Les 5 meilleures façons Sage 300 est idéal pour les Premières Nations
Premières nations ont des exigences distinctes et uniques en ce qui concerne la fonctionnalité de leurs systèmes internes. Sans même tenir compte de la possibilité de gérer plusieurs entreprises sur leurs terres, afin de gérer des choses comme l'adhésion, plusieurs emplacements, différents types d'entreprises de services et le financement gouvernemental, les bandes des Premières Nations ont besoin de plusieurs des mêmes caractéristiques qu'une entreprise. Une solution de planification des ressources d'entreprise (ERP) permet aux Premières Nations de remplacer plusieurs systèmes, feuilles de calcul et bases de données déconnectés par un seul système intégré qui fournit tous les outils, la flexibilité et le contrôle nécessaires pour gérer leurs besoins et leurs exigences comptables. Sage 300 (anciennement connu sous le nom d'Accpac) est un ERP qui est particulièrement adapté pour répondre aux besoins des Premières Nations, et avec l'avantage supplémentaire d'une conception flexible, les Premières Nations peuvent commencer petit et à mesure que leurs besoins grandissent et changent, elles peuvent étendre les fonctionnalités de Sage 300 pour les accueillir.
D'après notre expérience de travail avec plusieurs entreprises autochtones à travers le Canada, au cours de nombreuses années, nous avons identifié les 5 meilleures façons Sage 300 est idéal pour les Premières Nations :
1. RAPPORTS FINANCIERS
L'une des exigences du financement public est la tenue de registres et de rapports financiers détaillés. La majorité des bandes des Premières Nations ont une combinaison de différents emplacements et de plusieurs types de services, tels que les services de santé, les services à la famille et à l'enfance ou les services de logement, et rassembler les dossiers financiers de plusieurs segments en un seul endroit pour des rapports financiers précis est un grand défi.
Les fonctionnalités de reporting financier dans Sage 300 sont complets, ce qui rend la gestion financière plus rapide, plus facile et plus précise pour les clients des Premières Nations. Il permet plusieurs segments de compte du grand livre général afin que les Premières nations puissent facilement suivre et gérer différentes entreprises de services, emplacements ou même entreprises. Au moment des rapports financiers, le grand livre général et les informations sur les transactions de chacun de ces segments de compte peuvent être fusionnés en un seul grâce à la fonction « Consolidation du grand livre général », permettant aux entreprises autochtones d'avoir une image complète de leur situation financière.
Les fonctions standard de reporting financier dans Sage 300 sont déjà étendus, mais si les Premières Nations ont besoin d'un plus large éventail de fonctionnalités de rapport, elles peuvent activer le Sage Intelligence add-on pour accéder à plus de fonctionnalités de génération de rapports et d'automatisation de la distribution des rapports.
2. SUIVI DES INFORMATIONS
L'un des plus grands défis auxquels sont confrontées les Premières Nations est d'avoir un système en place qui peut suivre une gamme variée d'informations accessibles à travers divers emplacements et segments de services. Avant de mettre en œuvre un ERP, la plupart des Premières Nations ont des informations importantes stockées dans plusieurs systèmes différents qui sont gérés par plusieurs personnes, ce qui rend le suivi des informations à la fois chronophage et peut-être inexact.
Sage 300 permet aux Premières Nations de suivre les données dans une base de données intégrée accessible à tous les utilisateurs. L'une des nombreuses façons dont les organisations autochtones peuvent utiliser Sage 300 est en utilisant le Sage Fonctionnalités de projet et d'établissement des coûts. Par exemple, certains financements gouvernementaux exigent que les Premières Nations aient une formation spécifique, qui peut être suivie dans Sage 300 en créant des "tâches de projet" pour chaque personne et en suivant les événements et les informations en tant que "transactions". Dans Job Costing, les champs "Transaction et Facultatif" peuvent être ajoutés pour fournir plus d'outils de suivi des informations. Toutes les informations suivies peuvent être utilisées pour fournir des rapports détaillés qui peuvent être soumis au gouvernement comme preuve d'éligibilité au financement. Les transactions peuvent également être utilisées pour gérer des projets de logement et d'autres services de la même manière, en fournissant un emplacement central pour la collecte et la maintenance des informations.
3. PAIE
Plus souvent qu'autrement, la personne ou les personnes qui s'occupent de la paie des Premières Nations ne sont pas des comptables dévoués, ils portent normalement plusieurs casquettes et ont de nombreuses responsabilités. Cela signifie qu'ils n'ont ni le temps ni les ressources nécessaires pour consacrer d'innombrables heures à essayer d'apprendre un système complexe. Sage 300 Payroll est à la fois simple à utiliser et facile à apprendre afin que les Premières Nations puissent passer à la nouvelle solution sans douleur.
Paie en Sage 300 est également très flexible, ce qui signifie qu'il peut être configuré pour répondre aux besoins uniques des Premières Nations. Un exemple précis des avantages de la configuration flexible de la paie est la possibilité de déclarer correctement les gains des Indiens inscrits sur le T4 (case 71).
4. INTÉGRATION FLEXIBLE
Bien que la majorité des informations et des processus puissent être déplacés vers Sage 300 directement, de nombreuses bandes et entreprises des Premières nations ont des programmes d'application personnalisés qui ne peuvent pas être remplacés par un ERP. Sage La structure ouverte de 300 lui permet d'être intégré à d'autres programmes d'application personnalisés des Premières Nations permettant, par exemple, d'importer des transactions ou de visualiser des champs d'information dans le Sage base de données. Cela permet aux Premières Nations d'accéder à toutes leurs informations importantes par l'intermédiaire de leur Sage 300 ERP, plutôt qu'à plusieurs endroits, et créer des rapports basés sur toutes leurs données, et pas seulement sur certaines d'entre elles.
Les inspections régulières contribuent également à la sécurité des passagers. En identifiant et en traitant les risques potentiels pour la sécurité, tels que des freins usés, un éclairage défectueux ou le remplacement du revêtement de sol, les inspections permettent de réduire le risque d'accidents et de blessures et d'améliorer la sécurité générale du service. Les inspections régulières sont un moyen concret de mettre en valeur l'engagement des prestataires de services de transport en faveur du bien-être des passagers et des conducteurs. Sage offre une large gamme de modules de base et d'add-ons qui peuvent être utilisés pour personnaliser Sage 300 pour offrir les combinaisons uniques d'outils et de fonctionnalités que les Premières Nations désirent. Par exemple, Sage CRM (Gestion de la Relation Client) et Sage SGRH (Système de gestion des ressources humaines) fournissent tous deux des outils indispensables aux Premières Nations pour la gestion des membres et la gestion du financement gouvernemental.
5. PROCESSUS DE FLUX DE TRAVAIL
Dans Sage 300 les flux de processus visuels permettent de rationaliser le processus de transaction en fonction des exigences de chaque entreprise, département et/ou service. Ces flux de processus peuvent être personnalisés et attribués à des utilisateurs individuels, ce qui donne une visibilité claire de l'état du projet et une transparence sur qui est responsable de quoi. Cela peut ne pas sembler un gros problème, mais, par exemple dans les services à la famille et à l'enfance, les flux de travail sont un outil important pour suivre toutes les informations (c'est-à-dire les transactions) dans un cas, déterminer les prochaines étapes et affecter facilement une personne pour les compléter. , en veillant à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.
Les organisations des Premières Nations sont uniques en ce sens qu'elles impliquent de nombreux domaines différents, chacun avec ses propres besoins en matière d'activités et de rapports, sous un même toit qui a également besoin de son propre suivi et de ses propres rapports. Sage 300 est un puissante solution ERP qui offre aux Premières Nations tous les outils dont elles ont besoin pour réussir dans leur situation actuelle et à mesure qu'elles grandissent. Comme décrit par Larry Oshust, Sage 300 Consultant chez La Compagnie de Solution, “Sage 300 permet aux Premières Nations de faire bien plus que simplement gérer les processus comptables. Il leur donne les outils nécessaires pour créer des rapports financiers fiables et, si leurs besoins changent, la flexibilité d'adapter et d'étendre les fonctionnalités de leur Sage 300 solution en ajoutant une variété de Sage modules de base et modules complémentaires.