Se préparer à la découverte ERP

Donc, vous avez fait vos recherches, réduit la liste des solutions ERP qui, selon vous, fonctionneraient pour votre entreprise et avez trouvé Partenaires de mise en œuvre ERP pour chacun de ces produits. Cela dit, vous ne voulez pas simplement être vendu et devez déterminer quel produit est le bon ERP pour votre entreprise.  Que faites-vous?

La première étape consiste généralement à s'asseoir avec un ou plusieurs de ces partenaires ERP et à faire une découverte approfondie. Ce processus peut être effectué par téléphone ou en personne et précédera généralement toute démonstration de produits. En passant en revue les principaux points de votre entreprise et vos besoins, actuels et futurs, les partenaires peuvent se faire une idée de votre situation actuelle et de ce dont votre nouveau système aurait besoin pour évoluer ou s'adapter à l'évolution de vos besoins. sur toute la ligne. La mise en garde ici est que, comme pour toutes choses, la préparation est la clé. Il y a des choses que vous pouvez faire avant le début du processus de découverte de l'ERP qui peuvent accélérer ou lisser l'ensemble du projet.

 

Que couvre la découverte ERP ?

Le processus de découverte ERP vise à découvrir tous les processus, tâches et besoins d'une entreprise. L'équipe interne du personnel qui supervisera la mise en œuvre complète de la solution est généralement présente, capable de répondre à toutes les questions sur le fonctionnement des choses dans leur domaine particulier. Lorsque vous travaillez avec La Compagnie de Solutions, les équipes d'avant-vente auront souvent une liste de questions qui guideront l'exploration du fonctionnement de votre entreprise et où un ERP conçu sur mesure peut vous aider.

 

Quelles questions posent-ils normalement ?

  • Questions sur les statistiques donner une compréhension fondamentale de vos statistiques commerciales actuelles. Par exemple : Combien d'employés avez-vous ? Quel est votre revenu annuel type ?
  • Questions de processus mieux comprendre le fonctionnement de votre entreprise. Par exemple : si vous pouviez dessiner un diagramme de flux de travail, à quoi ressemblerait votre processus de vente ? À quoi ressemblent vos processus de fabrication? Comment votre inventaire se déplace-t-il dans les différents départements ?
  • Questions de sécurité et de risque donner un aperçu de la préférence de l'hébergement dans le cloud ou sur site. Par exemple : Vos données doivent-elles rester au Canada ? Avez-vous du personnel informatique sur place? Collectez-vous des données personnelles sensibles, comme des informations sur la santé ?
  • Questions sur les tâches et les responsabilités aider à montrer à un niveau détaillé ce dont vous avez besoin de vos systèmes. Par exemple : à quoi ressemble la journée d'un vendeur? Qui serait responsable du suivi des stocks au fur et à mesure qu'ils arrivent ? Comme ça sort ?
  • Questions qualitatives aider à identifier à la fois une adéquation fonctionnelle et culturelle. Par exemple : Quels sont les attributs de votre solution idéale ? De quoi a-t-il besoin pour que votre personnel l'utilise réellement ?
  • Questions sur les points douloureux se concentrent sur l'identification des domaines qui doivent être améliorés avec votre nouvelle solution et sur les moyens de les améliorer. Par exemple : Quelles sont les choses avec lesquelles vous luttez ? De quoi le personnel se plaint-il de la solution actuelle ?
  • Questions supplémentaires basées sur les solutions viser à déterminer quelles tâches pourraient être prises en charge par votre ERP. Par exemple : Quels systèmes utilisez-vous pour les ressources humaines ou la paie ? Quelles solutions n'avez-vous pas encore mais envisagez-vous ou pourriez-vous avoir besoin dans un an ou deux ?

Deux des questions les plus délicates ici concernent votre les process et tâches. Lorsque des facteurs sont négligés à ce stade, cela peut souvent conduire à un projet qui nécessite des changements à un stade avancé, où un travail supplémentaire peut être nécessaire peu de temps après la mise en service, ou vraiment nuire à l'adhésion des employés. Cela signifie plus de temps, plus d'argent et, finalement, plus de maux de tête pour vous.

 

Pouvez-vous vous préparer à la découverte de l'ERP ?

Bien sûr! En réalité, l'essentiel de la préparation consiste à identifier et à cataloguer vos processus métier dans le monde réel, ou "tels quels". Lorsqu'il s'agit de définir vos processus métier, la voix de chacun doit être entendue. Nous ne parlons pas d'intervalles de 2.5 minutes où chacun de vos 442 employés se présente pour présenter sa liste de souhaits et ses griefs personnels en matière d'ERP. Nous ne suggérons pas non plus d'ouvrir la parole lors d'une réunion à l'échelle de l'entreprise à .

Concrètement, cela signifie généralement charger une partie prenante (comme un chef de service ou un champion de projet) de parler à son équipe et de découvrir le véritable état des processus. Il peut y avoir des processus « cachés » qui ne sont pas officiellement répertoriés, que seuls les membres de ce service connaissent. Il peut y avoir des processus qui semblent réalisables sur papier, mais qui ne se produisent pas vraiment.

Souvent, les solutions de contournement et les processus qui impliquent une grande quantité d'intervention humaine sont le résultat des limites de votre système actuel. Connaître ces problèmes vous aide à les éviter avec un nouveau système. Examinons quelques exemples de situations et comment nous pouvons documenter le processus tel quel ou, inutilement, tel qu'il devrait être (selon vos procédures écrites officielles).

Comme cela devrait être

Un fabricant exige que le personnel de vente soumette un ordre de travail à l'équipe de production avant de pouvoir commencer le travail. Un bon de travail est généré et envoyé automatiquement aux personnes appropriées.

Comme si

Cependant, la configuration de l'ERP actuel est dépassée et ne gère pas le transfert. Le personnel administratif passe des heures par jour à envoyer des ordres de travail par e-mail ou à les imprimer et à les remettre aux bons membres de l'équipe. Si les ordres de travail sont perdus, il n'y a pas de piste de responsabilité.

 

Comme cela devrait être

Une multinationale vient de s'étendre dans une nouvelle région. Ils gèrent leur suivi de conformité depuis leur ERP qui demande toutes les informations nécessaires au moment du traitement.

Comme si

Bien qu'ils aient un système construit autour de leur législation locale, ils passent des heures à vérifier et à modifier manuellement les éléments afin qu'ils respectent les facteurs de conformité de la nouvelle région. Ils perdent du temps et de l'argent à cause de cela.

 

Comme cela devrait être

Toutes les informations vitales et pertinentes sont enregistrées au bon endroit sur les actifs de l'ERP, afin de faciliter la bonne utilisation de l'EDI.

Comme si

Après des années d'essais et d'erreurs et d'innombrables appels téléphoniques, le comptable de l'entreprise sait qu'il manque un champ vital dans les documents AP. Ils ont contourné le problème et ont une astuce pour inclure les informations vitales afin de ne pas perdre plus de temps à régler les détails administratifs.

N'ayez pas honte de présenter des choses, des dents et tout, à votre partenaire ERP. L'analyse As-Is les aide à dresser une image de ce à quoi ressemble votre système parfait. Pensez-y comme les photos « avant » et « après » d'une rénovation de maison. L'impact est plus grand lorsque vous pouvez voir tout le parcours.

 

Qui devrait être dans l'équipe?

Cela dépend de votre organisation. En disant cela, il est courant que les implémentations ERP qui ont été désignées comme des projets pour "juste l'équipe informatique", ou qui n'ont pas l'adhésion appropriée de la direction de toute l'entreprise, échouent peu de temps après la mise en service.

Ainsi, les membres de l'équipe qui ont recueilli les informations de chaque département devraient probablement être les personnes impliquées dans la prise de décision. Cependant, les processus As-Is ne sont pas la seule chose que ces parties prenantes doivent pouvoir visualiser. Ils doivent également être en mesure de jeter un regard de haut niveau sur le fonctionnement du service et sur l'entreprise dans son ensemble. L'équipe constituée pour travailler directement avec votre partenaire doit inclure autant de ces parties prenantes bifocales que possible. Cela garantit que toutes les voix parviennent à la table, mais sont hiérarchisées en fonction d'une vue macro. Cette équipe doit ensuite se voir allouer des ressources et du temps pour faire le travail à la fois avant l'arrivée et avec le partenaire faisant la découverte de l'ERP.

 

Découvrir le bon ERP

Si vous pensez que cela semble être une grande entreprise, vous avez raison ! Le bon ERP pour votre entreprise n'est pas une réponse unique. La beauté d'un ERP parfaitement adapté aux besoins réside dans le fait qu'il peut optimiser les processus et créer une nouvelle efficacité dans chaque département ; pour ce faire, cependant, chaque département doit aller au-delà de la documentation officielle dans le travail sur le terrain de l'entreprise. En cartographiant tous ces éléments, votre partenaire ERP peut vous aider à passer à un système qui résout les inconvénients et facilite les choses pour toutes les personnes impliquées. Prévenu est prévenu; entrer dans le gros plan au stade le plus précoce vous aide à l'éviter plus tard, lorsque cela coûte plus d'argent et de temps. À long terme, cela facilite la transition vers le nouvel ERP qui peut transformer votre entreprise.