10 choses que vous devez savoir sur la mise en œuvre de l'ERP

Les systèmes ERP imprègnent pratiquement tous les aspects opérationnels d'une entreprise. Un grand soin et une grande planification sont nécessaires pour mener à bien ces changements organisationnels. Avec une bonne stratégie et de la patience, les avantages peuvent en valoir la peine. Voici nos dix choses que vous devez savoir sur la mise en œuvre d'un ERP.

1. Les projets ERP nécessitent une planification minutieuse

Nous l'avons déjà mentionné, la clé du succès est simple : des objectifs bien compris et définis. À partir de ces objectifs, l'entreprise et le partenaire logiciel peuvent planifier le projet d'implémentation. Il est crucial de passer suffisamment de temps à l'avance à explorer les besoins de l'entreprise et à définir un ensemble clair de buts et d'objectifs pour le projet ERP. Un partenaire avec une méthodologie éprouvée, telle que déterminée par son expérience antérieure et ses antécédents, jouera un rôle déterminant pour s'assurer que le plan suit les objectifs et que la mise en œuvre suit le plan.

2. Créer une équipe de supervision

Une équipe tactique solide capable de gérer le changement et de diriger la stabilité est essentielle au succès. Cette équipe sera responsable des services d'assistance, des tests, de la formation, de l'administration de la base de données, de la documentation et d'autres problèmes et détails opérationnels.

3. Implication de la direction et travail d'équipe

Un projet ERP est un investissement important conçu pour améliorer les processus de l'entreprise à l'avenir. En tant que tel, il a de meilleures chances de succès avec l'implication et la supervision des dirigeants de l'entreprise. Une forte présence de la direction donnera le ton au projet lors des séances d'information et de la formation de l'équipe dans toute l'entreprise. La mise en œuvre du logiciel est un projet d'équipe, impliquant le partenaire logiciel, les cadres et les représentants des différents services de l'entreprise. Assurez-vous que les rôles et les responsabilités sont clairement définis au sein de l'organe exécutif et des employés.

4. Comprendre « pourquoi » avant la mise en œuvre

Savoir ce qui motive le projet. Comprendre quels sont les livrables clés et les objectifs. Sachez quelles hypothèses les différents dirigeants de l'entreprise ont à la fois sur le logiciel et sur le projet. Connaître ces éléments aidera votre équipe à comprendre les résultats attendus, à favoriser des communications ouvertes et à définir l'orientation du projet.

5. Sachez ce qui est et ce qui sera

Identifiez les lacunes, ou les différences, entre ce qui est actuellement présent et ce qui doit être mis en œuvre. Par exemple, vous passez peut-être du suivi manuel des stocks et des livraisons à l'intégration de lecteurs de codes-barres dans votre système d'inventaire et de livraison. Votre première tâche majeure consiste à identifier ces différences, à la fois fonctionnelles et non fonctionnelles. Un fournisseur peut fournir un plan de mise en œuvre, mais ne connaît pas vos lacunes fonctionnelles. Assurez-vous de bien comprendre la fonctionnalité qui doit être fournie.

6. Adhérez à une compréhension globale de la personnalisation

Les personnalisations dans l'ERP sont la définition même d'une arme à double tranchant. La personnalisation du logiciel peut donner aux entreprises la fonctionnalité exacte qu'elles recherchent, car elle reconfigure le logiciel en fonction des besoins de l'entreprise. Cependant, cela peut également être risqué (et coûteux) en supprimant la solution logicielle de son chemin de mise à jour, en la rendant défectueuse, obsolète et parfois inefficace sur toute la ligne. Dans tous les cas, la meilleure décision dépend des besoins particuliers de l'entreprise, mais il est important de comprendre les risques et les avantages associés aux personnalisations.

7. Tirez parti des capacités d'intelligence d'affaires

L'identification du contenu, de la cohérence et de la structure des données d'une entreprise permet aux systèmes ERP de gérer les opérations plus efficacement et de gérer des analyses et des rapports plus détaillés. L'intelligence d'affaires est la base de données des règles commerciales qui doivent être définies afin d'obtenir les avantages du système. Une partie du travail effectué lors de la mise en œuvre d'une solution ERP consistera à déterminer comment organiser, rassembler et présenter les données collectées via les processus de l'entreprise.

8. Gestion des risques

Définissez vos risques et incluez un plan d'escalade. Où sont vos points de blocage ? Y a-t-il une exigence pour des compétences rares? Existe-t-il un risque technologique ? Existe-t-il une voie de migration ? La plupart des risques peuvent être atténués par des tests. Assurez-vous d'avoir un plan de secours prêt à chaque étape de la mise en œuvre et des tests où des risques pourraient survenir. Tout plan de gestion des risques doit être clairement défini et approuvé par l'équipe de surveillance.

9. Considérations relatives à la conformité

Toute mise à niveau, conversion ou implémentation importante est sujette à un audit externe. La loi Sarbanes-Oxley, qui réglemente les systèmes financiers, par exemple, et des contrôles informatiques spécifiques peuvent également affecter les systèmes ERP. Conservez les artefacts du projet comme preuve de diligence raisonnable et de respect des contrôles tout au long du projet. Ces artefacts incluent des éléments tels que des plans de données et des résultats, des plans de projet, des journaux de problèmes, des journaux de risques et des approbations sur des rapports importants.

10. Dernier point mais non le moindre…

Travaillez en étroite collaboration avec votre partenaire logiciel et tirez parti de son expérience dans votre secteur. Adoptez une mentalité d'apprentissage pour apprendre les meilleures pratiques.

Lorsqu'une nouvelle entreprise entre dans l'arène ERP, la quantité d'informations relatives aux produits peut rapidement devenir écrasante, mais on ne peut pas en dire autant des informations relatives au processus de mise en œuvre. Espérons que cet article a mis en lumière les considérations à prendre lors du développement d'un projet ERP.