Les cinq principales limites de QuickBooks
Pour de nombreuses petites et moyennes entreprises, Intuit QuickBooks est généralement le premier choix de logiciel financier dans les premiers jours de l'organisation - et pour de bonnes raisons. QuickBooks est bien connu et très facile à utiliser, et il offre les fonctionnalités de base que presque toutes les entreprises peuvent utiliser pour démarrer.
Malheureusement, pratiquement toutes les entreprises en croissance réalisent rapidement que la valeur initiale du logiciel est rapidement dépassée par les limitations et les compromis. Voici les cinq limitations qui poussent les directeurs financiers à rechercher une alternative.
1. Utilisation excessive des feuilles de calcul pour soutenir les processus financiers et les rapports
"Après avoir passé plus d'une semaine à parcourir d'énormes feuilles de calcul, nous avons découvert que nous avions une erreur de calcul dans la manière dont nous comptabilisions les revenus au cours des trois dernières années."
Semble familier? Espérons que non, mais de nombreuses organisations développent naturellement et progressivement des exigences comptables sophistiquées (telles que la comptabilisation des revenus et la consolidation multi-entités). Si QuickBooks est la base financière, cela signifie souvent des solutions de contournement fastidieuses, car QuickBooks ne fournit pas les fonctionnalités intégrées pour ces processus complexes.
- Exportez-vous des données vers plusieurs feuilles de calcul ?
- Créez-vous des entrées de journal supplémentaires chaque mois ?
- Avez-vous créé des applications maison pour enregistrer des revenus ou des dépenses en dehors de QuickBooks ?
Ces solutions de contournement entraînent des erreurs de saisie, des données incorrectes ou obsolètes, des processus inefficaces, une perte de temps et de ressources, ainsi qu'un manque de contrôle et de conformité.
2. Saisie de données manuelles excessives et ressaisie
« Comment puis-je importer des données de commande client dans QuickBooks ? Je passe actuellement de nombreuses heures à créer manuellement des factures dans QuickBooks, et il devrait y avoir un meilleur moyen. »
La plupart des entreprises n'intègrent pas QuickBooks à d'autres applications commerciales clés, optant plutôt pour une intégration manuelle des systèmes (pensez aux fichiers plats, aux vidages CSV et à la ressaisie). Cela peut suffire lorsque les volumes sont faibles. Mais demandez à tous ceux qui ont enduré ces solutions de contournement et vous verrez que c'est un véritable tueur de productivité à mesure que l'entreprise se développe. Qui a le temps de rechercher manuellement, de ressaisir et de vérifier des données déjà capturées ailleurs ? Au lieu d'automatiser votre entreprise, ces intégrations manuelles sont des invitations aux erreurs et à la perte de temps.
3. Accès limité aux rapports et aux informations pour guider la prise de décision
"Plutôt que de lutter constamment pour répondre aux demandes entrantes de données et de rapports spécifiques, Sage Intacct nous permet de communiquer régulièrement des informations financières en temps opportun et d'être sûrs que nous pouvons facilement répondre à toute nouvelle demande. »
Visibilité en temps réel dans les métriques commerciales est essentielle pour prendre des décisions opportunes qui améliorent les performances. QuickBooks propose des rapports prédéfinis – et pas de tableaux de bord
tableaux de bord – votre visibilité est donc limitée et vous êtes souvent obligé de prendre des décisions basées sur des données obsolètes. En tirant parti d'un système financier qui intègre à la fois un grand livre général multidimensionnel et un rédacteur de rapports, vous pouvez transformer votre analyse et devenir un partenaire stratégique qui génère des informations qui répondent aux questions plus importantes auxquelles la direction est confrontée.
4. Difficulté à s'adapter aux nouvelles exigences commerciales
"QuickBooks continue de planter et je perds toutes nos données de paie. Je n'ai pas le temps de ressaisir les données de 350 salariés horaires… »
Peut-être avez-vous vu quelques-uns des signes classiques que vous avez dépassé QuickBooks. Ces menus et écrans - qui étaient autrefois si rapides et réactifs - ont maintenant de longs délais car le système a du mal à suivre le volume de données et l'intensité des calculs. L'impression de rapports prend une éternité. Et les requêtes semblent atténuer les lumières.
Cette limitation critique est au mieux risquée. Cela peut vous obliger à fermer périodiquement QuickBooks - juste pour conserver les fichiers de données. Dans le pire des cas, vous êtes face à des résultats potentiellement désastreux : plantages du système et perte de données cruciales. Ce n'est pas une façon de gérer une entreprise.
5. Contrôles inadéquats autour des processus financiers
"Des erreurs causées par des processus manuels et un manque de contrôle ont entraîné 180,000 XNUMX $ de remboursements de dépenses inappropriés sur une période de six mois."
Les processus manuels font partie de la vie avec QuickBooks. Malheureusement, ils augmentent la probabilité de duplication de données et d'erreurs de saisie de données, ce qui rend difficile l'obtention d'une vue financière intégrée et en temps réel des opérations de bout en bout d'une entreprise.
Malgré sa popularité en tant qu'applications professionnelles pour les petites entreprises, QuickBooks n'a tout simplement pas été conçu pour les organisations en pleine croissance qui ont besoin de fonctionnalités avancées pour gérer des processus sophistiqués.
La prochaine vague de technologie de gestion financière
Nous avons aidé de nombreuses entreprises à passer de QuickBooks à Sage Intacct. Les entreprises bénéficient désormais de données et de processus en temps réel, de rapports flexibles et de tableaux de bord basés sur les rôles. Nous avons aidé les organisations à accroître leur productivité grâce à l'automatisation de la comptabilité, à une intégration poussée et à des workflows définis par l'utilisateur. Et ces entreprises peuvent évoluer avec Sage Intacct – à mesure que l'entreprise se développe, ils peuvent augmenter le volume des transactions et ajouter facilement de nouvelles entités.
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