8 étapes pour construire un plan ERP réussi
C'est une période passionnante pour votre entreprise. Vous envisagez de mettre en œuvre un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) qui peut transformer et révolutionner votre entreprise pour les années à venir.
Cependant, si vous vous sentez nerveux à propos d'une implémentation ERP, c'est en fait un bon signe que vous reconnaissez qu'il y a du travail à faire. Les projets ERP sont des entreprises massives pour les organisations, et un manque de compréhension du fonctionnement d'un ERP ou de la planification réussie d'une mise en œuvre peut entraîner d'immenses investissements inutiles.
Les échecs ERP notoires sont courants, mais chacun de ces échecs a été causé par une mauvaise planification et une mauvaise compréhension des besoins de l'entreprise. Avec plus de 2000 implémentations ERP à son actif et plus de 25 ans d'expérience, l'équipe d'implémentations ERP de La Compagnie de Solution est confiante pour assurer le succès de votre projet ERP. Pour commencer, nous avons rassemblé les meilleurs conseils pour créer un plan ERP.
Comment éviter l'échec de l'ERP
En raison de toutes les ressources impliquées dans un ERP, il est essentiel pour vous et votre entreprise de comprendre et de rechercher ce qu'est un véritable Processus de mise en œuvre de l'ERP est comme.
Une fois que vous avez fait vos recherches et que vous en comprenez un peu plus sur la mise en œuvre de l'ERP, vous devez planifier ce projet de taille !
Comment pouvez-vous vous assurer que votre projet est livré et de quelle manière pouvez-vous aligner votre projet sur l'enthousiasme ressenti par les gens lorsqu'ils ont appris que votre entreprise mettait en œuvre un nouveau système ERP ? Comment préparez-vous votre entreprise pour une implémentation ERP réussie ?
Sur la base de notre expertise, nous avons rassemblé nos huit meilleurs conseils pour élaborer un plan ERP réussi et éviter un échec ERP.
Comment créer un plan ERP
1. Créez une équipe de projet ERP
Cela peut sembler simple, mais de nombreux nouveaux chefs de projet ERP ont une mauvaise surprise lorsqu'ils essaient de conquérir le plan ERP seuls. La création d'une équipe ERP efficace et dédiée rendra tout plus fluide. Nous recommandons ces 4 rôles principaux dans votre équipe de projet ERP :
- Chef de projet: Typiquement le chef
- Analyste d'applications : Responsable du nettoyage et de la migration des données
- Développeur d'applications: Supervise la personnalisation du système
- Ingénieur Test Assurance Qualité : Se concentre sur les tests et les efforts de performance
Cependant, votre équipe ne s'arrête pas là ! Pour assurer le succès de votre projet dans tous les départements, vous aurez besoin de quelques personnes supplémentaires. Une décision majeure pour toute entreprise devrait toujours impliquer la haute direction, un nouveau système ERP n'est pas différent. Non seulement votre entreprise devra mettre en œuvre un nouveau logiciel, mais un tout nouveau processus sera mis en place. Cela nécessite l'adhésion et le soutien majeur de tous les employés et cela commence par la haute direction.
Voici quelques parties prenantes clés supplémentaires que vous pouvez inclure, celles-ci peuvent varier d'une entreprise à l'autre et selon la fonctionnalité ERP que vous envisagez de mettre en œuvre :
- Gestion supérieure
- Comptabilité
- Département des ventes
- Département d'entrepôt
- Travailleurs de plancher
- Les ingénieurs
- Département des ressources humaines
La plupart des organisations essaient de planifier le processus le plus rapidement possible ; cependant, prendre plus de temps pour planifier et le faire correctement peut faire la différence entre un succès ERP et un échec ERP. Avoir ces quatre rôles principaux, la haute direction et les principales parties prenantes impliquées dans votre équipe de projet ERP peut vous aider à éviter les erreurs évidentes.
2. Définir les responsabilités et les attentes
Si vous voulez réussir votre projet ERP, vous devrez savoir à quoi ressemble le succès pour votre entreprise et votre équipe de projet. Beaucoup – sinon la totalité – des employés de votre équipe de projet seront nouveaux dans un projet comme celui-ci. La planification et la mise en œuvre d'un ERP pour votre entreprise sont censées être nouvelles et innovantes. Les propriétaires d'entreprise, les principales parties prenantes et peut-être même le chef de projet peuvent ne pas avoir d'expérience avec un projet ERP.
J'espère que lorsque vous sélectionnez votre fournisseur ERP ils apporteront leur expertise à votre équipe. Cependant, cela ne signifie pas que vous devez vous fier uniquement à votre fournisseur ERP, car les employés de votre entreprise se tourneront toujours vers votre chef de projet et votre direction pour obtenir des conseils. Bien que votre fournisseur puisse vous guider et vous conseiller, c'est votre affaire, et personne ne le sait mieux que vous et votre équipe !
Les rôles et les responsabilités doivent être définis, les tâches doivent être claires avec des délais et des mises à jour régulières doivent être programmées afin de maintenir votre projet sur la bonne voie. De plus, des facteurs critiques de succès doivent être spécifiés pour que toute votre équipe reste engagée et vous pouvez identifier et combler toute lacune pendant toute la durée de votre projet. Le ciel est la limite en termes de ce que vous pouvez réaliser, mais si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne verrez pas les vrais avantages.
Éléments clés à définir :
- Description du projet
- Responsabilités
- de Marketing
- Calendrier et délais
- Repères
Pour en savoir plus sur la documentation de vos flux de travail et la constitution d'une équipe ERP, lisez notre article : Se préparer à la découverte ERP.
3. Décrire les KPI à suivre pour assurer le succès du projet
Afin de suivre efficacement et de savoir si votre projet ERP a été un succès, vous devez disposer des bons indicateurs de performance clés (KPI). Bien qu'il existe de nombreux KPI différents, nous vous recommandons de commencer par les décrire dans votre plan ERP :
- Chiffre d'affaires : Après avoir mis en œuvre votre ERP, il est important d'examiner votre résultat net. Connaissez-vous une croissance des revenus ? Le logiciel ERP vous aide à réduire les coûts en optimisant vos processus commerciaux et vous donne également accès à des données en temps réel pour des décisions commerciales plus intelligentes qui peuvent augmenter les ventes.
- Satisfaction du client: Avec un système ERP, les ressources devraient être mieux organisées et rationalisées, ce qui devrait améliorer les fonctions commerciales liées au service client. La meilleure façon de mesurer les KPI liés aux clients est d'écouter vos clients. Vérifiez les avis, distribuez des sondages, suivez les nouvelles références et voyez si vous gagnez et fidélisez des clients.
- Ça coute: Avec le bon système ERP, votre entreprise devrait être en mesure de réduire vos coûts informatiques. Avec un système ERP moderne, vous n'avez plus besoin de dépenser pour une personnalisation et des mises à niveau étendues.
- Inventaire: Mesurez votre inventaire et voyez combien vous avez vendu pendant une certaine période de temps. Avec un logiciel ERP, votre rotation des stocks devrait augmenter en raison d'une meilleure visibilité et d'une plus grande automatisation.
- Planification: Comprenez à quel point votre ERP est efficace pour vous permettre de maintenir correctement vos horaires. Avec un ERP, vos estimations devraient être plus précises, rapprochant vos chiffres "prévus" de vos chiffres "réels".
En fin de compte, il n'y a pas qu'une seule approche pour la mise en œuvre d'un ERP. Chaque organisation est différente, par conséquent, vous devez regarder à l'intérieur et définir ce que le « succès » signifie vraiment pour vous en premier lieu.
4. Choisissez votre partenaire ERP
Maintenant que vous avez constitué une équipe de projet et défini vos principales responsabilités et attentes. Il faut maintenant trouver le bon Groupe de conseil ERP en tant que partenaire de mise en œuvre. Cela peut être une épreuve longue et élaborée car il y a de nombreux concurrents et tous ne s'aligneront pas sur vos objectifs.
Vous avez besoin d'un partenaire qui non seulement connaît le produit, mais aussi un partenaire qui a de l'expérience avec des entreprises comme la vôtre. N'oubliez pas que votre partenaire ERP travaillera en étroite collaboration avec votre équipe, il est donc essentiel que votre partenaire puisse bien travailler ensemble, fournir des conseils et un soutien lorsque votre équipe en a besoin. Demandez-vous comment ils font des affaires, quelles sont leurs valeurs, comprennent-ils votre culture ?
Un bon partenaire ERP travaillera avec vous et développera un plan ERP, gérera votre mise en œuvre et fournira un soutien continu après la mise en œuvre de l'ERP. Laissez-nous faire quelques suggestions de critères afin que vous fassiez le bon choix :
- Quelle est leur industrie et leur expertise technique ? Non seulement le partenaire ERP que vous choisissez doit avoir une connaissance approfondie du logiciel, mais il doit aussi avoir une bonne compréhension de votre organisation et de votre industrie. Comprendre les facteurs de votre entreprise permettra au partenaire de comprendre comment la nouvelle solution ERP peut et s'intégrera à votre entreprise. Vous pouvez demander à des partenaires ERP de démontrer leur connaissance de votre entreprise ou de votre secteur et de les présenter réussites d'entreprises similaires avec lesquelles ils ont travaillé. De plus, vous pouvez rechercher des preuves d'expertise telles que des récompenses, des recommandations et une réputation. Certains partenaires sont reconnus comme Gold Certified Partner par le fournisseur du logiciel et cela peut être un bon signe.
- Sont-ils compatibles? Avec tout partenariat, vous devez vous assurer de la compatibilité. Votre équipe devra être en mesure d'interagir avec votre partenaire lors de la mise en œuvre et dans les mois et les années qui suivront. Les projets ERP peuvent prendre des mois et nécessiter de nombreuses décisions et un travail acharné, vous devrez être sûr de pouvoir faire confiance à l'éthique de travail de vos partenaires.
- Quelle est leur méthodologie de mise en œuvre ? Votre Partenaire de mise en œuvre ERP devrait avoir une méthodologie de mise en œuvre que vous comprenez et avec laquelle vous êtes d'accord pour vous assurer que votre projet est terminé rapidement et sans heurts. Plus cela prend de temps, plus vous utilisez de ressources et moins vous aurez d'adhésion. Le dicton dit : « Le temps c'est de l'argent ». Ainsi, meilleure est la méthodologie de mise en œuvre, plus vite vous serez opérationnel et plus tôt vous verrez un retour sur votre investissement.
- À quoi ressemble leur support client après la mise en œuvre ? Tout au long de votre projet, votre partenaire ERP sera fortement impliqué dans votre entreprise. Ils doivent s'assurer que votre système fonctionne comme vous l'attendez afin d'atteindre vos objectifs. Une fois votre nouveau système en ligne, votre lien avec votre partenaire devrait toujours être solide. Assurez-vous de savoir à quoi ressemble le programme de soutien de votre partenaire. Les choses à considérer sont, comment pouvez-vous continuer à obtenir de l'aide de leur part ? Offrent-ils une formation supplémentaire à votre équipe ? Proposent-ils des ressources en ligne ? Ont-ils un service d'assistance pour les questions de base ?
5. Nettoyez et validez vos données
Une étape critique dans la mise en œuvre d'un ERP est la migration des données. Malheureusement, cette étape reçoit rarement le temps et l'attention nécessaires pour réussir. La migration des données à elle seule semble simple, vous transférez des données d'un système à un autre. Cependant, de nombreuses entreprises sous-estiment le nettoyage et la validation des données, ce qui peut entraîner l'échec des implémentations ERP. Découvrez comment la médiocrité des données a causé l'échec de Target Canada.
L'objectif pour de nombreuses entreprises qui mettent en œuvre un ERP est de fournir une visibilité sur les performances et la santé de leur entreprise. Si vous investissez du temps et de l'argent dans un nouveau système ERP, vous devez également investir du temps et de l'argent dans le nettoyage de vos données qui entrent dans votre ERP. Apprenez à nettoyer correctement vos données !
Voici une liste de ce qu'il faut rechercher lors du nettoyage et de la validation de vos données:
- état complet
- Cohérence
- Précision
- Duplication
- formatage
6. Mesurez vos progrès
Tous les projets, aussi bien planifiés soient-ils, peuvent changer à mesure que le projet évolue et se développe. Vous êtes forcément occupé, des événements imprévisibles peuvent survenir (comme, par exemple, une pandémie mondiale) et les activités peuvent être retardées pour diverses raisons. C'est pourquoi il est important d'évaluer en permanence ce que votre plan ERP prévu était par rapport à votre plan actuel. Ne pas évaluer vos progrès peut entraîner des retards ou des chocs inattendus tout au long de votre projet et éventuellement entraîner des coûts supplémentaires. Cela signifie que vous devez déterminer les normes avant le projet ERP afin que toutes les parties prenantes sachent ce que l'on attend d'elles, en plus d'avoir au minimum des réunions d'équipe régulières pour les mises à jour de statut.
- Peter Drucker
7. Concentrez-vous sur la gestion du changement
La principale raison pour laquelle les projets échouent, en particulier les projets informatiques, n'est pas la technologie ou le logiciel, mais les gens. D'accord, ça sonne mal, mais écoutez-nous. Lorsque les gens hésitent ou même résistent au changement, cela peut interférer même avec les meilleurs plans ERP. L'établissement d'un consensus actif et d'une adhésion est crucial.
Trop d'organisations ignorent la gestion du changement dans la mise en œuvre, et elles oublient en fin de compte que les employés de l'entreprise détermineront si l'adoption est réussie ou non. Si vos employés et les membres de votre équipe ne sont pas engagés et ne soutiennent pas votre projet, ils trouveront des moyens de contourner votre système ERP.
Vous ne voulez pas consacrer du temps et de l'argent à de nouvelles technologies et découvrir par la suite que vos employés résistent au logiciel ERP et décidez de le contourner. La gestion positive du changement commence par la communication de la valeur à la fois à l'entreprise et à l'individu. Quelqu'un sur votre ligne de front peut ne pas adhérer aux rapports améliorés ou à une clôture plus rapide, mais il adhérera à moins de saisies manuelles ou doubles de données, et n'aura pas à gérer la solution de contournement maladroite que vous avez actuellement en place.
8. Votre projet ERP est l'objectif principal
Dans votre plan ERP, vous devez essayer de planifier votre projet ERP à un moment qui correspond le mieux à la disponibilité de votre entreprise. Évitez d'entreprendre des projets majeurs jusqu'à ce que votre nouveau système ERP soit complètement opérationnel, et si vous avez actuellement un grand projet déjà en cours, il est judicieux d'attendre qu'il soit terminé avant de commencer votre nouveau projet ERP.
Avec tout nouveau processus ou système, il doit y avoir une formation, et il peut parfois y avoir une courbe d'apprentissage. Si votre entreprise est occupée en raison d'une forte demande, que plusieurs projets ou employés sont simplement occupés à d'autres tâches, votre projet ERP est plus susceptible de rencontrer des erreurs et des erreurs car votre objectif principal n'est pas le projet ERP. Votre fournisseur sera toujours en mesure de vous aider à planifier le meilleur moment pour une mise en service !
La planification de projet ERP peut être un processus intimidant et difficile pour toute entreprise. Toutes les entreprises sont différentes et vous devrez personnaliser et adapter votre plan ERP à vos besoins, vos horaires et vos expériences pour maximiser votre succès. Avec la bonne stratégie et la bonne méthodologie, vous pouvez planifier et mettre en œuvre avec succès un nouveau logiciel ERP et voir des avancées significatives dans votre entreprise par la suite.