiements modules avec une configuration multi-entités qui regroupe toutes les factures sur un seul écran où une seule équipe AP les gère toutes.

La vie avec Quadient AP

Avant d'automatiser AP, August Corporate Partners s'est retrouvé à doter en personnel et à prendre du retard. Ce n'était pas vraiment durable. L'augmentation à 14 emplacements franchisés Mr. Lube a créé plus de factures que l'équipe ne pouvait traiter en une journée de travail standard.

"Avant d'automatiser les comptes fournisseurs, nous avions près de deux semaines de retard sur le traitement", a déclaré Agustin. "Maintenant, notre processus d'AP est vraiment fluide. Avec l'aide de l'automatisation, ces factures sont essentiellement traitées du jour au lendemain, nous les vérifions et les approuvons. Cela prend 2-3 heures.

L'équipe des finances responsable des 14 emplacements Mr. Lube est composée de cinq employés. Cela inclut leur contrôleur, qui n'a pas besoin d'être impliqué dans les tâches AP quotidiennes avec le processus automatisé.

Avant de mettre en œuvre Quadient AP, l'équipe financière a dû ajouter des employés supplémentaires qui devaient également faire des heures supplémentaires régulières pour gérer le volume de saisie de données. Désormais, seules deux personnes sont capables de gérer efficacement l'ensemble du flux de travail des comptes fournisseurs. Et parce qu'ils peuvent traiter beaucoup plus de factures en beaucoup moins de temps, ils ont pu passer plus de temps à concilier et à travailler avec leurs fournisseurs pour s'assurer qu'ils maintiennent une bonne relation de travail.

  • 16 Heures

    Heures supplémentaires économisées par jour

  • 81%

    Réduction du temps de traitement des AP

Une plus grande accessibilité facilite les audits

Outre l'efficacité accrue et la réduction des coûts de main-d'œuvre associés à la saisie des données et au traitement des factures, August Corporate Partners a également trouvé de la valeur dans l'accessibilité du cloud.

Avec les processus comptables manuels sur papier, les organisations sont tenues de classer tous les documents physiques et de les conserver pendant sept ans, à des fins fiscales. Cela signifie que lorsque l'organisation est confrontée à des audits, l'équipe financière doit localiser les factures physiques réelles et les pièces justificatives et les envoyer comme demandé.

Ce processus peut être fastidieux et prendre du temps, ce qui peut retarder davantage une équipe qui essaie de gérer toutes ses responsabilités habituelles.

Dans leur processus automatisé, cependant, tous les documents sont des copies logicielles basées sur le cloud, ce qui permet de transmettre rapidement et facilement les factures aux auditeurs. Agustin et son équipe sont en mesure de créer des rapports de toutes les factures qu'ils veulent voir et de les envoyer tout en s'écartant à peine de leurs principales tâches et responsabilités.

Le parcours d'automatisation d'August Corporate Partners a commencé par la recherche d'un outil qui réduirait le coût de traitement et la charge qu'il imposait à son équipe financière. Bien qu'il ait fait cela, il est également devenu une amélioration de processus critique qui peut être ressentie dans toute l'organisation - des résultats mesurables comme les économies de temps et d'argent à des résultats plus intangibles comme une amélioration du moral des employés et des opportunités supplémentaires d'avancement professionnel.

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