Pourquoi les entreprises n'utilisent pas efficacement les logiciels RH

Les ressources humaines (RH) sont les rouages ​​qui permettent à une organisation de rester sur la bonne voie et d'aller de l'avant. Ils s'assurent que les bons employés sont embauchés dans votre entreprise et trouvent l'équilibre entre les objectifs de l'entreprise et les objectifs des employés, dans le but de garder les employés heureux et investis dans l'entreprise. Même s'il existe des logiciels spécialement conçus pour répondre aux besoins uniques des RH, les logiciels commerciaux généraux tels que Microsoft Office, Microsoft Dynamics et SAP restent les outils les plus couramment utilisés par les RH. De plus, même si les organisations disposent d'un logiciel spécifique aux RH, elles signalent des obstacles qui les empêchent de l'utiliser à leur plein potentiel.

Il existe des preuves claires de la valeur que les solutions RH apportent à une organisation, alors qu'est-ce qui empêche les entreprises d'investir dans le logiciel RH ou, si elles l'ont déjà, de l'utiliser correctement ?

Obstacles à l'utilisation efficace d'un logiciel spécifique aux RH

Lorsque les organisations disposent d'un logiciel spécifique aux RH, à quoi servent-elles ? Les organisations de l'Ouest canadien ont déclaré utiliser un logiciel spécifique aux RH pour :

  • 27% recrutent ou embauchent
  • 23 % pour le libre-service des employés
  • 22 % pour les dossiers de performance et la gestion
  • 20% pour la gestion des absences

Le logiciel RH est conçu spécifiquement pour rendre la gestion de ces tâches simple et facile, et avec tant d'organisations qui se tournent vers d'autres outils pour accomplir leurs tâches, il est important d'en comprendre les raisons.

Difficulté d'intégration

L'un des plus grands obstacles rencontrés par les organisations pour utiliser efficacement leur logiciel spécifique aux RH était la difficulté d'intégrer le logiciel RH à d'autres logiciels d'entreprise, ce qui a été signalé par 21 % des répondants. Ce problème est particulièrement pertinent pour les grandes organisations car elles sont plus susceptibles d'utiliser des logiciels d'entreprise complexes et personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de leur organisation et de leur secteur.

Par conséquent, cela rend l'intégration beaucoup plus compliquée, surtout si l'intégration d'une solution RH n'a pas été prise en compte lorsque l'organisation Planification des ressources d'entreprise (ERP) a été sélectionné et mis en œuvre. Si votre logiciel RH n'est pas correctement intégré à vos autres solutions, il sera difficile de profiter de tous les avantages que le logiciel a à offrir. Ce n'est pas parce qu'une solution RH ne s'intègre pas à vos autres logiciels d'entreprise qu'aucune d'entre elles ne le fera ; il est important de trouver la solution qui convient le mieux.

Coût de personnalisation

Le retour sur investissement (ROI) de votre logiciel RH dépend de sa configuration. Ce concept peut être difficile pour les organisations, avec jusqu'à 24 % d'entre elles déclarant que la quantité et le coût de la personnalisation/configuration requises rendaient difficile pour elles l'utilisation de leur solution RH à sa pleine capacité. La personnalisation peut parfois coûter cher et peut malheureusement dissuader les organisations de configurer leur logiciel RH de la manière dont elles en ont vraiment besoin pour fonctionner. Bien que les solutions de contournement avec d'autres outils dont vous disposez puissent sembler être une bonne option à court terme, il est facile d'ignorer le retour sur investissement (ROI) du logiciel RH configuré pour que vous puissiez utiliser tout ce qu'il a à offrir. Si vous ne personnalisez pas la solution en fonction de vos besoins, cela peut entraîner des tâches simples nécessitant des processus longs et compliqués.

Bien que les coûts initiaux de personnalisation du logiciel RH puissent sembler élevés, le temps que votre organisation gagnera en combinaison avec l'accès à de nouveaux outils RH spécialisés se traduit généralement par un retour sur investissement intéressant. Parmi les entreprises de l'Ouest canadien qui utilisent des logiciels spécifiques aux RH, 77 % ont déclaré être satisfaites de leur retour sur investissement.

Amélioration des informations et des rapports

La bénéficier d'un logiciel RH est que vous pouvez accomplir toutes vos tâches RH principales sous une seule solution, ce qui se traduit par une quantité incroyable de données de grande valeur que vous pouvez analyser pour mieux comprendre votre organisation. Le logiciel RH comprend également des fonctionnalités de rapport pointer-cliquer afin que vous puissiez sélectionner vos mesures et créer des rapports détaillés en quelques minutes, au lieu d'avoir à exporter et créer manuellement des dépôts dans Excel. Cela vous fera gagner du temps, améliorera la fiabilité de vos données et, en fin de compte, vous aidera à mieux utiliser vos données.

Confidentialité et sécurité des données

Les RH traitent les données personnelles des employés, il est donc important que les informations soient protégées. La gestion des informations sur les employés dans des feuilles de calcul Excel peut les rendre vulnérables et exposées, tandis que l'utilisation d'une solution RH vous donne accès à des fonctionnalités de sécurité robustes qui protègent vos données des menaces extérieures (telles que les pirates) et des utilisateurs internes non autorisés.

Améliore la communication

Un logiciel RH fournit un emplacement centralisé pour toutes vos données liées aux RH à gérer et les processus à compléter. Lorsque votre service RH utilise plusieurs systèmes et outils pour ses tâches, les processus prennent plus de temps qu'ils ne le devraient et le risque de données inexactes est beaucoup plus élevé. Le logiciel RH facilite une meilleure communication entre les RH et les employés, des enregistrements plus fiables et une amélioration de l'efficacité des processus.

Même si vous disposez d'un logiciel RH, il existe des obstacles qui peuvent vous empêcher d'utiliser la solution efficacement, mais il est important de garder à l'esprit l'avenir. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, les solutions de contournement deviendront moins gérables et réalisables, et donner à votre équipe RH les outils dont elle a besoin pour accomplir ses tâches de manière optimale et précise aidera votre entreprise à prospérer. Si vous choisissez un logiciel RH qui s'intègre à vos solutions d'entreprise actuelles et que vous prenez le temps de configurer correctement la solution, vous pouvez profiter de tous les avantages à long terme et du retour sur investissement significatif qu'il a à offrir.

Identifier: Rapport sur les tendances des RH dans l'Ouest canadien – Printemps 2017 par Torch Research