L'importance de l'intégration ERP pour les systèmes de votre entreprise
Certaines entreprises pensent qu’une solution de planification des ressources de l’entreprise (ERP) est le seul logiciel de gestion d’entreprise dont elles ont besoin pour rationaliser et gérer leur entreprise en douceur, mais en réalité, ce n’est pas le cas. Chaque entreprise et chaque secteur ayant son propre ensemble d'exigences, les ERP sont conçus pour fournir la base solide d'une solution de gestion d'entreprise tout en permettant aux entreprises de sélectionner avec soin les logiciels complémentaires précis qu'elles doivent ajouter pour que leur solution soit parfaitement adaptée à leurs besoins spécifiques. Cela inclut tout, des outils d'aide à la vente comme le CRM à l'automatisation des paiements ou de la livraison de documents. Ces solutions sont idéales pour l'intégration de données ERP car elles connectent diverses sources de données pour vous fournir à la fois clarté et informations commerciales importantes.
Le choix de votre ERP ou celui de vos solutions complémentaires doivent-ils primer ? Quels sont les avantages des intégrations de données ERP ? Et que se passe-t-il si votre ERP ne parvient pas à s’intégrer aux solutions complémentaires dont vous avez besoin ? Se familiariser avec ces questions est la première étape pour créer un ERP intégré préparé pour la croissance et le changement dans votre organisation.
Rôle de l'intégration ERP
Imaginez votre logiciel métier comme un ensemble de Lego. Votre ERP constitue la base de vos blocs de construction et chaque pièce de Lego est une solution complémentaire que vous pouvez utiliser pour construire la pile technologique exacte avec un ensemble de fonctionnalités dont vous avez besoin pour répondre à toutes vos exigences commerciales. Sans la bonne fondation et les pièces Lego, le produit fini ne répondra jamais à vos attentes et ne résistera peut-être pas à l'épreuve du temps.
Différents ERP peuvent s'intégrer à différentes solutions et sources de données complémentaires. De nombreuses suites ERP ont des catalogues de leurs propres solutions complémentaires qui offrent les systèmes les plus couramment requis, notamment la paie, la gestion des stocks, la comptabilité et les ressources humaines.
En dehors de cela, il existe des solutions tierces auxquelles les ERP peuvent s'intégrer pour des besoins commerciaux plus uniques et souvent spécifiques à l'industrie, tels que les suivants :
- Planification d'itinéraire pour les services sur le terrain
- Gestion de projet pour la construction
- CRM pour les services professionnels
- Commerce électronique et point de vente pour la vente au détail et le commerce électronique
- Prévision et traitement des commandes pour la fabrication et la distribution
Avantages de l'intégration ERP
Synchronisation automatisée des données
Lorsqu'un logiciel complémentaire est intégré de manière transparente à votre ERP, les données sont automatiquement transférées non seulement entre le logiciel et l'ERP, mais également à travers tous les systèmes intégrés. Par exemple, les données de votre logiciel de planification peuvent être transférées vers votre système RH en un clic pour simplifier la nature complexe de la paie dans certaines industries. Dans les ERP avancés comme Sage Intacct ainsi que Acumatica, les intégrations ERP sont transparentes et personnalisées pour votre contrôle.
Vous pouvez créer des préréglages afin que des données particulières soient synchronisées soit automatiquement et en temps réel, périodiquement et selon un calendrier, soit manuellement sur approbation de l'utilisateur en un clic. Cela vous donne l'efficacité de la synchronisation des données sans perdre le contrôle. Le transfert de données fluide sur tous vos systèmes élimine la saisie manuelle des données, améliore l'efficacité et permet d'obtenir des informations plus approfondies.
Précision des données en temps réel
Lorsque toutes vos intégrations de données ERP sont synchronisées avec un véritable ERP cloud, vous pouvez obtenir des données en temps réel accessibles partout et à tout moment. Dans de nombreux secteurs, tels que la vente au détail, les services sur le terrain, la construction ou le conseil, les entreprises s'appuient sur des données en temps réel et des versions à jour des documents pour fournir un service client efficace et de qualité. Par exemple, si plusieurs techniciens travaillent sur différents domaines d'un projet de services sur le terrain, les demandes soudaines des clients et les mises à jour du projet en temps réel peuvent aider le reste de l'équipe à accomplir ses tâches et à éviter la saisie de données redondantes.
Stratégie axée sur les données
Outre votre ERP, presque tous les logiciels complémentaires ont leur propre fonction de reporting et d'analyse où un résumé des métriques sera produit. Cependant, ces mesures ne sont souvent pas significatives si elles ne sont pas associées à d'autres données. Vous pouvez réaliser une analyse financière plus perspicace avec des données de CRM, de gestion de projet, de commerce électronique, de point de vente, etc. Lorsque vos systèmes sont intégrés à votre ERP, vous pouvez créer des rapports et des tableaux de bord personnalisés pour différents domaines de votre entreprise, personnalisés pour différentes parties prenantes de votre organisation.
Efficacité opérationnelle accrue
La synchronisation de vos systèmes réduit les tâches manuelles et accélère votre efficacité. Souvent, les entreprises ne reconnaissent même pas tous leurs goulots d’étranglement et leurs processus manuels coûteux tant qu’elles n’ont pas effectué une analyse opérationnelle appropriée. Grâce aux intégrations de données ERP, vos documents seront transférés plus rapidement entre vos systèmes, ce qui contribuera à accélérer le traitement de vos commandes, la livraison, la facturation, etc. – non seulement en réduisant les coûts et en libérant du temps pour les employés, mais également en améliorant la satisfaction des clients.
Optimisez et personnalisez l'expérience client
En B2B comme en B2C, la clé pour se démarquer de la concurrence est de perfectionner l'expérience de vos clients, que ce soit par le biais des services clients, de l'UI/UX du site Web ou des supports marketing qui leur sont fournis. Avec les bonnes intégrations ERP, vous pouvez combiner les données sur les profils des clients, avec les bons de commande et le comportement du site Web - pour personnaliser leurs offres de produits, leurs messages marketing ou leur niveau de service client.
Types d'intégrations ERP
Plate-forme d'échange de données informatisées (EDI)
Solutions EDI faciliter l'échange de données entre vos systèmes et générer des documents pour l'achat, l'inventaire, l'expédition, la facturation, etc. En utilisant ANSI ou EDIFACT, il permet de s'assurer que toutes les informations nécessaires au bon traitement d'une commande ou d'un service sont collectées auprès de l'autre partie. Des solutions comme Mapadoc or Édisoft peut s'intégrer à votre ERP pour collecter des données à partir de votre pile technologique.
Plateforme de commerce électronique
De nombreux petits et moyens détaillants exploiteront leur entreprise de commerce électronique sur une plate-forme de commerce électronique bien équipée comme Shopify or BigCommerce. L'intégration de votre plateforme de commerce électronique à l'ERP vous permet de produire des rapports très significatifs, de segmenter les clients, d'obtenir des informations sur vos gammes de produits, et bien plus encore. Shopify a récemment lancé son programme ERP mondial pour une intégration plus transparente qui améliore considérablement l'efficacité.
Gestion du capital humain (HCM)
Logiciel HCM comme Criterion HCM intègre à la fois les fonctionnalités du SIRH et du SIRH pour fournir un logiciel holistique qui gère la paie, l'administration des avantages sociaux, les évaluations des performances, les informations sur les employés, la planification des employés, les demandes de vacances, etc. L'intégrer à votre ERP élève non seulement votre niveau de reporting, mais peut également accélérer vos processus RH ; par exemple, dans le plus récent Intégration ERP entre Criterion HCM, TrackTiket Sage Intacct, les données spécifiques à l'industrie sont transférées pour accélérer les processus RH et financiers.
Logiciel de gestion de la relation client (CRM)
Lorsqu'il est intégré à l'ERP, votre CRM vous aidera grandement dans vos rapports financiers, votre stratégie marketing et votre stratégie de développement commercial. Par exemple, dans le intégration entre Salesforce et Sage Intacct, vous pouvez accélérer le processus de vente et éviter les demandes d'informations perdues.
Point de service (POS)
En combinant votre point de vente, votre système de gestion des stocks et votre ERP, vous pouvez presque automatiser le traitement de vos commandes. De plus, vous pouvez éviter les commandes irréalisables ou retardées. Ce type d'intégration de données ERP donne également à la direction des rapports plus approfondis sur les performances de certains magasins, segments de clientèle ou gammes de produits. L'intégration entre Lightspeed POS ainsi que Sage Intacct est un parfait exemple.
Logiciel spécifique à l'industrie
Il existe d'innombrables solutions complémentaires spécifiques aux industries, telles que Logiciel de gestion de construction Procore or Logiciel de services professionnels Mavenlink. Les intégrations ERP avec des logiciels et des outils spécifiques à votre domaine sont les plus uniques mais vous offrent le plus grand avantage concurrentiel, car la plupart de vos concurrents n'auront pas une telle intégration. Avec les ERP avancés, de plus en plus d'intégrations ERP deviennent disponibles, et le tout avec des coûts de développement très minimes.
Découvrez-en plus dans le Acumatica Marketplace ainsi que Sage Intacct Marketplace.
Considérer vos intégrations avant de sélectionner un ERP
Il est essentiel que, dans un premier temps, vous déterminiez quel type d'entreprise vous êtes, quels sont vos besoins actuels et où votre entreprise espère se développer à l'avenir - car cela vous aidera à sélectionner le logiciel ERP à utiliser comme base. .
Alternativement, si vous ne souhaitez pas repartir de zéro et que votre organisation dispose actuellement de systèmes et d'outils que vous avez jugés essentiels à vos opérations, vous devez alors trouver un ERP qui offre une intégration facile avec vos systèmes actuels.
Avant toi acheter un logiciel ERP, vous devez vous engager à effectuer une analyse commerciale appropriée, dans laquelle vous pouvez identifier vos objectifs logiciels, vos objectifs commerciaux et vos besoins d'intégration de solutions complémentaires. Sans planification préalable, vous découvrirez peut-être trop tard que vous avez besoin d'une fonctionnalité spécifique via une solution complémentaire qui ne s'intègre pas à votre ERP.
L'importance du cloud pour l'intégration
Dans le passé, les solutions ERP sur site sans fonctionnalités cloud étaient la norme. Aujourd'hui plus que jamais, les solutions de gestion d'entreprise fonctionnent principalement dans le cloud. Suite de solutions avancées, comme Sage X3 ainsi que Sage 300, peut s'intégrer à la fois sur site et dans le cloud Solutions ERP. Par exemple, que votre Sage X3 solution est hébergée sur site ou dans le cloud, vous pouvez toujours utiliser Sagela gamme de produits de , y compris des solutions complémentaires telles que Sage Intelligence or Sage SGRH.
Cependant, de nombreuses nouvelles solutions complémentaires sont conçues exclusivement pour le cloud, en particulier celles proposées par des tiers qui ne sont pas des fournisseurs d'ERP. Cela peut poser un gros problème aux entreprises qui ne disposent pas d'un ERP cloud, car elles peuvent ne pas être en mesure d'accéder à une technologie nouvelle et avancée susceptible d'améliorer leurs processus métier. En conséquence, les entreprises peuvent se retrouver piégées dans le passé, en utilisant des solutions obsolètes qui entravent activement leur capacité à se développer et à prospérer.
Si votre entreprise intègre le cloud dans votre solution ERP, le cloud vous donne la possibilité de mettre en œuvre des solutions complémentaires avec plus de facilité, de rapidité et, le plus souvent, à moindre coût pour l'intégration initiale et la maintenance sur toute la ligne.
La plupart des plates-formes axées sur le cloud, telles que Sage Intacct ainsi que Acumatica, sont construits sur une architecture d'API ouverte, ce qui signifie que l'intégration est accessible et moyennement facile. Cela vous permet de créer une pile technologique entièrement intégrée et hautement spécifique pour votre entreprise.
Utilisation de solutions complémentaires sans intégrations
Lorsqu'une solution complémentaire ne peut pas s'intégrer à l'ERP, il n'y a souvent pas d'autre choix que d'abandonner votre ERP obsolète ou de passer à des solutions complémentaires alternatives. Dans certains cas, les entreprises peuvent décider de continuer à exécuter leur logiciel externe séparément de leur ERP, mais cela entraîne généralement beaucoup d'inefficacité qui finit par coûter plus cher à votre entreprise à long terme. Lorsque votre solution complémentaire n'est pas intégrée à votre ERP, vous devez périodiquement et manuellement transférer des données entre vos systèmes, ce qui entraîne des problèmes évidents, notamment :
- Silos d'informations et manque d'informations exploitables
- Augmentation de la charge de travail manuelle et diminution de la productivité des employés
- Manque de temps et de perspicacité dédié à la prise de décision stratégique
- Erreurs de saisie de données ou données perdues en raison d'une erreur humaine
- Données inexactes, périmées et non fiables
- Difficulté à produire des rapports qui tiennent compte des KPI importants de tous vos systèmes
Ce que l'intégration ERP signifie pour votre organisation
Le choix d'un ERP qui peut croître et s'étendre à mesure que les besoins de votre entreprise changent est essentiel pour le succès de votre entreprise à long terme et des intégrations ERP bien faites avec les solutions dont vous avez besoin maintenant et à l'avenir sont cruciales.
Si votre ERP ne peut pas s'intégrer à une technologie nouvelle et avancée, cela signifie que vous limitez le succès de votre entreprise à une petite boîte. Vous courrez le risque de rater d'énormes opportunités commerciales et la chance de rendre votre ERP aussi robuste et efficace que possible.