GeoLOGIC Systems a collaboré avec Quadient AP et La Compagnie de Solution pour migrer vers Sage Intacct et créer des processus évolutifs qui leur ont permis de croître en taille et en empreinte géographique sans ajouter de personnel pour gérer les comptes fournisseurs.
Systèmes géoLOGIQUES est une société de services d'information de premier plan dont la mission est de fournir des données, des logiciels, des analyses, des actualités et des informations exploitables de qualité supérieure au secteur de l'énergie. Les solutions qu'ils proposent permettent à leurs clients de prendre des décisions vitales qui stimulent la croissance et l'efficacité, tout en réduisant les risques et en maximisant les rendements.
Fondée en 1983, geoLOGIC a construit son entreprise autour des gens : les clients qu'ils servent, les personnes qu'ils emploient et les communautés dans lesquelles ils vivent et travaillent. Ils ont conservé une focalisation laser sur l'expérience client au fur et à mesure de leur croissance.
Le projet
Avant de déployer leur pile technologique actuelle, l'équipe comptable du processus de geoLOGIC était manuelle et lourde en papier. Ils devaient imprimer les factures, tamponner la date de réception et la coder manuellement. Ensuite, les factures étaient transmises aux différents services pour signature et approbation. Ensuite, ils devaient être entrés manuellement dans Sage 300. Ce processus prendrait normalement au moins quelques jours, avec beaucoup de suivi et de rappels.
Ils ont régulièrement été confrontés à des retards et à des factures perdues ou enterrées sur le bureau de quelqu'un. Ils ont souvent vu des erreurs de saisie de données lorsque des informations étaient saisies Sage 300 était différent de la facture, comme un fournisseur sélectionné de manière incorrecte, des erreurs de frappe avec les montants et les codes de compte, etc.
Le stockage des documents était également coûteux. Chaque année, ils envoyaient de nombreuses boîtes de factures et de documents de sauvegarde connexes à une archive hors site, où ils restaient pendant 7 ans (selon la période de conservation de l'ARC).
Fournir des copies des factures et des documents de sauvegarde pour l'audit était difficile et prenait beaucoup de temps.
Le projet
Tandis que Sage 300 a bien rempli son objectif pendant de nombreuses années, la solution sur site a constitué des obstacles à la croissance. L'équipe savait que pour développer son entreprise, elle devait modifier ses processus et ses systèmes car ils n'étaient plus durables. Principalement, la gestion multi-entités était difficile car chaque entité devait être connectée séparément et contrôlée par elle-même.
L'équipe souhaitait pouvoir appliquer une norme de fonctionnement à toutes les entités, ce qui n'était pas possible compte tenu du chemin Sage 300 ont interagi avec d'autres systèmes qu'ils utilisaient.
En raison d'un manque d'intégration entre Sage 300 et Salesforce, le CRM de référence, les contrats devaient être gérés dans des feuilles de calcul manuelles et sujettes aux erreurs.
C'est là que Sage Intacct, avec Quadient APA, est arrivé.
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40%
Réduction du temps de traitement des factures
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1000 $
Économisé sur les coûts de papier, d'impression et de stockage
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99%
Réduction du temps de clôture mensuelle
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4
Nouvelles entreprises acquises depuis le déploiement
La solution
Un processus de facturation simplifié
Premièrement, avec les processus gérés dans le cloud, le personnel de GeoLogic est toujours en mesure de savoir où en est une facture dans le processus. Les approbateurs de factures reçoivent des notifications automatiques sur les factures dans leur file d'attente. Ils peuvent approuver/rejeter des factures de n'importe où avec une simple connexion Internet. Ces fonctionnalités permettent de réduire considérablement le temps de traitement des factures et permettent une communication efficace entre la comptabilité et les autres services.
Deuxièmement, la précision des données est également améliorée. Les approbateurs peuvent examiner et approuver les factures directement sur le système. Cela élimine les erreurs de saisie de données.
Fournir des factures et des pièces justificatives aux auditeurs n'est plus une tâche fastidieuse. Nous donnons simplement aux auditeurs l'accès à Quadient APA et ils peuvent extraire les informations eux-mêmes. Cela supprime l'infusion d'heures de travail que l'équipe de Han devrait normalement investir au moment de l'audit.
Avec Quadient APA et Sage Intacct, ils économisent environ 40 % sur le temps de traitement des factures. L'amélioration de la communication, la qualité des données et des processus plus efficients et efficaces sont tout aussi importants pour l'impact sur l'utilisateur final.
En ce qui concerne les coûts, ils économisent sur les piles de papier et d'impression, ainsi que sur les coûts de stockage - en particulier les nombreuses heures passées par les responsables à signer les factures, les AP à gérer les factures papier, à rechercher les approbations et à répondre aux exigences d'audit. Lorsqu'il est converti en un montant en dollars, cela s'additionne de manière significative!
Non seulement l'automatisation des points d'accès a accéléré le temps de traitement de geoLOGIC, mais elle a également réduit l'anxiété en créant une plus grande précision des données. L'équipe des finances ne revient plus pour rechercher et corriger les erreurs manuelles. Leur équipe est sûre de faire correspondre les données aux documents, car tout est numérisé et facilement accessible.
Meilleure gestion financière de sa catégorie
L'équipe est ravie Sage Intacct.
Intacct est un système très convivial et flexible doté d'une puissante capacité de production de rapports. Connexion L'accès est maintenant facile, avec une seule connexion pour accéder à plusieurs entités. Le rapport est facile à utiliser; vous pouvez créer des rapports avec différentes dimensions (par clients, fournisseurs, classe, etc.).
La connexion transparente avec Salesforce et le Sage Intacct un module Contrats dédié signifiait un gain de temps et d'ennui dans la gestion de ces accords complexes. Tout est géré par la pile technologique sans déplacer manuellement les données.
La gestion multi-entités est également beaucoup plus simple dans Intacct, permettant à Han et à son équipe d'ajouter automatiquement un plan comptable unique pour toutes les entités au niveau supérieur, avec la possibilité d'explorer pour une gestion plus facile et une visibilité complète. Han note qu'elle aime particulièrement le module de grand livre.
La clôture mensuelle, qui prenait auparavant une journée complète, se produit désormais instantanément, en un clic, grâce à Sage Intacctle module financier de pointe de l'industrie.
Bien que n'utilisant que Sage Intacct il y a un peu plus d'un an, ils ont réalisé des améliorations significatives dans leurs opérations et continuent de découvrir de nouvelles façons d'automatiser les flux de travail de manière significative, leur permettant de continuer à se développer dans le futur.
La bonne collaboration
En termes de gestion du changement - une considération clé lors du déploiement de tout nouveau logiciel - Han note que c'était un processus facile, car l'équipe a pu immédiatement reconnaître l'impact - un travail moins fastidieux et un processus plus simple pour atteindre leurs objectifs.
Le système a été opérationnel en peu de temps, grâce au solide parcours de migration de La Compagnie de Solution entre Sage 300 et Sage Intacct.
La collaboration avec les consultants de La Compagnie de Solution s'est déroulée sans heurts pour Han et son équipe. Des équipes multidisciplinaires signifient une expertise approfondie dans des domaines tels que la comptabilité, ainsi que les systèmes mis en œuvre.
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Les Résultats
Traçabilité instantanée des factures
Avec Quadient APA avec Sage Intacct, ils bénéficient désormais d'une visibilité complète sur chaque facture. Ils peuvent connaître le statut d'une facture à tout moment du processus et, plus précisément, ils peuvent identifier où se produisent les goulots d'étranglement. Le déploiement dans le cloud signifie qu'il n'y a pas de retard lorsqu'un approbateur est absent du bureau ou travaille à domicile.
Intégration et interopérabilité
Leur solution, construite sur Sage IntacctL'architecture API de , est désormais capable de s'intégrer à leur Salesforce CRM & Quadient AP Automation ; l'API ouverte est quelque chose dont ils continueront à tirer parti pour augmenter leurs points d'intégration et ajouter des applications supplémentaires à leur solution de pointe.
Communication d'équipe améliorée et pérennité
Une communication plus efficace et plus précise entre les membres de l'équipe à travers les départements. Sage IntacctLa fonctionnalité Chatter de permet aux utilisateurs de prendre des notes directement sur les enregistrements afin que ces observations et notes soient liées à l'enregistrement, à la transaction ou à la facture.
Avec Sage Intacct, l'équipe dispose d'un plan de continuité d'activité fiable, et ils ont été immédiatement opérationnels car tout est dans le cloud. geoLOGIC continuera à se développer dans le futur et s'assurera que toutes les entités utiliseront le Sage Intacct plate-forme comme colonne vertébrale de leur comptabilité.