Résoudre l'énigme des comptes fournisseurs : comment les principales organisations à but non lucratif maximisent l'efficacité financière
Au cours de nos 26 années d'activité, nous avons appris que les organisations à but non lucratif sont censées faire plus avec moins : des marges extrêmement minces, des ressources d'équipe restreintes ou une forte dépendance à l'égard des bénévoles, la conformité légale et une gestion financière avancée, tout en essayant de conserver le plus de financement possible pour réaliser leur objectif : aider leur communauté.
L'automatisation consiste à faire plus avec moins, donc l'automatisation des comptes fournisseurs (AP) est un excellent moyen pour les organisations à but non lucratif de réduire les heures manuelles que votre personnel passe à s'occuper de la facturation, ce qui leur donne plus de temps pour se concentrer sur le travail important pour lequel ils ont été embauchés. Dans l'article d'aujourd'hui, nous aborderons les avantages de l'automatisation des points d'accès pour les organisations à but non lucratif. En savoir plus pour découvrir comment l'automatisation AP peut aider votre équipe :
- Réduisez le temps passé à effectuer des paiements sortants
- Limitez le nombre d'erreurs liées au paiement manuel
- Éliminez l'effort requis pour saisir les informations de paiement du fournisseur
- Restez en conformité fiscale, sans effort
Pourquoi l'automatisation AP pour les organisations à but non lucratif ?
Quel que soit votre secteur d'activité, l'automatisation des tâches manuelles peut vous faire gagner du temps et, par extension, de l'argent. Cela ne veut pas dire que les organisations à but non lucratif peuvent automatiser toutes les tâches à tous les niveaux. L'industrie a des normes spécifiques et rigoureuses qui doivent être suivies, l'automatisation doit donc être effectuée avec soin. Vous devez maintenir la responsabilité et la transparence, à la fois d'un point de vue juridique et parce que les donateurs l'attendent de vous. C'est pourquoi la fonction d'automatisation AP est un excellent candidat pour l'automatisation.
Avantages de la rationalisation des points d'accès
En employant l'automatisation dans votre opération AP, l'impact peut être mesuré de plusieurs façons. Nous avons déjà mentionné que l'automatisation peut réduire les heures du personnel qui seraient normalement consacrées au traitement, à la lecture, au classement et au suivi des factures, sans parler du temps passé à rechercher les approbateurs pour les signatures sur les chèques papier. L'automatisation réduit la nécessité pour votre équipe comptable de brûler l'huile de minuit juste pour que tout soit fait. Clôturer votre mois/trimestre/année devient une évidence plutôt qu'une épreuve.
En plus de cela, il y a le coût élevé des matériaux physiques qui s'envolent de vos étagères à la fin de l'année : papier, enveloppes, encre, timbres et toutes les fournitures connexes. Ce coût est considérablement réduit en se concentrant sur la gestion numérique des points d'accès. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un coût difficile, il convient de noter que ce changement vous aide également à faire évoluer votre organisation à but non lucratif vers un modèle plus durable et respectueux de l'environnement.
Avec les approbations numériques des transactions AP automatisées, il n'est plus nécessaire de chasser physiquement les approbateurs pour les signatures et les approbations. Ils recevront des notifications en déplacement et approuveront au fur et à mesure que les transactions entrent. Les flux de travail d'approbation peuvent être configurés pour quelque chose qui fonctionne pour votre organisation, non seulement en supprimant l'intervention manuelle qui est souvent nécessaire dans les processus analogiques, mais également en mettant en place des mesures qui peuvent aider atténuer les risques de fraude ou de simulation par de mauvais acteurs extérieurs. L'acheminement conditionnel signifie que les factures d'un fournisseur particulier ou d'un certain montant peuvent être envoyées à la bonne personne, telle que définie par vous dans le système. Par exemple, toutes les factures de plus de 20,000 1 $ ou d'un fournisseur de niveau XNUMX doivent être approuvées par le directeur financier.
Les organisations à but non lucratif font souvent l'objet d'un examen minutieux pour l'argent qu'elles dépensent. En raison d'exigences rigoureuses en matière de rapports, les membres du public peuvent passer les dépenses au peigne fin. Les fonctionnalités de marquage et de synchronisation automatisée des paiements aident à identifier où l'argent est allé. Il facilite la préparation de votre déclaration annuelle, vous évitant ainsi les heures de travail nécessaires à la catégorisation manuelle des paiements et à la préparation des rapports.
Pourquoi Tipalti et Sage Intacct?
Il est important pour les organisations à but non lucratif d'avoir une visibilité sur l'ensemble de leurs flux de trésorerie entrants et sortants via un ERP conçu pour les associations. La visibilité en temps réel et le marquage avancé facilitent la compréhension de votre situation financière au jour le jour, ce qui peut faciliter les audits. Sage Intacct pour la comptabilité à but non lucratif vous aide à gérer tous les composants, avec des rapports multi-entités, des balises avancées et la reconnaissance des revenus dès le départ. Si vous travaillez avec des subventions conditionnelles, Sage Intacct facilite le suivi des informations sur la destination de cet argent et sur l'état de vos conditions à tout moment.
Pourquoi les meilleures organisations à but non lucratif utilisent Automate AP :
Au Canada, les organismes sans but lucratif et les organismes de bienfaisance ne paient pas d'impôts. Ils doivent toutefois soumettre une déclaration de renseignements chaque année. S'ils achètent certaines fournitures auxquelles s'applique une taxe de vente, ils peuvent avoir droit à un remboursement sur cette taxe payée. Garder une trace de toutes les factures, y compris le montant de la taxe de vente payée, est essentiel pour recevoir ce remboursement. La compilation manuelle de ces informations est fastidieuse et laborieuse. En utilisant le Sage Intacct ainsi que Tipalti L'intégration signifie que lorsqu'une facture arrive, la taxe de vente peut être reconnue par OCR (Optical Character Recognition), qui se synchronise ensuite avec vos principaux états financiers. Utilisant Sage IntacctGrâce au puissant générateur de rapports d' avec des champs standard et personnalisés, vous pouvez exporter les informations dont vous avez besoin pour produire vos déclarations en une fraction du temps qu'il vous faudrait normalement pour le faire manuellement. Ce type de rapport aide les donateurs et les bailleurs de fonds à évaluer les organisations et aide également l'équipe de développement des fonds à trouver les meilleurs intendants de leurs contributions.
Avec des configurations prêtes pour le monde entier, Sage Intacct et Tipalti peut vous aider à maintenir la conformité dans plusieurs pays tout en garantissant le respect de vos obligations, tout en vous laissant plus de capital pour mener à bien votre mission. Tipalti assure la pérennité de vos opérations AP mondiales en fournissant des capacités AP de bout en bout pour les entreprises multi-entités sur une seule plate-forme, aidant les services financiers à gérer la croissance et à évoluer de manière conforme. Cela inclut le reporting à votre configuration multi-entités dans Sage Intacct.
Le pouvoir de Sage Intacct + Tipalti :
Tipalti facilite l'intégration de nouveaux fournisseurs en leur offrant un portail en libre-service. Ils peuvent ajouter des détails sur les fournisseurs qui sont automatiquement validés sur place, vous assurant ainsi de toujours disposer de toutes les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Les fournisseurs peuvent utiliser le portail pour soumettre des factures directement, consulter
l'historique des paiements passés et gérer leurs informations en ligne. Le logiciel intelligent de Tipalti peut identifier les opportunités où les montants à payer peuvent être payés plus tôt en échange d'une remise, ce qui permet à votre organisation d'économiser de l'argent.
L'intégration facilite également le rapprochement des cartes de crédit, vous permettant de faire correspondre les paiements par carte de crédit avec les détails de la facture de manière transparente, d'une simple pression sur un bouton. Sage Intacct maintient automatiquement vos sous-livres et votre grand livre synchronisés en temps réel, de sorte que vous avez toujours un accès instantané aux résumés et aux soldes ainsi qu'aux détails des transactions.
Cela signifie que les flux de travail deviennent très peu tactiles. Par exemple, disons qu'une facture PDF est envoyée à votre adresse désignée. Cette facture est automatiquement ouverte et lue. Tous les détails sont extraits du PDF et entrés dans votre Sage Intacct grand livre comme sortant. Le système vérifie les détails et achemine la facture à la bonne personne pour approbation. L'agrément est ici la première touche humaine. Une fois approuvé, Tipalti peut suggérer un paiement anticipé pour une remise. Les paiements par carte de crédit dans vos dépenses peuvent être mis en correspondance avec les détails de la facture, ce qui réduit les erreurs et le temps passé par le personnel sur les rapprochements. Les détails fiscaux sont collectés et deviennent des éléments indexables qui peuvent facilement être extraits au moment de votre rapport annuel. Comme pour tout dans Sage Intacct, cela rend les audits normaux pour le cours. Toutes vos subventions et tous les fonds provenant de parties prenantes externes sont comptabilisés et identifiés à travers toutes vos activités. Tipalti prend en charge les champs standard et personnalisés Intacct, ce qui permet de générer des rapports visuels en temps réel et perspicaces sur vos activités AP en quelques secondes, et non en plusieurs jours.
Toute cette automatisation des AP facilite non seulement la vie des membres de votre service comptable, mais vous permet également de faire évoluer rapidement votre organisation sans avoir à augmenter le nombre de vos employés, ce qui vous laisse plus de temps pour accomplir votre mission et prendre soin de vous. de votre communauté.