Le Luna Child and Youth Advocacy Centre prend les devants avec l'aide de La Compagnie de Solution et Sage Intacct

Luna Child and Youth Advocacy Centre (Centre Luna) est l'organisme sans but lucratif le plus reconnu de Calgary qui se consacre à l'intervention et à la prévention de la maltraitance des enfants. Luna Center rassemble une équipe multidisciplinaire d'experts de divers domaines en un seul endroit. Cela facilite le partage d'informations tout en offrant un espace sûr et confortable aux enfants qu'elle représente. En tant que leader établi, d'autres centres de plaidoyer se tournent vers Luna Center comme un modèle pour leurs opérations. La Compagnie de Solution et Sage Intacct.

 

Remplacement de QuickBooks par une solution de nouvelle génération

« Tout simplement, nous avions QuickBooks dépassé», se souvient Glenice Bratvold, coordonnatrice de la paie et de la comptabilité pour Luna Centre. "Nous essayions de gérer une organisation à but non lucratif en pleine croissance, diversifiée et complexe sur des logiciels que vous pouvez acheter au centre commercial." Bratvold et Kevin Murphy, le contrôleur du Luna Center, ont été chargés de trouver la solution de nouvelle génération de l'organisation. "Nous savions que nous voulions une application basée sur le cloud pour des raisons d'accessibilité, de coût et de sécurité, et les membres de notre conseil d'administration ont eu une excellente expérience avec Sage Intacct», explique Bratvold. "Au début, nous pensions que cela pourrait être trop complexe pour nos besoins - que c'était un saut trop important par rapport à QuickBooks. Mais au fur et à mesure que nous en apprenions plus sur Sage Intacct nous avons vu que même s'il est extrêmement puissant, il est également facile à utiliser.

 

Mise en œuvre simplifiée

"Sage nous a référé à La Compagnie de Solutions», se souvient Murphy. « Ils ont réagi rapidement et tout s'est bien passé. Après les avoir rencontrés, nous n'avons jamais sérieusement envisagé d'autre solution que Sage Intacct et La Compagnie de Solution. La Compagnie de Solution a conduit une implémentation rapide et réussie. "Leur plan de projet était de terminer la mise en œuvre et de mettre en service en seulement deux mois", explique Murphy. «Nous leur avons en fait demandé de ralentir à un moment donné, afin que nous puissions rattraper leur retard. Donc, en quatre mois, nous étions en direct sans problème.

Centre Luna Sage Intacct la conversion a eu lieu juste au moment où les impacts de la pandémie de coronavirus se faisaient sentir. « Le moment était idéal », déclare Bratvold. « Peu de temps après, nos bureaux de comptabilité ont fermé et nous avons tous commencé à travailler à domicile. Avec notre ancienne version sur site de QuickBooks, nous aurions été perdus.

 

Les dimensions fournissent le contexte

Les dimensions figurent dans Sage Intacct revêt une valeur particulière pour Luna Center. "Nous avons défini des dimensions pour les départements, les fonds, les employés, les fournisseurs et les clients", explique Murphy. "Les dimensions nous permettent de suivre très précisément nos revenus et nos dépenses sans ajouter des dizaines de numéros de compte de grand livre supplémentaires. C'est une structure efficace et intuitive qui a à la fois simplifié nos tâches comptables et rendu nos rapports plus précieux.

 

Efficacité des rapports Gagnez des jours chaque mois

Bratvold estime que Sage Intacct économise deux ou trois jours de temps de reporting chaque mois. « Nos rapports mensuels et trimestriels sont prêts d'une simple pression sur un bouton », dit-elle. "Et avec le grand livre dimensionnel, nous pouvons fournir à chaque responsable les données dont il a besoin pour optimiser ses activités."

Un autre avantage que Luna Center réalise avec Sage Intacct est une collaboration et un partage de données améliorés. "La Compagnie de Solution construit différents tableaux de bord pour nos utilisateurs afin qu'ils puissent accéder aux données dont ils ont besoin selon leurs propres conditions", explique Bratvold. "De plus, nous partageons automatiquement des rapports avec diverses parties prenantes, garantissant que chacun reçoit des données en temps réel sans aucun effort supplémentaire de notre part." 

 

Une meilleure budgétisation favorise la responsabilité 

Luna Center est en train de déplacer ses flux de travail de budgétisation et de planification vers Sage Intacct. « Nous avons toujours fait la budgétisation dans Excel », note Bratvold. « C'est une façon lourde, source d'erreurs et très inefficace de le faire. Déplacer les tâches dans Sage Intacct fera gagner énormément de temps et nous permettra de mieux suivre nos budgets tout au long de l'année. 

Avec Sage Intacct, tout le monde travaillera sur la dernière version et pourra voir qui a mis à jour le budget et quand. Bratvold et Murphy peuvent facilement collaborer et inviter les chefs de service à établir ou à modifier leurs budgets, à créer plusieurs scénarios de simulation et à approfondir les détails.

 

Partenariat pour le succès

« La Compagnie de Solution a été un facteur majeur dans la réussite de ce projet », déclare Murphy. «Ils ont préparé le calendrier du projet et les étapes d'action, puis ont commencé à s'occuper de l'ensemble du projet, à le maîtriser et à le faire avancer. Nous ne sommes que deux ici dans le service de comptabilité, donc sans leurs conseils, leurs compétences et leur engagement, nous n'aurions pas pu y arriver. »

"J'apprécie leur engagement envers notre succès", ajoute Bratvold. «Ils se surpassent pour tenir leurs promesses. En fin de compte, nos consultants Answer Company sont devenus nos amis. Nous avons partagé beaucoup de rires ensemble, ce qui était le bienvenu au cours d'une année aussi difficile.

 

Répondre à l'appel

Centre Luna Sage Intacct la mise en œuvre a été fournie sans frais pour l'organisation dans le cadre de Initiative Répondre à l'appel de La Compagnie de Solution. Créée en 2015, Answering the Call promeut le fait de redonner aux communautés qu'elle dessert - avec plus de 25,000 2021 heures d'employés données à ce jour. Au cours de la seule année 75,000, l'initiative a fourni 350,000 40,000 $ de services, XNUMX XNUMX $ en frais de développement et XNUMX XNUMX $ en espèces à des organismes sans but lucratif méritants partout au Canada.