Empêcher le fluage et l'infiltration de la portée dans la mise en œuvre de l'ERP
Qu'est-ce que le fluage de portée ?
Dans la mise en œuvre de l'ERP, la dérive de la portée se produit lorsqu'un partenaire tiers vous convainc d'ajouter des fonctionnalités logicielles ou des services informatiques supplémentaires qui n'étaient pas inclus auparavant dans la portée de votre projet d'origine. La dérive de la portée entraîne des coûts supplémentaires importants, des retards de projet et une conception de solution trop compliquée. Plus la mise en œuvre d'une technologie comporte d'aspects, plus la gestion du changement sera compliquée. Ainsi, la dérive de la portée peut entraîner la nécessité de revoir d'autres aspects de votre solution. Un pas en avant dans la dérive et l'infiltration de la portée correspond à trois pas en arrière dans l'avancement global du projet, il est donc important de faire des efforts pour empêcher la dérive de la portée.
Fluage de la portée vs infiltration de la portée
Lorsque de nouveaux aspects sont sournoisement ajoutés au plan de projet par un fournisseur ERP ou un consultant ERP, il s'agit d'un fluage portée. D'autre part, lorsque nous, l'équipe du projet, demandons volontairement des fonctionnalités supplémentaires au-delà de la portée d'origine, c'est un champ d'application. Les deux sont tout aussi nocifs, car ils entraînent les mêmes conséquences, il est donc important d'empêcher la dérive et l'infiltration de la portée.
Empêcher la dérive de la portée est une pratique plus courante, car il est plus facile d'être désactivé lorsqu'un fournisseur ou un partenaire logiciel propose des éléments supplémentaires, car vous pouvez supposer qu'ils veulent simplement gagner plus d'argent sur la mise en œuvre. Il est beaucoup plus facile de réduire notre prudence vis-à-vis de l'infiltration de la portée, car nous supposons que nous avons à l'esprit les meilleurs intérêts de notre organisation - ce que nous faisons ! Mais les bonnes intentions d'un chef de projet ne mènent pas toujours aux bons résultats. Le plus souvent, cela conduit à des modules complémentaires inutiles et coûteux avec un faible retour sur investissement. Chaque module complémentaire peut être extrêmement bénéfique, mais uniquement s'il correspond aux processus et aux besoins de l'entreprise.
Quatre étapes pour prévenir le fluage et le suintement de la portée
1. Définir des tâches et des services de projet clairs dès le début
Dans les premières phases d'un projet, la maîtrise d'un fournisseur en technologie de gestion d'entreprise associée aux années de connaissance d'un chef de projet sur son entreprise peut conduire à un démarrage précipité. Ne présumez pas que vous et votre partenaire êtes sur la même page et définissez toujours les livrables détaillés et les services de mise en œuvre, ainsi que leurs délais et coûts respectifs. N'hésitez pas à organiser quelques réunions supplémentaires au début pour vous assurer que tous les chiffres sont rédigés clairement sur papier.
2. Renseignez-vous sur les coûts potentiels par rapport à votre plan de projet
La mise en œuvre d'ERP peut conduire à un cycle où une fonctionnalité nécessite une autre fonctionnalité, personnalisation ou intégration pour fonctionner au mieux. À cause de erreur de coût irrécupérable, nous voulons optimiser les performances de notre solution, nous acceptons donc des ajouts de fluage ou de suintement de portée. Pour éviter cela, renseignez-vous sur tous les coûts potentiels avant de finaliser la portée de votre projet. Recherchez les coûts communs en lisant des études de cas détaillées dans votre secteur et en regroupant les connaissances de divers guides de coûts de mise en œuvre ERP. Ensuite, renseignez-vous auprès de votre fournisseur ERP ou de votre conseiller en logiciels sur ces coûts, ainsi que sur les coûts potentiels liés à la conception actuelle de la solution.
3. Park scope creep et scope suinter des articles dans le parking
Les idées de fluage et d'infiltration de la portée ne sont pas toujours inutiles - en fait, elles sont parfois parfaitement adaptées aux objectifs de croissance de votre entreprise et s'intègrent bien dans la conception de votre solution. Le problème est que cela dépasse votre budget et entraîne des retards. D'autres fois, ces modules complémentaires peuvent entrer dans votre budget, mais trop d'aspects dans la portée d'un projet prolongeront la durée de votre mise en œuvre, ce qui obligera votre entreprise à rester dans les limbes du changement plus longtemps que nécessaire. Au lieu de cela, marquez ces idées pour une fois le projet ERP terminé et votre entreprise fonctionne correctement. Ensuite, en collaboration avec vos consultants ERP, vous pourrez déterminer si vous souhaitez passer à une deuxième phase d'amélioration de votre ERP.
4. Élaborez un plan de gestion du changement flexible
Les équipes de projet peuvent accepter ou demander plus de personnalisations, d'intégrations ou de modules avancés si elles remarquent que leur équipe a du mal avec le nouveau logiciel. Tout d'abord, il est important de reconnaître que la perte d'efficacité et la perte de revenus sont courantes lors d'un changement technologique important dans l'entreprise. Mais avec un plan de gestion des changements bien conçu et une équipe dédiée à la supervision du contrôle des changements, vous pouvez limiter la quantité de perturbations causées par cette implémentation ERP. Sécurisez une équipe de gestion du changement bien formée et maîtrisant le logiciel, afin que votre entreprise puisse mieux relever les défis inattendus, au lieu de mettre à niveau ou d'adopter des éléments inutiles dans votre logiciel.