ERP intelligent : mythe ou réalité ? Partie 2 sur 4 - Un aperçu de la dématérialisation au sein de l'entreprise
« Going Paperless » est un terme dont nous entendons parler de plus en plus dans les conversations relatives à la planification des ressources d'entreprise (systèmes ERP) et aux logiciels d'entreprise en général. Alors que les solutions qui permettent aux entreprises de se passer du papier deviennent de plus en plus prédominantes, nous avons « emprunté » une série de blogs à Sage ERP X3 pour explorer le problème. J'espère que vous apprécierez cette introduction aux ERP intelligents.
Par Isabelle Saint-Martin, Responsable Marketing Produit ERP, Sage Europe du marché intermédiaire
Ceci est le deuxième de ma série de quatre articles de blog sur l'ERP intelligent et son impact sur les entreprises.
Gestion collaborative, environnements dématérialisés et processus de workflow pour une circulation optimisée des données
Historiquement confinée à certains secteurs à fort flux de données, sans papier est aujourd'hui d'une importance capitale pour toutes les entreprises et va de pair avec les tendances liées à l'usage. A côté de l'ERP qui gère les données structurées, il faut maintenant prendre en compte les données non structurées et les interconnexions avec les systèmes basés sur des documents. En parallèle, l'évolution des processus et des modes d'organisation, notamment la prédominance du mode projet ouvre la dimension de la collaboration transversale dans des espaces d'échanges partagés via des portails.
Ces changements, ainsi que la croissance du bureau sans papier et les exigences de traçabilité plus strictes ont eu un impact sur l'ERP. Au-delà de la connexion des utilisateurs aux systèmes d'information, il s'agit désormais de faciliter les interactions, d'optimiser le partage des données et des documents et d'assurer l'archivage des preuves des transactions.
Appliqué aux processus internes et externes d'une entreprise, workflows rationaliser les opérations de gestion et fluidifier les flux d'informations tout en simplifiant les contrôles. La configuration du workflow permet de s'adapter à la spécificité des pratiques d'une entreprise. Cette automatisation rationalise les processus qui impliquent traditionnellement la gestion d'un grand nombre de documents.
Les entreprises peuvent initier l'envoi d'e-mails et de pièces jointes où les destinataires peuvent agir en cliquant simplement sur un lien. Par exemple, pour approuver ou rejeter une demande d'achat.
L'intégration d'un système de gestion documentaire dans une solution ERP renforce sa pertinence ; les documents associés peuvent être indexés et stockés en toute sécurité dans un « coffre-fort numérique » approprié et mis en relation avec la documentation de gestion.
Les entreprises manifestent un vif intérêt pour la dématérialisation, notamment en termes de numérisation des documents entrants et de solutions de rapprochement automatisé/assisté, de référencement des documents sortants et d'autres techniques permettant d'assurer la valeur probante des documents, par exemple les signatures numériques. L'ERP peut répondre à ces besoins via des outils intégrés ou des outils externes interconnectés. Cependant, encapsuler de telles solutions dans un ERP nécessite une ouverture technique exceptionnelle afin d'assurer la connectivité des applications à des niveaux logiciels inférieurs.
Pour plus d'informations sur Sage Solution GED ERP X3, cliquez ici
Lisez mon premier blog de cette série sur prise de décision réactive.
Précédemment posté sur Sage Blogue ERP X3.