Comprendre les modules complémentaires ERP
De nombreuses petites entreprises dépendent d'un logiciel de comptabilité pour organiser leurs opérations. Des solutions ERP simples, avec un faible coût total de possession et un retour sur investissement élevé, offrent les outils dont ces entreprises ont besoin pour se lancer dans rationaliser les processus, gérer la croissance de l'entreprise et réduire les coûts. Ces solutions y parviennent en augmentant la visibilité sur les opérations de l'entreprise et en établissant une colonne vertébrale procédurale qui organise et suit les activités en cours d'une entreprise.
Les petits systèmes ERP dépendent souvent d'applications tierces pour fournir la suite complète de fonctionnalités qui profite à une entreprise. Cela peut offrir une bonne alternative aux entreprises pour obtenir des fonctionnalités supplémentaires nécessaires à la gestion de leur entreprise. D'un autre côté, cela peut également entraîner des problèmes d'intégration et les entreprises deviennent plus dépendantes d'une variété de fournisseurs différents pour le support et les mises à niveau de leur solution.
Historique des modules complémentaires ERP
Il n'y a pas si longtemps, l'ERP était le luxe des grandes entreprises qui développaient des systèmes en interne ou les faisaient personnaliser par un grand fournisseur de ERP ainsi que CRM. Les choses ont changé, et maintenant de nombreuses petites et moyennes entreprises profitent également des fonctionnalités des systèmes ERP. Des solutions avec des modules supplémentaires comme les ventes, la gestion des clients, les applications de fabrication et de distribution, connectées aux systèmes basés sur la comptabilité, ont donné aux petites et moyennes entreprises un ensemble complet d'outils pour gérer les opérations.
Une grande partie de cette fonctionnalité a été fournie par des modules complémentaires développés par des tiers, boulonnés au système existant, par des fournisseurs ayant divers degrés de relations avec le principal fournisseur de système ERP. Les modules complémentaires offrent des fonctionnalités supplémentaires aux entreprises qui ont déjà investi dans des systèmes coûteux. Au lieu de remanier des stratégies entières de technologie de l'information, ces modules complémentaires pourraient être utilisés pour soutenir des activités spécifiques d'une unité commerciale.
Les systèmes d'exploitation avec plusieurs modules complémentaires ont cependant créé des problèmes spécifiques, en particulier avec l'intégration de données où les applications devaient fonctionner ensemble et prendre en charge des activités telles que les mises à jour et les mises à niveau. Pour résoudre ces problèmes embêtants, et grâce aux avancées technologiques (livraison dans le cloud, solutions Web, modèles d'abonnement), les systèmes ERP, et l'industrie dans son ensemble, évoluent vers des solutions globales, avec des modules et des applications fournis par les principaux fournisseur.
Intégration avec plusieurs modules complémentaires
La partie la plus difficile et la plus sujette aux problèmes de tout système ERP est l'intégration des données. Prendre des données à partir de différentes applications logicielles qui desservent des unités commerciales indépendantes peut être gênant. Les données de ces applications doivent d'une certaine manière se connecter aux modules financiers, comptables et autres modules de base des systèmes au sein de l'ERP. Cette communication de données entre les modules complémentaires tiers et le système ERP central doit se faire de manière transparente et continue. Lorsque les systèmes d'une entreprise ne s'intègrent pas correctement à ses applications, cela entraînera des coûts supplémentaires en raison de la gestion des données dans plusieurs bases de données, de la personnalisation des applications, des mises à niveau et de l'embauche de personnel pour superviser l'intégration dans tous les systèmes de l'entreprise.
Mises à jour, mises à niveau et assistance avec les modules complémentaires
Les systèmes ERP recevront plusieurs mises à jour par an, laissant les fournisseurs de modules complémentaires s'assurer que leurs solutions fonctionnent toujours avec le système mis à jour, et les employés de l'entreprise pour faire face à tout temps d'arrêt qui pourrait survenir.
Des problèmes de prise en charge des modules complémentaires peuvent également survenir. Les systèmes ERP sont généralement pris en charge par des tiers tels quels. Les fournisseurs, tels que Sage et Microsoft, s'appuient sur un réseau de revendeurs également en charge du support des solutions vendues aux clients. C'est une bonne nouvelle pour les utilisateurs, car les revendeurs, comme La Compagnie de Solution, s'occupent normalement de la solution depuis le début - en mettant en œuvre et en prenant en charge à la fois l'ERP et toutes les applications complémentaires. La qualité et le degré de support offert pour les modules complémentaires seront déterminés par l'expérience du revendeur avec les applications. Si un revendeur ne peut pas fournir de support pour un module complémentaire, une entreprise se retrouve prise en charge par plusieurs fournisseurs, ce qui augmente par conséquent les coûts d'exploitation d'un système ERP.
D'autres problèmes surviennent si l'entreprise ne suit pas la maintenance de ses systèmes. Bien que cela ne soit pas conseillé, les entreprises disposant de systèmes ERP existants peuvent, à un moment ou à un autre, renoncer à une assistance continue pour leurs systèmes ERP. Ces entreprises sont confrontées à des problèmes lorsqu'elles reviennent sur le marché pour réparer, mettre à jour ou mettre à niveau leur solution, ainsi que les modules complémentaires sur lesquels elles ont géré leurs activités, ce qui peut être difficile car ces solutions progressent rapidement.
Pour les entreprises dans cette situation, il vaut la peine d'examiner la situation dans son ensemble et de réévaluer leur système en se concentrant sur les coûts de propriété et les coûts de support continus. Il se peut qu'un logiciel de meilleure qualité soit disponible, avec des voies de migration faciles, à un coût inférieur à celui de la mise à jour ou de la mise à niveau de leurs systèmes comptables de petite entreprise.