Que rechercher dans les systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH) ?
Lorsque les petites et moyennes entreprises cherchent à se développer, elles oublient souvent de chercher à améliorer Des ressources humaines processus et systèmes. La droite Logiciel de gestion RH, cependant, peut aider l'équipe RH à mieux contrôler les données des employés, à optimiser la productivité, à planifier l'avenir et, en fin de compte, à fournir une meilleure contribution stratégique à la direction et aux dirigeants.
Les points suivants décrivent ce qui rend un SIRH (solution de gestion des ressources humaines) adapté à une entreprise en pleine croissance.
1. Confidentialité et sécurité des données
Comme il incombe à l'employeur de protéger les données personnelles des employés et de s'assurer que les informations ne sont pas utilisées à mauvais escient. Investir dans un Système de gestion des ressources humaines est une étape importante pour s'assurer que les données des employés sont protégées par des fonctions de sécurité robustes. Il existe deux types de fonctionnalités de sécurité en ce qui concerne les systèmes de ressources humaines. Les premiers sont ceux qui protègent les données contre les menaces extérieures, comme les pirates ou les voleurs d'identité, et les seconds sont ceux qui protègent contre l'accès aux informations par des utilisateurs non autorisés.
En plus des défenses dont disposent déjà vos systèmes, les systèmes HRMS s'appuient sur le cryptage et la sécurité dynamique basée sur les rôles pour protéger les données des employés, où différents niveaux d'une organisation ont un accès spécifiquement limité aux informations dont ils ont besoin. Cela garantit la conformité aux lois telles que HIPPA tout en protégeant les informations personnelles et les avantages.
Les entreprises qui sous-traitent certaines fonctions RH telles que la paie doivent tenir compte des risques, tels que la présence de vos données dans les systèmes d'une autre entreprise et la fraude, associés à l'envoi électronique d'informations sur la paie à une société tierce. Systèmes de gestion des ressources humaines qui viennent avec la fonctionnalité de paie offrent un moyen plus sûr (et abordable) de traiter la paie en sécurisant les données derrière l'accès par mot de passe et en stockant les informations sur votre matériel interne.
2.Facilite la vie des employés
Le personnel des RH n'est pas le seul à avoir besoin d'accéder aux informations conservées dans le SGRH. Un Solution SIRH avec Employee-Self-Service donne accès à ces informations aux bons employés sans perturber le travail du service RH.
Non seulement les employés peuvent accéder à leurs propres informations privées, mais leurs responsables le peuvent également. La fonctionnalité ESS (libre-service des employés) réduit considérablement les temps de traitement et d'attente pour les demandes d'informations telles que l'accès aux talons de paie, l'historique de paie, les congés, les informations personnelles sur les ressources humaines et les contacts, les documents, etc., qui sont tous conservés dans la base de données du Solution SIRH. Avec une solution HRMS, les employés peuvent y accéder à tout moment, ce qui aide l'entreprise à devenir plus agile.
Capture d'écran de Sage SGRH.
3.Outil stratégique de gestion
Toutes les solutions logicielles d'entreprise doivent fonctionner comme un outil qui aide à mettre en œuvre la stratégie d'une entreprise, et un Solution SIRH n'est pas différent. Par conséquent, une solution logicielle HRMS doit être capable d'extraire les bonnes informations, de les organiser dans un rapport et de les transmettre rapidement aux bonnes personnes.
La droite solution logicielle est celui où les rapports sont faciles à générer et fournissent des informations exploitables à la direction. Il doit à la fois conserver des informations statiques mais collecter des éléments dynamiques liés à la tenue des dossiers des employés pour garantir la conformité aux réglementations gouvernementales. Votre système doit fournir des rapports à la demande tels que les avantages, la rémunération, les congés, les congés, les compétences et l'éducation, l'équité salariale, etc.
Ces rapports sont cruciaux en cas de poursuites, d'audits et d'inspections, qu'un système HRMS peut être conçu pour prendre en compte, tout en mettant à jour les nouvelles lois RH qui sont mises en place. Un système HRMS régulièrement mis à jour devrait s'en occuper pour la plupart des entreprises.
4.Facilite la communication
L'exactitude des informations transmises est l'un des éléments clés d'une bonne communication. Un système HRMS offre une structure centralisée où les entreprises peuvent conserver un enregistrement unique des informations sur leurs employés. Cela élimine les litiges et les enregistrements inexacts conservés par les différents départements, et facilite la double saisie de données.
D'un point de vue plus pratique, un Solution SIRH devrait faciliter la communication entre les RH et les employés. Certains systèmes HRMS permettent aux RH de configurer des alertes par e-mail et de fournir des informations via des gadgets en ligne, informant les employés, les responsables, les RH et le personnel de la paie lorsque quelque chose nécessite une attention particulière. Nous avons mentionné la fonctionnalité Employee Self Service, qui est également un moyen d'améliorer la transparence et l'efficacité de la communication au sein d'une entreprise, certaines solutions HRMS offrant même ESS 24/7 via un portail en ligne.
5. Gagne du temps
Une grande quantité de temps est perdue lorsque les employés doivent perturber les employés des RH pour accéder à l'information. Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, une solution avec la fonctionnalité Employee Self Service peut grandement aider à rendre la communication plus transparente et efficace.
Un système HRMS offre également une gestion améliorée des données, avec une base de données centralisée pour la paie, l'administration du personnel, l'analyse, la gestion du cycle de vie des employés et d'autres informations, il permet de gagner du temps chaque fois que quelqu'un a besoin d'accéder à ces informations et de les utiliser. Ceci est important lors de l'intégration d'un système HRMS avec d'autres systèmes tels que la paie ou la planification des ressources d'entreprise (ERP).
Intégration ERP peut être un gain de temps particulièrement important, non seulement pour le service RH mais aussi pour l'ensemble de l'entreprise. L'intégration d'une solution RH à un ERP ou à un système comptable assure la création automatique des postes du grand livre et des données de rapprochement bancaire, ainsi que le reporting financier. Avec le bon système ERP, les données HRMS peuvent être extraites et utilisées pour la prise de décision de niveau supérieur.
Le choix d'investir dans une solution HRMS dépendra du niveau de sophistication dans lequel se trouve une entreprise. Une entreprise en pleine croissance ressentira sans aucun doute la douleur de conserver manuellement les informations et processus RH importants tout en ne tirant pas parti du HRMS en tant qu'outil stratégique de gestion. et faciliter le travail des employés. Pour en savoir plus sur les solutions SIRH, visitez notre Sage Page SIRH.