Qu'est-ce que l'EDI ? Comment fonctionne l'EDI ? Quels sont les avantages de l'EDI ?

EDI = échange de données informatisées. rédéfinition : Échange d'ordinateur à ordinateur de documents commerciaux standard tels que les bons de commande, les factures, les niveaux de stock et les avis d'expédition.

Les solutions logicielles EDI facilitent l'échange de documents commerciaux et de données sur une variété de plates-formes et de programmes. Ce qui était auparavant des processus manuels qui utilisaient des appels téléphoniques, des fax ou du papier pour la communication entre les entreprises commandant ou vendant des marchandises, se fait désormais via EDI. Il réunit les fabricants, les distributeurs et les détaillants, à travers leurs systèmes d'information, dans un réseau interentreprises mondial.

 Comment fonctionne l'EDI ?

Toutes les informations de votre entreprise sont stockées dans votre système ERP, telles que les détails liés aux achats, aux niveaux de stock, à la facturation, à l'expédition, etc. Des solutions EDI comme Mapadoc or Édisoft intégrer avec votre Sage Système ERP, accédant et utilisant les informations nécessaires pour créer les documents dont vous avez besoin pour faire affaire avec d'autres entreprises.

Vos fournisseurs et vos clients ont des exigences spécifiques quant à la façon dont ils font des affaires. Des choses comme les adresses de livraison, la tarification unique, etc., qui sont déterminées lorsqu'une transaction est conclue et doivent être prises en compte lors des transactions. Ce sont ces données qui sont utilisées par les solutions EDI pour faciliter les échanges entre entreprises.

L'EDI utilise la norme de données (ANSI ou EDIFACT) pour s'assurer que les demandes d'une partie sont compatibles avec le système d'information du fournisseur afin que le fournisseur puisse exécuter les commandes passées. Il aide les entreprises qui font des affaires entre elles, en particulier les fournisseurs qui peuvent toujours répondre aux exigences et aux conditions de leurs clients, comme les détaillants et les distributeurs.

Tout cela est organisé lors de la mise en œuvre du logiciel EDI, lorsque les champs sont mappés les uns aux autres afin que les données pertinentes soient utilisées. Lorsqu'une demande est reçue, les données sont converties pour s'adapter au système du destinataire et les informations cruciales pour la transaction sont utilisées pour générer tous les documents entrants et sortants.

Comment l'EDI profite-t-il aux entreprises ?

S'appuyer sur des processus manuels pour s'assurer que les conditions d'un accord sont remplies est un processus lourd et évidemment sujet aux erreurs. Une solution EDI remplacera de nombreux processus manuels par des transactions automatisées, en mettant en place un réseau de communication entre les systèmes d'une chaîne d'approvisionnement.

La croissance des solutions logicielles EDI ressemble beaucoup à celle d'autres systèmes logiciels d'entreprise comme l'ERP. Autrefois un luxe des grandes entreprises, il a fait son chemin entre les mains des petites et moyennes entreprises. Il diffère, cependant, en ce qu'un grand partenaire commercial, détaillant ou distributeur impose souvent l'EDI comme exigence aux membres de sa chaîne d'approvisionnement. Alors, être en mesure de commercer avec de grandes entreprises qui exigent que leurs partenaires disposent d'une solution EDI pour les transactions est l'avantage global de la mise en œuvre du logiciel. À plus petite échelle, le logiciel EDI améliore également l'efficacité d'une petite et moyenne entreprise en pleine croissance.   

Avantage #1 – Gain de temps et amélioration de la vitesse 

Certains des avantages des solutions EDI sont assez simples. La rapidité avec laquelle les informations circulent avec les systèmes EDI en est un exemple clair. Avec une solution EDI, les commandes entrantes sont créées automatiquement, sans intervention de l'utilisateur ni perte de temps des employés.

Il n'y a pas de retards dus à des fuseaux horaires différents ou à la nécessité de familiariser une personne avec le terme au téléphone. Pas de télécopies ni de traces écrites, ce qui entraîne un meilleur flux de trésorerie, un cycle d'achat-vente plus rapide, des délais d'exécution plus courts et des stocks réduits.

Avantage #2 – Précision et élimination des erreurs manuelles

La fiabilité des informations échangées entre les entreprises s'améliore avec une solution EDI. Les entreprises constatent une réduction des erreurs en éliminant la saisie manuelle et en double des données. Avec l'accès aux données des systèmes ERP, les solutions EDI servent non seulement de support dans lequel les informations circulent, mais garantissent également que les informations consultées et reçues sont non seulement exactes, mais que les conditions des transactions sont remplies.

Cela améliore les relations avec les partenaires commerciaux, minimise les rétrofacturations coûteuses, les retards de livraison ou les prix incorrects des produits.

Avantage #3 – Sécurité et simplicité

La normalisation des données au sein de vos systèmes aidera votre personnel informatique et vos employés à savoir où les trouver. La génération automatique de bons de commande, de factures, de rapports d'expédition, etc. simplifiera également le travail du personnel de vente et de l'entrepôt.

 Les solutions EDI sont configurées pour n'être accessibles qu'aux utilisateurs autorisés prédéfinis, équipées de pistes d'audit et d'archives pour suivre l'utilisation et assurer la sécurité. Avec des confirmations électroniques pour assurer la réception des documents entre les parties, il apporte de la transparence dans les relations commerciales.

L'intégration de l'EDI à votre système ERP peut apporter d'autres avantages, car d'autres processus métier peuvent être cartographiés et automatisés. Une entreprise à la recherche d'EDI est une entreprise qui est sur la bonne voie de croissance et peut trouver d'autres avantages en investissant dans des solutions logicielles d'entreprise.