Pourquoi devriez-vous éviter les modèles de RFP pour la mise en œuvre de l'ERP
Qu'est-ce qu'une demande de proposition (RFP) ?
Une demande de proposition (RFP) est un document décrivant les détails du projet qu'une organisation utilise pour évaluer les fournisseurs, partenaires et entrepreneurs potentiels afin de terminer le travail demandé. Les appels d'offres sont généralement rédigés par le chef de projet et décrivent les objectifs du projet, le budget, le calendrier et les critères de partenariat. Bien qu'il soit possible d'en rédiger un à partir de zéro, la plupart des gens utiliseront un modèle de RFP facilement trouvable, similaire à la portée de leur projet et aligné sur leur secteur d'activité. Les appels d'offres sont le plus souvent utilisés pour les projets liés aux logiciels. La rédaction d'un appel d'offres pour les implémentations ERP est souvent l'une des premières étapes.
Les modèles de demande de propositions pour la mise en œuvre d'ERP sont souvent accompagnés d'une liste de fonctionnalités logicielles, y compris des modules complémentaires et des intégrations système, pour vous aider à déterminer facilement vos critères ERP. Une fois l'appel d'offres rédigé et approuvé par la haute direction, les chefs de projet l'enverront aux fournisseurs d'ERP. Lors de la réception d'un appel d'offres, les fournisseurs peuvent choisir de répondre s'ils pensent qu'ils peuvent offrir ce que vous recherchez. Le processus d'appel d'offres est comme un entonnoir ; vous pouvez envoyer 30 demandes, recevoir 20 réponses, dont 15 sont qualifiées, et enfin aller de l'avant avec l'évaluation de la poignée qui a marqué les esprits.
Le problème des modèles de RFP pour la mise en œuvre de l'ERP
Les modèles RFP ERP vous poussent à identifier une liste de fonctionnalités et de capacités dans une solution ERP, plutôt qu'une liste d'objectifs que vous souhaitez atteindre via la solution ERP. Bien qu'une liste de fonctionnalités facilite l'évaluation objective des fournisseurs, la liste des fonctionnalités de votre appel d'offres ne correspond souvent pas réellement aux besoins de votre organisation.
Deuxièmement, lorsque vous tirez d'une liste d'exigences ERP pour vous aider à rédiger votre RFP, il est facile de vous convaincre que vous avez besoin de fonctionnalités qui ne vous ont même pas traversé l'esprit auparavant, simplement parce que ces fonctionnalités sont nouvelles, innovantes et donc attrayantes. Ce sont des fonctionnalités dont vous pensez avoir besoin à l'avenir, vous décidez donc de les inclure dans votre demande. Le problème est que si ces fonctionnalités peuvent entraîner des améliorations dans votre entreprise, elles ne sont finalement pas liées à vos objectifs initiaux. Trop de fonctionnalités inutiles non seulement augmentent les coûts, mais elles peuvent également entraîner un ERP trop compliqué qui entrave les performances de vos équipes.
Les modèles d'appel d'offres pour la mise en œuvre d'ERP peuvent souvent s'étendre sur plus de 50 pages, mais la majorité de ces pages sont remplies de texte passe-partout sans importance, suivi d'une liste interminable de fonctionnalités ERP qu'aucune solution ne peut réellement remplir. En conséquence, la plupart des fournisseurs répondants feront des promesses excessives sur les capacités de leur logiciel et minimiseront le coût total pour le faire en dessous de votre budget. Vous éliminerez les propositions qui ont des coûts plus élevés et des exigences non satisfaites, même si cette solution peut être la plus adaptée aux besoins de votre organisation.
Un appel d'offres solide commence par des objectifs bien définis
Ne confondez pas les fonctionnalités avec les objectifs ; tout ce que fait le logiciel est une fonctionnalité, pas un objectif. Considérez l'exemple suivant : « Factures client automatisées » est une fonctionnalité, tandis que « Réduire de 20 % le temps consacré aux tâches administratives manuelles » est un objectif.
Voici des exemples d'objectifs :
- Diminuer les coûts de X %
- Augmenter les revenus de X %
- Étendre à X zones géographiques
La raison pour laquelle vous souhaitez remplacer la longue liste de fonctionnalités ERP par des objectifs spécifiques est que vous ne comprenez peut-être pas vraiment quelles fonctionnalités constituent la meilleure approche pour atteindre vos objectifs. Par conséquent, être catégorique sur le fait que votre organisation a besoin de certaines fonctionnalités dans son ERP peut suffire. plus de mal que de bien.
Par exemple, au lieu d'une « API entièrement ouverte », vous êtes peut-être une entreprise de construction qui a juste besoin d'un ERP qui se connecte à un logiciel de gestion de construction commun. Ou, au lieu de "tableaux de bord personnalisés avec des visuels de données", vous êtes peut-être une entreprise B2B qui a spécifiquement besoin d'un tableau de bord financier qui dérive des données de votre CRM pour afficher les mesures de conversion dans l'entonnoir de vente. Trouver la bonne fonctionnalité pour atteindre votre objectif est le défi - et vous avez souvent besoin d'un spécialiste de la gestion des technologies d'entreprise pour vous aider dans ce processus.
Affinez vos critères d'évaluation ERP
Vous devriez terminer avec seulement une poignée d'objectifs car en avoir trop dilue le projet. Les détails sont bons lorsqu'il s'agit des processus développés et des fonctionnalités logicielles utilisées pour atteindre les objectifs, mais pas lorsqu'il s'agit de définir les objectifs, alors soyez concis.
Assurez-vous de prendre de grandes décisions avant de solliciter des propositions ERP. Détermine le type d'hébergement cloud ainsi que type de pile technologique ERP au préalable, au lieu d'utiliser un modèle de RFP pour la mise en œuvre de l'ERP pour prendre ces décisions. Il est essentiel que vous ayez déjà une bonne compréhension du type de solution de gestion d'entreprise la plus appropriée.
Enfin, vos critères d'évaluation ERP doivent également être ciblés. Une cybersécurité de pointe, une efficacité accrue, une meilleure expérience client, une meilleure visibilité financière, un faible coût de mise en œuvre et des intégrations de solutions sont des objectifs que chaque organisation souhaitera - mais vous devez déterminer lequel est le plus important.
Comment définir les objectifs
Étant donné que les chefs de projet surestiment généralement leur compréhension des véritables besoins de leur organisation, la définition des objectifs peut souvent devenir biaisée ou mal alignée sur ce que l'organisation Besoins. Ceci est particulièrement courant si ces objectifs sont définis par le service informatique. L'étape de définition des objectifs doit être dirigée par quelqu'un qui connaît parfaitement l'entreprise dans son ensemble, comme le PDG, le directeur financier ou le directeur de l'exploitation. Leur solide compréhension de l'organisation devrait être associée à la contribution de différents représentants sur les points faibles du service. Pourtant, même au niveau C-Suite, l'analyse commerciale n'est souvent pas aussi précise qu'elle pourrait l'être parce que les chefs de projet ne regardent les choses que d'un point de vue interne.
L'un des plus grands avantages de travailler avec un consultant ERP sont leurs années d'expérience en analyse de gestion d'entreprise et leur capacité à diagnostiquer les problèmes d'un point de vue externe. De plus, parce que les consultants ERP sont des spécialistes de la gestion des technologies d'entreprise, ils seront en mesure de déterminer plus efficacement quel type d'hébergement et de construire votre ERP devrait avoir. Et les consultants ERP certifiés seront des experts des solutions spécifiques disponibles dans votre domaine, afin qu'ils puissent vous aider à convertir vos objectifs commerciaux en fonctionnalités communes.
Remplacez les solutions des fournisseurs par un ERP conçu sur mesure
De bons consultants ERP redéfinira le processus de mise en œuvre de l'ERP, en remplaçant les modèles ERP RFP par un processus de conception de solution. De cette façon, chaque module inclus dans votre nouvel ERP est quelque chose qui sert les objectifs de l'organisation. Sélectionner Groupes de conseil ERP peuvent également avoir des développeurs qui peuvent vous aider à coder des modules personnalisés et des intégrations pour votre solution.