L'entreprise de gestion de la construction multiplie par 3 la fréquence des rapports budgétaires et obtient des informations commerciales précises avec Sage Intacct Budgétisation et planification

"Sage Intacct La budgétisation et la planification nous offrent une grande flexibilité pour étendre nos rapports et nos prévisions et augmenter la visibilité beaucoup plus efficacement que si nous nous en tenions à Excel », comme le déclare Kyle MacDonald, directeur des finances et des opérations, dans notre nnouvelle histoire de réussite client.

Le détail du budget est multiplié par 2, avec 25 % de temps en moins

Aegis, avec près de 150 employés, a obtenu les résultats suivants depuis le déploiement Sage Intacct Budgétisation et planification dans 2019:

• Réduction du temps de création du budget de 25 %
• Économise jusqu'à cinq jours dans la préparation des rapports sur le budget par rapport aux réels
• Budget accéléré par rapport aux rapports réels 3x, de trimestriel à mensuel
• Portée et profondeur des données budgétaires multipliées par 2
• Amélioration des capacités de prise de décision pour les cadres et les gestionnaires

Aegis a pris sa décision budgétaire après la mise en œuvre du Sage Intacct plate-forme comptable pour remplacer une combinaison de QuickBooks pour son grand livre général et BillQuick pour la facturation, le temps et la comptabilité des projets.

Bien que Sage Intacct La budgétisation et la planification étaient encore nouvelles lorsqu'Aegis a autorisé la plate-forme comptable en 2018, son évolution continue a incité Aegis à évaluer et à adopter la solution de budgétisation en 2019, lui donnant la plate-forme financière unifiée qu'elle souhaitait.

"J'ai aimé la flexibilité de Sage Intacct Budgétisation et planification, et comment nous pourrions construire un modèle, mettre à jour les chiffres et les intégrer au budget sans apporter de modifications à une centaine de postes différents », a déclaré MacDonald. "L'intégration était un facteur clé car nous voulions tout sur une seule plateforme financière, de sorte que nous pouvions simplement cliquer sur un bouton et synchroniser les données."

Meilleure planification des effectifs avec Budget Analytics

Par rapport à Excel, MacDonald Aegis consacre un quart de temps en moins à la création de budget avec Sage Intacct, tout en incorporant des informations plus étendues et plus détaillées.

« J'ai réduit le temps d'élaboration du budget d'au moins 25 %, et nous avons doublé les données avec des détails par poste qui n'étaient pas possibles avec Excel », a-t-il déclaré.

Par exemple, MacDonald a créé des profils d'employés qui tiennent compte du salaire, des primes et des avantages, et peut facilement filtrer par emplacements de centre de profit, types de clients, unités commerciales et départements. Cela fournit de nouvelles données et informations pour la planification des effectifs qui auraient nécessité des heures de remaniement dans Excel.

"Il y a beaucoup plus de détails que vous pouvez obtenir, et cela ne prend presque pas de temps car c'est déjà intégré dans Sage Intacct Budgétisation et planification », a déclaré MacDonald. "Ce qui m'a vraiment marqué, c'est la possibilité de synchroniser avec les dimensions dans Sage Intacct comptabilité, puis ajoutez différentes dimensions ou groupes qui filtrent dans le budget. »

MacDonald dispose également d'une nouvelle capacité à allouer les dépenses de services partagés par centres de profit, ce qui permet d'économiser deux jours de travail manuel lors de la création du budget et quatre heures par mois sur les mises à jour budgétaires. Il est également beaucoup plus facile de suivre les employés s'ils partagent leur temps entre différents centres de profit.

Économiser jusqu'à cinq jours dans les rapports sur le budget par rapport aux chiffres réels

Aegis a multiplié par 3 la fréquence des rapports sur le budget par rapport aux résultats réels, passant de trimestriels à mensuels, grâce à la facilité d'utilisation de Sage Intacct Budgétisation et planification. Le reporting qui prenait quatre ou cinq jours par trimestre se fait désormais en une demi-heure par mois.

"Il faut environ 30 minutes pour simplement examiner les données, et nous pouvons étendre nos rapports au-delà d'un simple cumul de haut niveau", a déclaré MacDonald. "Nous pouvons voir les performances de chaque centre de profit par rapport au budget chaque mois, et nous ne pouvions jamais le faire avec précision auparavant."

Les responsables du budget des centres de profit ont désormais accès via Sage Intacct tableaux de bord à des données opportunes et précises, améliorant la collaboration au sein de l'entreprise et soutenant les décisions commerciales basées sur les données.

Dans le même temps, Aegis a augmenté la fréquence de reprévision de trimestrielle à bihebdomadaire et a bénéficié de capacités sophistiquées de modélisation de scénarios. Cela s'est avéré particulièrement précieux pour la planification des flux de trésorerie lorsque le COVID-19 a frappé en mars 2020.

"Nous avons eu une période de ralentissement avec COVID, et j'ai utilisé Sage Intacct créer et mettre à jour des scénarios pour obtenir une lecture des flux de trésorerie et des dépenses importantes que nous pourrions contrôler », a déclaré MacDonald. "Nous avons pu gagner beaucoup plus de visibilité et de confiance dans notre trésorerie grâce à la plateforme budgétaire."

Grâce à ces informations, Aegis disposait d'une base pour prendre des décisions sur des questions telles que le report ou la réduction des augmentations et des primes des consultants jusqu'à la fin de la pandémie.

Un « énorme tournant » avec la modernisation des finances

L'ajout de Sage Intacct La budgétisation et la planification renforcent la valeur d'Aegis Sage Intacct plate-forme comptable, les systèmes fonctionnant en tandem pour offrir une efficacité et une visibilité révolutionnaires.

MacDonald estime que l'efficacité comptable globale a été multipliée par 5, tandis que la société a mis en place des processus de clôture et de reporting mensuels beaucoup plus robustes et peut facilement gérer les rapprochements bancaires et les règlements interentreprises qui posaient problème avec son précédent duo QuickBooks/BillQuick.

"Nous pouvons maintenant faire des rapports mensuels à tant de niveaux différents", a déclaré MacDonald. "Je publie 30 rapports supplémentaires par mois avec Sage Intacct que je n'aurais jamais pu manquer de l'ancien système. Le passage à Sage Intacct a été un tournant décisif pour notre organisation.

Voir notre plein histoire de réussite client pour en savoir plus sur la façon dont Aegis a considérablement amélioré la budgétisation et la comptabilité avec son passage à Sage Intacct.