Mise en œuvre de l'ERP : la formation et l'éducation des utilisateurs commencent tôt dans le projet ERP
Comme indiqué dans le blog de la semaine dernière, il existe une forte corrélation entre la formation des utilisateurs finaux et à la fois l'amélioration des performances commerciales et la réussite des implémentations ERP. Le document de recherche que nous avons examiné s'est penché sur les effets de la formation ERP sur le succès des deux. Cette semaine, nous examinons quand la formation commence et quelles sont les raisons qui sous-tendent le fonctionnement de la formation ERP. Bien que connaissant une partie de la logique et de la méthodologie des meilleures pratiques de formation des utilisateurs finaux, j'étais heureux de voir des preuves tangibles derrière certains des conseils et initiatives proposés par nos propres consultants.
Publié en 2013 par le Centre canadien des sciences et de l'éducation, le document se propose d'explorer les initiatives d'éducation qui aident la mise en œuvre des systèmes ERP à réussir dans une organisation. Les auteurs donnent aux lecteurs une base d'intuition pour aborder la formation des utilisateurs finaux comme un élément clé important d'un projet ERP. Le plus surprenant pour moi, c'est l'accent mis par le document sur le fait que la formation et l'éducation ERP commencent tôt. Je n'ai pas été tellement surpris par ce seul fait, mais par la façon dont cela semble évident quand on y pense vraiment.
Une autre façon de voir les choses serait de dire que tout est éducation. Cela est particulièrement vrai lorsque vous explorez de nouvelles voies pour votre entreprise, comme c'est le cas de nombreuses entreprises qui envisagent d'investir dans des systèmes ERP. Il existe une énorme courbe d'apprentissage pour les entreprises et leurs responsables respectifs qui décident d'investir et de mettre en œuvre une solution ERP. Nouveaux termes, divers fournisseurs, modules, meilleures pratiques, processus métier, données, etc. S'il est juste de supposer que le processus de formation ERP commence au cours de la phase initiale du projet, pourquoi ne pas profiter des circonstances et supposer également que la formation ERP de l'utilisateur final commence lorsque l'entreprise commence à investir dans l'ERP ?
La formation ERP englobe tout ce qu'il faut pour rendre le système ERP efficace dans l'utilisation quotidienne des employés. Commencer la formation ERP tôt dans le projet ERP expose les utilisateurs finaux à la logique générale des systèmes ERP. Comprendre la logique des systèmes ERP permet aux utilisateurs d'être plus conscients de leur utilisation du système et de la manière dont les processus auxquels ils participent affectent le flux d'informations au sein de l'organisation.
La raison d'être de la participation et de la formation précoces des utilisateurs finaux est que c'est au début du projet que les besoins de l'organisation sont clairement énoncés et que les avantages du système ERP sont soulignés en tant que solution à ces besoins. Les utilisateurs finaux obtiennent une « vue d'ensemble » de ce qui se passe au niveau organisationnel, qui sert de contexte pour leur formation sur les tâches individuelles au sein du système. Il atténue également la résistance au changement en donnant aux gestionnaires et aux employés un aperçu des objectifs du projet dans son ensemble.
L'article ne fait aucun scrupule à ce sujet : aussi fastidieux et difficile que puisse paraître l'enseignement de l'ERP, une formation intensive est nécessaire afin d'augmenter les capacités techniques des utilisateurs de l'ERP, et donc d'augmenter les effets positifs de l'ERP sur l'organisation. Après tout, un ERP est considéré comme une solution à de nombreux problèmes auxquels une organisation est confrontée, notamment des performances médiocres, des coûts élevés, des processus compliqués, une faible qualité des informations et un faible soutien au développement, qu'il s'agisse de produits ou d'activités. La seule façon dont cette solution fonctionnera est si elle est utilisée, et la seule façon dont elle sera utilisée est par le biais d'un programme de formation mis en œuvre par l'entreprise.
Comment saurez-vous combien d'éducation est assez d'éducation? Selon l'étude, il faut plus que simplement apprendre à utiliser le système. Les utilisateurs doivent comprendre comment fonctionne le système, comment les données et la base de données avec lesquelles ils interagissent affectent les processus de l'organisation, comment créer et modifier des processus si nécessaire afin de prévenir naturellement les problèmes, de minimiser les perturbations et de faire avancer les choses. En d'autres termes, l'éducation doit intégrer les utilisateurs au système en leur donnant la capacité de le gérer.
Assurez-vous non seulement de tenir compte, mais aussi de donner la priorité à la formation et à l'éducation des utilisateurs finaux lors de la définition des objectifs et des mesures de réussite dans le plan de projet ERP. Il fluidifiera les choses du début à la fin et assurera que le projet ERP atteigne son but ultime : améliorer la performance de l'entreprise.
Par Santiago Henderson
Référence:
Akça. Yasar, Saban Esen et Gokhan Ozer, "Les effets de l'éducation sur le succès de la mise en œuvre de la planification des ressources d'entreprise et la performance organisationnelle perçue", International Business Research, Vol. 6 Nº5 (2013), publié par le Centre canadien des sciences et de l'éducation, consulté le 30 novembre 2013, disponible ici.