Principaux problèmes : comment les entreprises achètent un logiciel ERP
Qu'est-ce que la mise en œuvre de l'ERP ?
La mise en œuvre de l'ERP comporte plusieurs composants, notamment l'analyse commerciale, la sélection de logiciels, la conception de solutions, la mise en œuvre de logiciels, la formation aux logiciels et le support informatique. Il s'agit souvent d'un projet à grande échelle qui s'étend de six mois à trois ans. Il peut être dirigé par une équipe de gestion de projet au sein de l'entreprise, ou des composants de celui-ci peuvent être sous-traités à une société de conseil ERP. Généralement, la compréhension approfondie des processus de l'entreprise par les dirigeants de l'entreprise est associée à la compréhension approfondie des consultants ERP des solutions de gestion d'entreprise pour concevoir et acheter un logiciel ERP.
La tendance commune dans la sélection et la mise en œuvre d'ERP
Le parcours typique d'achat d'un logiciel ERP a évolué vers l'un des modèles de RFP, des listes de contrôle de comparaison de logiciels ERP, des démonstrations sans signification et un classement arbitraire des logiciels - alors qu'en réalité, il n'existe pas de logiciel ERP parfait. Le logiciel parfait doit être sélectionné et conçu sur mesure pour les besoins uniques de chaque entreprise.
Il existe un grand nombre d'échecs ERP observés dans tous les secteurs et organisations de toutes tailles. Les défaillances de l'ERP entraînent des poursuites contre les cabinets de conseil, des dommages irréparables à l'image de marque, de graves pertes de bénéfices et de clients et des millions de dollars perdus en coûts directs. Que pouvez-vous faire pour assurer le succès de la mise en œuvre de l'ERP ? Ci-dessous, nous avons décrit le parcours type d'un acheteur pour la sélection et la mise en œuvre d'un ERP, y compris les problèmes à chaque étape et ce que vous pouvez faire pour assurer la réussite d'un projet de mise en œuvre d'un ERP.
Le parcours classique pour acheter un logiciel ERP
1. Approbation du budget
Lorsque vous achetez un logiciel ERP, la proposition d'exécuter un projet d'implémentation ERP peut être déclenchée par n'importe quelle personne de l'organisation. Mais qu'il s'agisse d'un responsable des opérations qui a remarqué un trop grand nombre de problèmes au rez-de-chaussée, d'une équipe informatique qui a reconnu une marge d'amélioration ou d'un directeur financier qui recherche une plus grande visibilité sur ses performances financières, la première étape généralement franchie consiste à créer un budget. Pour être approuvé par le conseil d'administration, ce budget doit détailler les coûts estimés d'achat du logiciel ERP, l'étendue de la conception de la solution ERP et les coûts approximatifs de conseil ERP.
Parce que la tarification ERP dépend vraiment de ce que votre organisation recherche et veut réaliser, il n'y a pas d'estimation approximative facile à trouver. Au lieu de cela, les entreprises contactent généralement les fournisseurs d'ERP pour demander un budget estimé en fonction des fonctionnalités ERP qu'elles recherchent.
Le problème
Une fois que vous avez contacté un fournisseur ERP au sujet des estimations de prix, il reconnaît votre recherche d'un ERP comme une grande opportunité de vente. Ainsi, les représentants commerciaux des fournisseurs ERP vous donneront souvent un nombre sous-estimé en fonction des besoins de votre entreprise, dans l'espoir qu'un prix inférieur pourrait vous inciter à acheter un logiciel ERP chez eux.
Que faire à la place
Tout d'abord, effectuez des recherches sur la liste générale des coûts de mise en œuvre de l'ERP, y compris les frais de logiciel, les frais de maintenance, les frais de matériel et les services de mise en œuvre. Il existe de nombreux guides et modèles de tarification ERP de groupes de conseil ERP et de sources fiables telles que Gartner, qui peuvent être facilement trouvés via une recherche Google. Mais pour obtenir une estimation plus précise, parlez à des collègues de l'industrie ou à des consultants en logiciels qui possèdent des années d'expérience dans votre domaine. En comprenant en quoi consiste chacun d'entre eux, vous pourrez consulter des experts sur un pied d'égalité.
Déterminez les fonctionnalités dont votre organisation a vraiment besoin dans un nouvel ERP et éliminez tous les ajouts attrayants qui ne contribuent pas directement à vos objectifs. Entrez dans n'importe quelle conversation avec cette liste pratique pour vous assurer que vous n'êtes pas distrait par des modules supplémentaires.
Néanmoins, pour obtenir une estimation précise, vous devrez contacter un expert ERP. Pensez à contacter un Groupe de conseil ERP plutôt que des fournisseurs d'ERP, car ils vous donneront une estimation basée sur votre situation plutôt que sur un logiciel en particulier. Demandez les coûts individuels sur votre liste préparée au lieu d'une estimation approximative pour éviter un nombre sous-estimé.
2. Définir les exigences avec un appel d'offres
Après avoir consolidé une liste des défis et goulots d'étranglement actuels des organisations, vous créerez une demande de proposition (RFP) décrivant les objectifs et la portée du projet ERP. Le plus souvent, le chef de projet utilisera un modèle de RFP conçu pour les implémentations ERP. Le modèle de demande de propositions contiendra une très longue liste d'exigences que vous devrez évaluer, cocher et classer par ordre de priorité. Une fois que vous avez rempli le modèle de RFP et ainsi déterminé la portée du projet, il est prêt à être envoyé aux fournisseurs d'ERP pour solliciter des offres.
Dans la première étape, les chefs de projet définiront la portée du projet en énumérant les objectifs, les ROI cibles, les budgets, les risques, l'équipe de projet, etc. Ceci est généralement exécuté via un modèle de RFP qui peut être présenté à la fois au conseil d'administration de l'entreprise et à des consultants ERP potentiels qualifiés.
Le problème
L'utilisation d'un modèle de RFP peut rapidement conduire à fluage portée avant même d'avoir lancé votre projet. Ce qui arrive souvent, c'est que la personne remplissant ce modèle de DP cochera « oui » pour beaucoup plus d'exigences que nécessaire. Il est très facile de se laisser submerger et distraire par les nombreuses fonctionnalités qu'offrent désormais les ERP avancés, et il est donc beaucoup plus courant de dire "oui" plutôt que "non" à une fonctionnalité tournée vers l'avenir. Les modèles de RFP sont une approche extrêmement courante - car ils fonctionnent et réduisent la charge de travail à cette étape, mais très souvent, ils peuvent facilement ajouter beaucoup de coûts inutiles et vous écarter des objectifs initiaux. En savoir plus dans notre article de blog, Pourquoi devriez-vous éviter les modèles de RFP pour la mise en œuvre de l'ERP.
Que faire à la place lorsque vous achetez un logiciel ERP
Au lieu de créer un appel d'offres basé sur des fonctionnalités logicielles spécifiques, créez-en un basé sur une liste d'objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre lors de la création d'une nouvelle solution.
Assurez-vous que ces objectifs suivent le cadre de base des objectifs SMART : spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Assurez-vous de supprimer toutes les exigences générales qui ne peuvent pas être correctement mesurées. Lorsque l'exigence ne peut pas être mesurée avec des spécificités ou des chiffres, n'importe quel fournisseur d'ERP peut modifier la description de sa solution d'une manière qui s'aligne sur vos objectifs généraux. Considérez les exemples suivants de remplacement d'objectifs généraux par des objectifs plus spécifiques :
Objectif général : "Nous voulons atteindre une croissance de 50 % au cours des prochaines années."
Objectif spécifique : "Nous voulons atteindre une croissance de 50 % au cours des trois prochaines années, sans ajouter une personne supplémentaire à la ligne des opérations."
Objectif général : "Nous voulons parvenir à une expansion mondiale."
Objectif spécifique : « Nous voulons parvenir à une expansion mondiale tout en gardant toute la gestion sur une seule plate-forme et sans inclure de convertisseur de devises ou de langue.
3. Envoi d'appels d'offres aux éditeurs de logiciels
Une fois que l'équipe aura approuvé l'appel d'offres, elle l'enverra à de nombreux fournisseurs de logiciels ERP. Cela peut être une longue liste de fournisseurs si l'entreprise n'a pas déjà une idée des options disponibles. Dès réception d'un appel d'offres, les éditeurs de logiciels feront savoir aux entreprises s'ils sont en mesure de répondre à la portée de la conception de votre solution.
Le problème
Il est inévitable que les fournisseurs ERP voudront que vous leur achetiez un logiciel ERP, même s'il n'y a pratiquement aucune correspondance. Les représentants commerciaux des fournisseurs décriront parfois les fonctionnalités en utilisant une échappatoire qui vous convaincra toujours qu'elles répondent aux exigences de votre RFP. S'il y a un ajustement, même à distance, les fournisseurs ERP feront de leur mieux pour cocher autant de cases que possible sur votre RFP.
Ce qui finit souvent par arriver, c'est que chaque fournisseur ERP répondra à de nombreuses exigences différentes sur votre RFP, mais aucun d'entre eux ne répondra à toutes - parce que vous avez répertorié tant d'éléments. Ensuite, vous êtes coincé avec une décision confuse où chaque ERP propose des choses différentes ; vous devrez faire un compromis, ce qui aboutira à une solution mal conçue.
Que faire à la place
Tout se résume à préciser des objectifs et des exigences très spécifiques pour votre projet ERP. Pour ce faire, travaillez à l'envers. Au lieu d'attendre la fin de la mise en œuvre, préparez votre rubrique de notation avec des chiffres quantitatifs avant même le début du projet et utilisez-la pour rédiger votre demande de propositions, si vous choisissez d'en utiliser une. Incluez des chiffres quantitatifs tels que les retours sur investissement cibles, les marges bénéficiaires cibles, l'augmentation de l'efficacité, l'augmentation des revenus et des mesures plus significatives. Définir des exigences très spécifiques et s'y tenir aidera à éliminer un grand nombre de solutions ERP, ce qui vous aidera à affiner vos options plus efficacement.
Une alternative à l'utilisation d'un appel d'offres consiste à travailler avec des conseillers ERP qui sont des experts pour effectuer une analyse approfondie de votre entreprise par rapport à la technologie. Forts de leur expertise en gestion des technologies d'affaires, ils travailleront à vos côtés pour déterminer des objectifs plus précis.
4. Démonstrations de logiciels
Une fois que votre équipe s'est limitée à une poignée de solutions potentielles, vous devez les évaluer en détail et effectuer une comparaison approfondie. L'approche courante est une démonstration du logiciel présentée par le fournisseur de la solution en utilisant soit votre données de l'entreprise ou les données de l'industrie. Il est recommandé de fournir un échantillon de données d'entreprise assorties, afin que la démonstration reflète plus précisément une journée de travail typique avec l'ERP.
Le problème
Les démonstrations de logiciels ERP durent entre 2 et 24 heures ; la démonstration est souvent plus longue lorsqu'il y a de nombreux composants optionnels et add-ons dans votre solution. Lorsque vous assistez à plusieurs démonstrations, il est plus probable que vous choisissiez la solution soutenue par l'orateur le plus divertissant et le plus convaincant, et non la solution la mieux adaptée à vos besoins. De plus, en raison de l'effet de récence, les événements qui se produisent en dernier laissent souvent l'impression la plus marquée, vous pouvez donc finir par choisir la solution finale. Souvent, les vendeurs essaieront de programmer leur démo en dernier pour cette raison.
Bien que vous ayez la meilleure compréhension de votre entreprise, vous ne pouvez pas devenir un expert dans une poignée de solutions ERP au cours d'une longue démonstration de logiciel, et vous pouvez vous retrouver plus confus que jamais. Comprendre réellement les fonctionnalités, les avantages et les inconvénients d'une nouvelle solution ERP prend plusieurs mois. Et inévitablement, sans une compréhension approfondie des options technologiques d'entreprise, vous choisirez simplement le vendeur qui a livré la présentation la plus mémorable.
Que faire à la place
Travailler avec des cabinets de conseil ERP qui offrent de multiples solutions vous permet de concevoir juste UN solution qui peut être complétée ou modifiée en fonction de vos objectifs. Les consultants ERP sont des experts des options ERP populaires et, associés à leurs années d'expérience dans votre secteur particulier, sont en mesure de sélectionner et de concevoir une solution qui correspond le mieux à vos objectifs. La valeur d'un consultant ERP réside dans son expertise et sa profonde compréhension de la gestion des technologies d'entreprise.
Bien sûr, un bon consultant ERP fera une démonstration logicielle de la solution que vous avez conçue ensemble, mais de cette façon, vous pouvez concentrer toute votre attention sur une seule solution bien conçue. Une démonstration axée sur les éléments clés vous permet d'absorber et de comprendre la voie à suivre plutôt que d'essayer de boire à la lance à incendie.
5. Sélection ERP
Après des semaines passées à envoyer des appels d'offres, à communiquer avec des fournisseurs ERP et à regarder des démonstrations de logiciels, le moment est venu de sélectionner et d'acheter un logiciel ERP. Une approche courante ici consiste à revoir l'appel d'offres ou à utiliser un modèle de liste de contrôle d'évaluation ERP pour comparer les solutions. La solution avec les fonctionnalités les plus avancées et le coût le plus bas est généralement choisie.
Le problème
Pour rappel, il est presque impossible d'acquérir une compréhension approfondie d'un nouveau système de gestion à travers quelques démonstrations. La sélection de logiciels nécessite des recherches approfondies pour développer une compréhension des divers avantages et inconvénients du système, mais surtout, son adéquation particulière aux processus, limites, besoins et objectifs à long terme de l'entreprise. Généralement, les entreprises oublient leurs objectifs initiaux et sélectionnent la solution la plus « attractive ».
Un élément manquant à cette étape consiste à évaluer la crédibilité de votre fournisseur ERP et les études de cas d'autres entreprises similaires à la vôtre. Comprenez que certaines solutions sont plus adaptées à certaines industries.
Que faire à la place
Encore une fois, l'avantage de s'associer à un consultant ERP dans cette étape est qu'il est en mesure de partager ses connaissances avancées des solutions ERP. Contrairement aux fournisseurs ERP, les consultants ERP ne reçoivent pas de commission pour la vente d'un certain logiciel. Avec vos meilleurs intérêts à l'esprit, ils sont en mesure de vous aider à choisir la meilleure solution qui peut être personnalisée selon vos besoins et qui peut s'intégrer à vos systèmes actuels.
6. Concevoir la mise en œuvre
Après avoir sélectionné un ERP, l'équipe de projet travaille avec le fournisseur pour concevoir une solution avec toutes les personnalisations, modules complémentaires et intégrations nécessaires. La mise en place comprend également un planning de formation ERP et un plan de conduite du changement pour une intégration fluide dans votre entreprise.
Le problème
Lorsque vous achetez d'abord un logiciel ERP et que vous concevez ensuite les détails de la solution, vous avancez avec des limitations importantes et une approche « travaillez avec ce que vous avez ». Il existe peut-être une solution plus adaptée à votre secteur d'activité et à vos processus organisationnels.
Un phénomène courant à cette étape est Fluage de la portée ou suintement de la portée, où le fournisseur de solutions ou votre propre équipe vous convainc de modules complémentaires dont vous n'avez pas réellement besoin et qui ne sont pas utiles pour vos objectifs.
Que faire à la place
Pour résoudre les problèmes de cette étape tardive, vous devez commencer au début du projet. Sélectionnez un partenaire ERP qui commence par la conception de la solution plutôt que par la sélection du logiciel. Bien que cela puisse être plus coûteux et plus long au départ, cela réduit considérablement les risques d'échec d'un projet ERP. Entrez dans votre projet en sachant que les modèles, les listes de contrôle et une approche unique n'aideront pas votre organisation à atteindre son plein potentiel.