Les coûts cachés de QuickBooks
Ce qui semble être une bonne affaire peut vous coûter plus cher qu'il ne vaut.
Nous avons tous eu l'expérience d'acheter quelque chose qui semblait être une bonne affaire à l'époque, mais une fois que vous l'avez ramené à la maison et vécu avec, vous avez réalisé combien cette bonne affaire allait vous coûter. Pensez à ce rasoir bon marché qui nécessite des recharges de lame de 60 $, ou à l'abonnement peu coûteux au jardin d'herbes aromatiques qui coûte 25 $ par mois pour le maintenir en croissance. Ou le chiot « gratuit » auquel vous n'avez pas pu résister. Il pourrait en être de même pour votre entreprise. Si vous êtes comme la plupart des entreprises, vous avez été attiré par le prix bas et la facilité d'utilisation de QuickBooks. Mais maintenant, ce logiciel d'aubaine pourrait vous coûter plus cher qu'il ne vaut. Quels sont les coûts cachés de QuickBooks ?
Le coût de ne rien faire
Faire rien ça ne devrait pas coûter cher quoi que ce soit d'artificiel - droit? Mauvais. Rester avec QuickBooks peut vous coûter cher en termes de productivité, de précision, d'efficacité et d'opportunités perdues.
- Productivité: Combien de processus manuels sur papier avez-vous adoptés pour gérer les flux de travail que QuickBooks ne peut pas prendre en charge ? Combien de temps faut-il attendre pour que les rapports soient compilés, en supposant que vous puissiez même obtenir les rapports dont vous avez besoin ?
- Exactitude: Les erreurs causées par les processus manuels sont coûteuses. Pour un ancien client de QuickBooks, des erreurs causées par des processus manuels et un manque de contrôle ont entraîné 180,000 XNUMX $ de remboursements de dépenses inappropriés sur une période de six mois.
- Efficacité: si vos équipes passent leur temps à acheminer manuellement les approbations de factures, à gérer des formules de facturation complexes dans des feuilles de calcul ou à dupliquer la saisie de données dans plusieurs applications, elles ne consacrent pas leur temps à des tâches qui font croître l'entreprise.
- Opportunités manquées : Les faibles taux de productivité, les erreurs et les inefficacités s'ajoutent aux opportunités perdues. Par exemple, vous pourriez passer à côté des remises pour paiement anticipé offertes par les fournisseurs ou ne pas optimiser votre flux de trésorerie sans données de prévision de trésorerie précises et opportunes. Vous pourriez manquer l'occasion de réduire les coûts d'inventaire en fonction de tendances d'achat dont vous n'êtes pas au courant.
Surestimer la difficulté de mise à niveau
Peut-être avez-vous retardé la mise à niveau de QuickBooks en raison du facteur peur. Il n'y a pas si longtemps, les seules alternatives à QuickBooks étaient des applications ERP volumineuses, héritées et sur site. Migrer vers l'un d'entre eux était un investissement énorme et risqué. Cela impliquait l'achat de serveurs et de bases de données, l'embauche de personnel informatique, l'engagement de services de conseil spécialisés pour aider à la personnalisation et un engagement continu sur plusieurs années pour l'exploitation et la gestion de logiciels complexes. Les coûts initiaux et le risque de quitter QuickBooks étaient élevés, ce qui a obligé trop d'entreprises à rester avec QuickBooks et à faire face à ses limites plus longtemps qu'elles ne le devraient.
Les applications de comptabilité cloud d'aujourd'hui, telles que Sage Intacct, ont tout changé. Avec le cloud computing, le fournisseur assume tous les coûts et risques liés aux technologies de l'information. Tout ce dont vous avez besoin est un navigateur Web et une connexion Internet, pas besoin d'investir dans la technologie, les serveurs, les logiciels ou l'informatique. Les implémentations qui prenaient des années sont désormais terminées en quelques semaines.
Mettre en péril votre capacité à évoluer
Peut-être que vous êtes une petite entreprise en pleine croissance et que vous n'avez pas encore atteint le mur de briques proverbial avec QuickBooks. Cela vous permet de vous débrouiller et, en plus, vous économisez des ressources pour aider à financer la croissance de l'entreprise. Si cette description vous correspond, nous avons un avertissement à émettre. Sans une application de gestion financière puissante et flexible pour évoluer et grandir avec vous, votre croissance se fera avec difficulté ou à un coût élevé.
Les entreprises en mode de croissance ne peuvent pas se permettre d'être alourdies par des flux de travail manuels et de faibles taux de productivité - elles ont besoin de toutes les ressources humaines axées sur la capitalisation des opportunités. Ils ne peuvent pas se permettre d'embaucher du personnel supplémentaire pour faire face à l'augmentation des transactions - ils ont besoin d'automatisation pour éliminer le besoin de toucher à chaque transaction. Ils ne peuvent pas prendre de décisions stratégiques sur où et quand se développer sans avoir accès à des données financières et opérationnelles en temps réel.
QuickBooks est tellement hier
QuickBooks est un excellent logiciel de démarrage pour les entreprises. C'est simple, direct et facile à utiliser. Mais les entreprises en croissance doivent identifier le moment où elles commencent à dépasser QuickBooks et effectuer la transition vers une application de comptabilité basée sur le cloud avec la puissance et la flexibilité nécessaires pour évoluer avec elles. Tout comme le rasoir et le jardin d'herbes aromatiques - mais pas le chiot, bien sûr - il arrive un moment où QuickBooks ne vaut plus la peine d'investir.