4 décembre 2013

Mise en œuvre de l'ERP : la formation des utilisateurs finaux est essentielle au succès de la mise en œuvre et à l'amélioration des performances de l'entreprise

Je suis récemment tombé sur un document de recherche ERP qui examinait comment un Implémentation ERP affecte la structure et les résultats d'une entreprise. Le document décrit spécifiquement la corrélation entre la formation des utilisateurs finaux et une mise en œuvre réussie de l'ERP.

La logique est simple :

1. Les systèmes ERP aident les entreprises améliorer les performances;

2. La formation des employés dans le cadre de la mise en œuvre de l'ERP les aide à prendre profiter pleinement des avantages du système;

3. En utilisant le système efficacement, les employés améliorent leurs performances;

4. Lorsque les performances individuelles s'améliorent et que des processus métier conformes aux meilleures pratiques sont atteints grâce à l'ERP, la performance globale de l'organisation s'améliore (retour au #1).

"L'éducation est l'une des conditions préalables à la construction d'un système ERP réussi."

Publié en 2013 par le Centre canadien des sciences et de l'éducation, l'article examine comment Formation ERP pour les utilisateurs finaux favorise le succès de la mise en œuvre et conduit à l'amélioration des performances de l'entreprise. S'appuyant sur la littérature, les études et la recherche sur les sujets de l'éducation des employés, des systèmes ERP et de la formation ERP, l'article conclut que la formation des employés est un élément essentiel de la réussite de la mise en œuvre d'un ERP. À partir de là, « on peut dire que les entreprises qui mettent en œuvre des systèmes ERP avec succès augmenteront considérablement leurs performances organisationnelles.¹. »

Implémentation ERP : les logiciels ont des effets positifs sur le style de travail des organisations.

Si ce n'était pas le cas, les entreprises n'y investiraient pas et il n'existerait plus. Les entreprises ont décidé d'investir dans la technologie ERP motivées par le désir de résoudre les problèmes (faible performance, coûts élevés, mauvaise gestion des clients, processus de travail compliqués, contradiction dans les systèmes de l'entreprise, faible qualité des informations, faible support pour le développement de produits et services, etc.²).

Ces symptômes d'un manque d'organisation des ressources et de gestion de l'information sont traités par les systèmes ERP. L'ERP offre une architecture d'information unique qui automatise les fonctions d'une entreprise et le flux d'informations. Il permet aux entreprises d'intégrer les processus de travail, de créer et de transférer efficacement des informations, d'adapter les meilleures pratiques et de se débarrasser des procédures et de la paperasserie inutiles.² – tout cela économise du temps et de l'argent.

Implémentation ERP : améliore et automatise les processus au sein d'une organisation.

En consacrant beaucoup de temps et d'attention à la formation des employés et en leur donnant les compétences nécessaires pour effectuer la transition, les entreprises permettent aux employés de tirer le meilleur parti des outils à leur disposition, ce qui favorise le succès de la mise en œuvre et l'amélioration des performances. Le journal constate que "l'éducation affecte positivement et significativement à la fois le succès de la mise en œuvre de l'ERP et la performance organisationnelle perçue d'une manière statistiquement significative³. »
Une implémentation ERP réussie est celle où le meilleures performances commerciales peuvent être obtenues une fois que le système ERP est opérationnel. L'étude a trouvé des preuves que l'accent mis sur l'éducation était compatible avec une mise en œuvre réussie et une amélioration des performances de l'entreprise. Il a trouvé une forte corrélation entre les trois facteurs (éducation, succès de la mise en œuvre, amélioration des performances de l'entreprise) pour les catégories suivantes :

La connaissance, c'est le pouvoir, et les employés responsabilisés sont plus susceptibles de gérer le changement de manière positive et de s'adapter aux meilleures pratiques et aux nouveaux processus au lieu de revenir aux anciennes habitudes dans un nouveau système. La mise en pratique de ces leçons contribuera à améliorer les performances de l'entreprise dans l'ensemble de l'organisation.
J'aimerais terminer en énumérant quelques leçons que l'article a révélées concernant certains effets moins tangibles mais positifs d'une formation ERP.

Une éducation et une formation ERP pour une implémentation ERP réussie :

• A des effets positifs sur le comportement, la performance, l'acceptation de la technologie, les attitudes et les croyances⁵;
• Permet aux utilisateurs de comprendre la relation de leur travail avec d'autres domaines fonctionnels au sein de l'entreprise⁵;
• Apprend aux utilisateurs à prévenir naturellement les problèmes dans l'ERP⁵;
• Combat la peur et les hésitations liées à la technologie⁵;
• Aide à surmonter la réticence des gestionnaires et des employés au changement organisationnel provoqué par le système ERP⁵;
• Fournit aux utilisateurs la possibilité d'acquérir les capacités et les compétences essentielles au succès du système dans toute l'organisation ;
• Les travaux sont un mécanisme de prévention des temps d'arrêt causés par des erreurs dans le système⁵;
• S'assure que l'utilisation du système d'information par les employés est efficiente et efficace.

Il est juste de dire que si vous vous assurez que les employés ont la formation et les compétences nécessaires pour utiliser le système, vous êtes sur la bonne voie pour réussir la mise en œuvre de votre ERP.

Par Santiago Henderson

Référence:

Akça. Yasar, Saban Esen et Gokhan Ozer, "Les effets de l'éducation sur le succès de la mise en œuvre de la planification des ressources d'entreprise et la performance organisationnelle perçue", International Business Research, Vol. 6 Nº5 (2013), publié par le Centre canadien des sciences et de l'éducation, consulté le 30 novembre 2013, disponible ici.

¹ p. 176
² p. 169
³ p. 175
⁴ p. 173