14 novembre 2017

ROI des solutions de gestion de documents

Malgré la richesse des technologies de pointe disponibles, de nombreuses entreprises persistent à utiliser les mêmes processus de gestion des documents qu'elles utilisaient dans les années 80. Certaines entreprises ne connaissent tout simplement pas les solutions de gestion de documents numériques disponibles et leurs avantages, tandis que d'autres comprennent les avantages mais ne sont pas prêtes à en assumer le coût. Naturellement, le coût est l'un des facteurs les plus importants dans la décision d'une entreprise de mettre en œuvre ou non de nouvelles solutions logicielles, mais comme pour tout investissement, il est important de regarder au-delà du coût et de prendre en considération le retour sur investissement (ROI).

Dans cet esprit, quel est le retour sur investissement de l'utilisation d'une solution de gestion de documents ? Les circonstances entourant chaque entreprise sont différentes et ne seront donc jamais exactement les mêmes, mais il existe des exemples courants de la manière dont ces solutions aident les entreprises à économiser du temps et de l'argent.

Qu'est-ce qu'une solution de gestion de documents ?

Les solutions de gestion de documents vous permettent de capturer, de stocker et de récupérer tous vos documents dans un seul dépôt central, qu'ils arrivent par courrier, e-mail, Planification des ressources d'entreprise (ERP) ou d'autres sources. Avec tous vos documents au même endroit, les utilisateurs n'ont pas à parcourir plusieurs systèmes pour trouver les documents dont ils ont besoin. Les documents peuvent être recherchés et récupérés plus rapidement à partir d'une solution de gestion de documents, ce qui se traduit par des processus accélérés et un flux de travail amélioré. De plus, certains systèmes de gestion de documents offrent également une option pour envoyer automatiquement des documents directement hors du système, ce qui permet de réduire les processus manuels.

Une note importante: L'intégration avec votre ERP est une fonctionnalité clé à rechercher dans une solution de gestion de documents afin que les données puissent entrer et sortir des deux solutions.

Déterminer le retour sur investissement d'une solution de gestion de documents

Exemple de devis de solution de gestion de documents

La première étape pour anticiper le retour sur investissement consiste à déterminer le coût de la solution. Pour vous donner un peu de contexte, imaginez qu'une entreprise ait les exigences suivantes :

• automatisation des processus de facturation AP et distribution des factures AR avec pièces justificatives
• 3 commis AP, 3 commis AR et 30 approbateurs au total
• traiter 1,500 70 factures AP par mois : 30 % sans bon de commande et XNUMX % basé sur bon de commande
• traiter 2,200 XNUMX factures AR par mois
• nécessitent la création de formulaires commerciaux : note de frais et demande de chèque
• nécessitent une approbation mobile

Pour cet exemple, ils auraient probablement été cités 45,382 XNUMX $ avec services à déterminer pour une solution de gestion de documents. De ce total, 37,818 7564 $ sont destinés au logiciel et XNUMX XNUMX $ à la maintenance annuelle. Le coût des services est répertorié comme "à déterminer" car il varie énormément en fonction des exigences entourant chaque entreprise. Dans de nombreux cas, les services coûtent à peu près le même prix que le logiciel, mais cela dépend entièrement de la situation.

Exemples de la façon dont les solutions de gestion de documents peuvent réduire les coûts

COÛT D'ACCÈS ET DE PARTAGE DES DOCUMENTS

Les statistiques montrent qu'il en coûte en moyenne 20 $ pour déposer un document, 120 $ pour récupérer un document et 220 $ pour recréer un document* sans solution de gestion de documents. Étant donné que tous vos documents seraient stockés au même endroit avec une solution de gestion de documents, vous pouvez facilement réduire ces coûts en économisant du temps en classant, en recherchant ou en recréant manuellement des documents. Le temps c'est de l'argent, donc réduire le temps consacré à la gestion des documents permet d'économiser de l'argent - c'est aussi simple que cela.

Temps passé x Nombre d'employés x Salaire horaire moyen = $$

Mise en situation :
Veuillez noter que tous les exemples sont théoriques et basés sur l'expérience industrielle de notre équipe et de nos partenaires.

36,096 XNUMX $ d'économies annuelles sur l'accès et le partage de documents

Certaines entreprises voient ces économies directes en diminuant leur nombre d'employés, mais la majorité des entreprises choisissent de rediriger le nouveau temps dont dispose le personnel vers des initiatives plus précieuses, ce qui à son tour augmente encore le retour sur investissement de la solution de gestion de documents.

COÛT D'IMPRESSION ET DE STOCKAGE DES DOCUMENTS

C'est facile à prendre pour acquis, mais le stockage du papier prend beaucoup de place et de nombreuses entreprises doivent utiliser des installations de stockage à distance pour conserver tous leurs documents papier. Même si vous stockez tous vos documents papier dans votre bureau, les classeurs peuvent occuper un espace précieux qui pourrait être utilisé pour les espaces de travail des employés, et le papier et les fournitures de classement coûtent en soi de l'argent.

Frais de stockage hors site + Fournitures de papier + Coûts de maintenance de l'imprimante + Fournitures de classement + Frais de location de bureau/pi². pi. + Reproduction de documents = $$

Exemple
Veuillez noter que tous les exemples sont théoriques et basés sur l'expérience industrielle de notre équipe et de nos partenaires.

Frais mensuels de stockage hors site
552.50 $ (ou 6,630 XNUMX $ annuellement)

Fournitures de papier
24 boîtes de papier/an x 45.50 $ x 50 % de remise commerciale = 546 $

Contrat/maintenance imprimante
Contrats de 5,200 20 $/an x 1,040 % de remise commerciale = XNUMX XNUMX $

Superficie carrée x nombre de classeurs
20 $/an/pied carré x armoire de 7 pieds carrés x 10 armoires = 1,400 XNUMX $

Temps de reproduction des documents chaque jour
2 commis AP (18 $/heure x 30 min/jour) x 20 jours/mois = 360 $/mois ou 4,320 XNUMX $ annuellement

11,690 XNUMX $ d'économies annuelles sur l'impression et le stockage, même en incluant les remises commerciales courantes

COÛT DU FLUX DE TRAVAIL MANUEL

Un autre exemple de la façon dont l'argent pourrait être économisé est la réduction ou même l'élimination du flux de travail manuel. De la même manière que l'évaluation et le partage de documents coûtent de l'argent supplémentaire à votre entreprise en raison du temps que les employés y consacrent, le flux de travail manuel de transfert de documents entre les bureaux et vers et depuis les installations de stockage est également très coûteux. Les entreprises peuvent facilement économiser jusqu'à 39,000 XNUMX $ supplémentaires par année éliminant les coûts directs liés au déplacement des documents papier et le temps du personnel nécessaire pour diriger et approuver manuellement la destination des documents.

Déterminer si cela vous convient

Dans cet exemple, l'entreprise a été citée 45,381.60 90,000 $ avec un coût supplémentaire pour les services qui était à déterminer. Les services étant estimés à peu près au même prix que le logiciel, ce qui est assez courant, le coût total de la solution de gestion de documents serait d'environ XNUMX XNUMX $. À première vue, cela peut sembler intimidant, mais avec les trois exemples de réduction des coûts illustrés, l'entreprise aurait économisé 86,786 XNUMX $ par an, ce qui signifie que leur solution aurait essentiellement rentabilisé en un an avec un ROI de 4.3%.

La gestion des documents offre une grande commodité avec un accès facile aux documents, au stockage numérique et au partage de fichiers, tout en vous aidant à automatiser vos processus métier et à les faire entrer dans l'ère de la technologie. Cependant, pour décider s'il s'agit du bon investissement pour votre entreprise, vous devez tenir compte du retour sur investissement du logiciel et de l'impact financier qu'il aura. Les calculs pour anticiper le retour sur investissement peuvent sembler écrasants avec tant de détails à prendre en compte, mais c'est là que votre partenaire de solutions peut être mis à profit. Idéalement, vous devriez explorer les options de votre solution de gestion de documents avec votre fournisseur de solutions ERP, comme La Compagnie de Solutions (veuillez excuser la prise), car ils seront en mesure d'offrir le meilleur aperçu de l'intégration avec votre ERP et quelle solution offrira le plus d'avantages à votre entreprise.

* Données de PricewaterhouseCoopers